Werken met antwoordsjablonen
Een antwoordsjabloon kan bijvoorbeeld een specifieke opmaak zijn die bij het antwoorden gebruikt moet worden of een vooraf gedefinieerde tekst die kan worden geplakt in een bericht dat u opstelt voor een klant. Het kan ook een bijlage betreffen die met de sjabloon aan het bericht wordt toegevoegd. Voordat u het antwoord naar de klant stuurt, kunt u de tekst bewerken en er bijlagen aan toevoegen of eruit verwijderen. Met andere woorden: een antwoordsjabloon vormt de basis van een aangepast antwoord aan een klant. Het gebruik van antwoordsjablonen bespaart tijd. Bovendien kunnen ze voor elke situatie op maat worden gemaakt.
Wat is het verschil tussen een item in Veelgestelde vragen en een antwoordsjabloon?
Wanneer u een antwoordsjabloon selecteert, wordt deze als normale tekst ingeplakt. U kunt deze tekst bewerken voordat u het antwoord verzendt. Antwoordsjablonen kunnen voor elke situatie op maat worden gemaakt.
Wanneer u een item in Veelgestelde vragen selecteert, wordt dat item (afkomstig uit het klantencentrum) ingevoegd. Dit betekent dat u het item in Veelgestelde vragen niet kunt bewerken voordat u uw antwoord naar de klant verzendt. Het voordeel van het gebruik van items in Veelgestelde vragen is dat u de klant laat weten dat er items beschikbaar zijn die mogelijk in de toekomst nuttig kunnen zijn.
Een antwoordsjabloon weergeven
In het scherm Antwoordsjablonen vindt u de antwoordsjablonen die voor u beschikbaar zijn. De antwoordsjablonen staan in een mapstructuur die u zelf kunt maken.
- Ga naar Hoofdmenu in de bovenste balk en selecteer Kennisdatabase > Antwoordsjablonen.
- Ga naar de gewenste map.
- Klik op de gewenste antwoordsjabloon. Het scherm Antwoordsjablonen weergeven wordt geopend, met informatie over toegangsniveau, taal en eigenaar. Via de onderstaande tabbladen kunt u onder andere de tekst van de antwoordsjabloon en de bijlagen bekijken.