Projectgids tutorial

Audience:
person
•
Version: 10.5.2
• 6 minutes to read
 • 6 minutes to read

Houd er rekening mee dat uw projectgidsen mogelijk anders zijn geconfigureerd in Instellingen en onderhoud.

Een nieuw project invoeren en een projecttype selecteren

U registreert een nieuw project en selecteert het projecttype Vergadering, dat is gekoppeld aan een projectgids. De projectgids bevat de volgende statussen, vervolgactiviteiten en documenten.

Statussen Vervolgactiviteiten Documenten
Gepland Planningsvergadering (Vergadering (intern)) Conferentieprogramma (Memo)
Wordt uitgevoerd Lijst met projectleden maken (Vervolgtaak) conferentie (Vergadering (extern))
Bezig met sluiten Evaluatievergadering (Vergadering (intern)) Evaluatierapport (Memo)

De status Gepland

  1. U hebt een tijd afgesproken en wilt de vervolgactiviteit Planningsvergadering vastleggen in de agenda en deelnemers uitnodigen.

    1. Klik in de projectgids op Maken naast Planningsvergadering. Het dialoogvenster Vervolgactiviteit opent, waarbij Vergadering (intern) en de projectnaam al zijn ingevuld.
    2. Vul de resterende informatie in en nodig deelnemers uit.
    3. Klik op Opslaan.

  2. Tijdens de vergadering wordt de agenda voor de conferentie vastgesteld en u wilt een memo maken met deze informatie.

    1. Klik op Maken naast Conferentieprogramma. Het dialoogvenster Document opent, waarbij Memo en de projectnaam al zijn ingevuld.
    2. Vul de overige velden in.
    3. Klik op Maken om het document op te slaan.

  3. Nadat de vergadering heeft plaatsgevonden en het vergaderprogramma is klaar, wilt u dit bevestigen in de projectgids en naar de volgende projectstatus gaan.

    Schakel in de projectgids het selectievakje naast de vervolgactiviteit Planningsvergadering in.

    Tip

    U kunt dit ook doen vanuit de activiteitenlijst, bijvoorbeeld in het scherm Agenda en Bedrijf.

    1. Het dialoogvenster Projectgids - het project naar de volgende status verplaatsen wordt geopend.
    2. In dit dialoogvenster wordt u gevraagd of u het project wilt verplaatsen naar de volgende status: Wordt uitgevoerd.
    3. Klik op Ja om het project naar de volgende status te verplaatsen.
    Note

    Het dialoogvenster Projectgids - het project naar de volgende status verplaatsen wordt geopend omdat dit voor dit projecttype is gedefinieerd in Instellingen en onderhoud.

De status Wordt uitgevoerd

  1. Alle vervolgactiviteiten en documenten in de status Gepland zijn voltooid en u hebt het project verplaatst via het dialoogvenster Projectgids - het project naar de volgende status verplaatsen. Dit dialoogvenster wordt weergegeven wanneer u de laatste vervolgactiviteit hebt ingesteld als voltooid. De vervolgactiviteiten en documenten voor deze nieuwe status worden nu weergegeven op het sectietabblad Projectgids.

    Note

    Het dialoogvenster Projectgids - het project naar de volgende status verplaatsen wordt alleen geopend wanneer dit gedrag voor dit projecttype is gedefinieerd. Wanneer dit niet het geval is, verplaats dan het project naar de volgende status.

  2. Bij de planningsvergadering gaat u ermee akkoord dat uw collega een lijst met gedelegeerden voor de vergadering opstelt. U wilt een taak in hun dagboek maken als herinnering.

    1. Klik op de knop Maken naast de vervolgactiviteit Lijst met projectleden maken. Het dialoogvenster Taak toewijzen aan projectlid wordt geopend.

    2. Selecteer in de lijst met projectleden de persoon aan wie u de taak wilt toewijzen en klik op OK.

    3. Voer de vereiste informatie in en klik op Opslaan. (Via het tabblad Details kunt u nagaan of uw collega al is gedefinieerd als eigenaar van de taak.)

    4. De vervolgactiviteit wordt weergegeven in de agenda van uw collega en nadat hij/zij de lijst heeft opgesteld, markeert hij/zij de vervolgactiviteit als Voltooid.

      Note

      Het dialoogvenster Taak toewijzen aan projectlid wordt geopend omdat dit zo is gedefinieerd in Instellingen en onderhoud.

  3. U kunt nu een uitnodigingsbrief opstellen.

    Klik op de knop Maken naast het document Uitnodiging voor conferentie en maak het document.

  4. Ten slotte wordt de vergadering gehouden. U maakt de Vergadering.

    1. Klik op de knop Maken naast de vervolgactiviteit Conferentie. Het dialoogvenster Afspraak wordt geopend, met het afspraaktype Vergadering (extern) en vooraf ingevulde naam van het project.
    2. Vul de overige gegevens in en nodig de deelnemers aan de vergadering op de gebruikelijke manier uit.
    3. Klik op Opslaan.

De status Bezig met sluiten

  1. Nadat de conferentie is afgerond en alle relevante vervolgactiviteiten en documenten in de status Wordt uitgevoerd zijn voltooid, gaat u naar de laatste status in de projectgids: Bezig met sluiten.

    • Klik op Ja in het dialoogvenster Projectgids - verplaats project naar volgende status.
    • Of klik op op de hoofdkaart Project, klik op de pijl naast het veld Status, selecteer Bezig met sluiten in de lijst en klik vervolgens op OK.

  2. U wilt een interne vergadering organiseren om de conferentie te evalueren.

    1. Klik op Maken naast de vervolgactiviteit Evaluatievergadering, vul de benodigde informatie in en sla op.
    2. Nadat de vergadering is gehouden, vinkt u het selectievakje aan om deze als voltooid te markeren.

  3. Vervolgens wilt u een evaluatierapport opstellen waarin de evaluatievergadering en de conferentie worden samengevat.

    Klik op Maken naast het document Evaluatierapport om het document aan te maken.

Wanneer alle vereiste vervolgactiviteiten en documenten voor het project zijn voltooid, kunt u de projectstatus instellen op Voltooid.