Antwoorden aan contact
Bij verzoekverwerking is het uw belangrijkste taak om vragen te beantwoorden.
Wanneer u een verzoek opent en Beantwoorden selecteert, verschijnt automatisch de e-mailhandtekening die u hebt ingesteld en kunt u uw bericht toevoegen aan de persoon met het antwoord op hun vraag of de oplossing voor hun probleem.
Beantwoord (voeg bericht toe)
Klik op het
Beantwoorden of het
Allen beantwoorden of klik op de
Taak-knop en selecteer Beantwoorden of Allen beantwoorden. Het tabblad Bericht in het scherm Verzoek wordt weergegeven. De persoon wordt automatisch toegevoegd als een ontvanger in het veld Aan.
Typ het bericht dat u wilt toevoegen aan het verzoek.
Aangezien dit bericht voor de persoon zichtbaar moet zijn, moet u controleren of er Extern staat in de werkbalk onder aan het tabblad.
Klik op
in de werkbalk en voeg eventueel relevante documenten als bijlagen toe aan het verzoek.
Klik op Opslaan. Het bericht wordt verzonden naar de persoon.
Antwoordsjablonen toevoegen aan berichten
Wanneer u een vraag van een persoon beantwoordt, kunt u tijd besparen door een antwoordsjabloon als basis te gebruiken voor een aangepaste response aan een persoon. Kies welke antwoordsjabloon u aan het berichtveld wilt toevoegen en bewerk vervolgens de tekst. Voeg bijlagen toe of verwijder deze om deze aan te passen aan de actuele situatie.
Ga naar het tabblad Bericht zoals hierboven beschreven.
Plaats de muisaanwijzer op de plek in het bericht waar u het antwoordsjabloon wilt invoegen.
klik op de
lijstknop en selecteer wat er moet worden ingevoegd in het bericht.
Klik in de lijst die wordt weergegeven eerst op Antwoordsjabloon en vervolgens op het gewenste item.
Tip
Plaats de muisaanwijzer op een sjabloon om een voorbeeld te bekijken voordat u deze invoegt.
Controleer de tekst en maak de gewenste wijzigingen.
Bericht toevoegen aan meerdere verzoeken
U kunt met één bewerking een bericht toevoegen aan verschillende verzoeken . Als u bijvoorbeeld verschillende verzoeken met betrekking tot hetzelfde probleem hebt ontvangen en deze in één keer wilt beantwoorden. Het bericht dat u invoert in dit scherm, wordt toegevoegd aan de geselecteerde verzoeken en tevens per e-mail verzonden naar de personen voor de geselecteerde externe verzoeken.
Selecteer in de lijst met aanvragen de relevante verzoeken.
Klik op de
knop Taak in de linkerbenedenhoek van de verzoeklijst.
Selecteer Klanten beantwoorden.
- Kopie naar klanten sturen (alleen externe aanvragen): Indien ingeschakeld, wordt het bericht ook per e-mail verstuurd naar de personen die aan de geselecteerde externe verzoeken zijn gekoppeld.
- Verzoek sluiten: Schakel deze optie in om alle geselecteerde verzoeken in één keer te sluiten.
- Toegangsniveau: Het toegangsniveau voor het bericht dat u toevoegt. Als u Extern selecteert, wordt het bericht zichtbaar bij de geselecteerde verzoeken in SuperOffice Customer Centre.
- Schrijf uw bericht in het tekstvak in het midden van het scherm.
- Invoegen: klik op de
lijstknop en selecteer wat er moet worden ingevoegd in het bericht. U kunt een antwoordsjabloon, een item uit Veelgestelde vragen, een vorig bericht of een bijlage toevoegen. Optioneel: U kunt ook antwoordsjablonen in andere talen toevoegen. Selecteer een taal in de taallijst. Indien beschikbaar wordt de tekst ingevoegd in de geselecteerde taal. Anders wordt de standaardnaam gebruikt.
Klik op Beantwoorden wanneer u klaar bent.
Selectie gebruiken om personen te beantwoorden over meerdere verzoeken
- Klik op de
knop Taak in de linkerbenedenhoek van de verzoekselectie.
- Selecteer Klanten beantwoorden in de sectie Beheren.
- Klik op Beantwoorden wanneer u klaar bent.