Verzoeken en SuperOffice Service

Audience:

person

• 6 minutes to read

Ons ticketsysteem stelt u in staat om binnenkomende verzoeken efficiënt af te handelen en helpt u elke dag om een uitstekende klantenservice te bieden. Deze selectie van gidsen bevat richtlijnen om u te helpen bij het bijhouden, beantwoorden en analyseren van alle binnenkomende vragen en aanvragen met behulp van SuperOffice Service. Het maakt niet uit of ze binnenkomen via telefoon, e-mail, chat, webformulier of andere kanalen.

Verzoeken is een van de belangrijkste functie van SuperOffice Service. Hier kunt verzoeken en vragen beheren die zich in het systeem bevinden. U kunt ook interne en externe verzoeken maken, binnenkomende vragen beantwoorden en een overzicht krijgen van de statussen van alle verzoeken in het systeem. Klik op de knop Verzoeken om het scherm Verzoeken te openen of klik op de tekst Verzoeken om de navigatoropties met zoeken, historie en favorieten.

Elke vraag en query kan worden gedefinieerd als een verzoek. Deze vragen variëren van ondersteuningsproblemen, vragen over het product en de diensten tot vragen over facturen. Wanneer er een verzoek binnenkomt, wilt u deze zo snel en efficiënt mogelijk afhandelen en een professionele klantenservice bieden.

Aanvraag met niet-toegewezen aanvraaglijst met voorbeeld -screenshot

Waar heb ik toegang tot verzoeken?

Archieven in alle hoofdkaarten zoals Bedrijf, Verkoop, Project
Vooraf ge lijsten
Zoeken
Favorieten
Gemarkeerde berichten weergeven

Wanneer u dubbelklikt op een rij in het zoekresultatenscherm, wordt het scherm Verzoek geopend.

Personen

Verzoeken kunnen aan personen worden gekoppeld, die op hun beurt weer tot een bedrijf kunnen behoren. Dit betekent dat verzoeken niet rechtstreeks aan bedrijven kunnen worden gekoppeld maar alleen indirect via personen. Wanneer nieuwe e-mailberichten worden geïmporteerd en opgeslagen als verzoeken, wordt het verzoek automatisch gekoppeld aan de juiste persoon via het e-mailadres. Wanneer u een verzoek bekijkt, kunt u gemakkelijk nagaan wie de persoon is. Wanneer u op de naam van de persoon klikt, kunt u zien welke andere verzoeken voor die persoon zijn geregistreerd. Op die manier krijgt u een snel overzicht van eerdere communicatie met dezelfde persoon.

Wat wilt u nu doen?

Verzoekafhandeling stap voor stap leren
Verzoeken ontvangen
Verzoeken maken
Verzoeken zoeken
7 tips om de beste klantenservice te bieden met SuperOffice Service - blog

Verzoekbeheer

Binnenkomende verzoeken kunnen via vele kanalen binnenkomen en er is meer dan één manier om ze te registreren en te beantwoorden. De manier waarop verzoekafhandeling plaatsvindt, verschilt per verzoek.

Een contactservicesysteem draait om het bieden van de antwoorden die uw personen zoeken en het opslaan van hun contactgegevens. Wanneer u een persoon beantwoordt, ontvangt deze een e-mail van u. Daarom is het belangrijk om uw e-mailhandtekening te maken.

Frequente taken

Verschillende bedrijven hebben verschillende routines voor verzoekafhandeling en kunnen SuperOffice Service op verschillende manieren gebruiken. Hieronder staan twee praktijkgevallen die enkele van de beschikbare opties laten zien. Deze scenario's laten u zien hoe u efficiënt kunt antwoorden wanneer een persoon een verzoek per e-mail heeft ingediend en wanneer een persoon belt met een probleem of een vraag.

Dashboard voor Verzoeken met lijsten van eigen openstaande verzoeken en een wachtrij voor niet-toegewezen verzoeken. Hier kunt u een verzoek kiezen om af te handelen.

Scenario 1: De persoon verzendt het verzoek per e-mail

De persoon schrijft een e-mail naar support@company.com of vult een formulier in in een portal voor gebruikersondersteuning.
De persoon ontvangt een automatische ontvangstbevestiging van het verzoek.
De vraag van de persoon wordt automatisch geregistreerd als een verzoek in SuperOffice CRM.
Het verzoek gaat naar een verzoekbehandelaar in SuperOffice CRM. Zie Verzoeken toewijzen en Verzoeken zoeken.
De verzoekbehandelaar leest het verzoek.
De verzoekbehandelaar kan het verzoek niet alleen beantwoorden en onderneemt een van de volgende acties:
- Vraagt een collega om hulp.
- Roept externe hulp in.
De verzoekbehandelaar stuurt een antwoord naar de klant.
De verzoekbehandelaar sluit het verzoek en gaat verder met andere verzoeken.

Scenario 2: De persoon belt de verzoekbehandelaar

De persoon heeft een probleem met een product en belt de afdeling Gebruikersondersteuning.
De verzoekbehandelaar die het gesprek aanneemt, registreert het verzoek.
De verzoekbehandelaar kan het verzoek niet alleen beantwoorden en onderneemt een van de volgende acties:
- Vraagt een collega om hulp.
- Roept externe hulp in.
De verzoekbehandelaar stuurt een antwoord naar de klant.
De verzoekbehandelaar sluit het verzoek en gaat verder met andere verzoeken.