Offertes en orders configureren
Op het scherm Offerte/Synchroniseren onder Instellingen en onderhoud configureert u alles wat nodig is om offertes en orders mogelijk te maken in SuperOffice CRM.
Note
Deze functie vereist het Sales Premium gebruikersplan.
Producten en prijslijsten
Elke offerte in SuperOffice bevat één of meer producten, en elk product moet deel uitmaken van een prijslijst.
Er zijn twee manieren om producten en prijzen in SuperOffice CRM te beheren:
Handmatig, via het ingebouwde SuperOffice-productregister (ook wel SuperOffice Standalone connector genoemd).
Automatisch, door productgegevens op te halen uit een extern ERP-systeem.
Quote connectors en ERP-verbindingen
Om productgegevens op te halen en prijzen te berekenen gebruikt SuperOffice quote connectors en ERP-verbindingen.
Een quote connector is een plug-in (webservice of DLL) die de integratie afhandelt. Deze communiceert met een specifiek ERP- of productinformatiesysteem en voert taken uit zoals:
- Product- en prijsgegevens ophalen
- Kortingen valideren
- Totale bedragen en btw berekenen
- Geaccepteerde offertes als orders doorsturen
Een quote connector werkt pas nadat deze is geconfigureerd. U moet daarvoor een ERP-verbinding aanmaken. Deze koppelt de connector aan:
- Toegangsbeheer (wie mag hem gebruiken)
- Authenticatie of eindpuntinstellingen
- Gedragsregels zoals afronding, waarschuwingen en goedkeuringslogica
Zie het als: ERP-verbinding = quote connector + configuratie
U kunt meerdere ERP-verbindingen aanmaken voor dezelfde connector, bijvoorbeeld als uw organisatie verschillende instellingen per markt of gebruikersgroep heeft.
Tip
Alle ERP-verbindingen worden beheerd via het tabblad ERP-verbindingen op het scherm Offerte/Synchroniseren.
SuperOffice Standalone connector
Dit is de standaardconfiguratie wanneer geen ERP-systeem is gekoppeld. Ideaal voor eenvoudig offrerteren of wanneer productgegevens niet elders worden beheerd. Alle gegevens worden opgeslagen in SuperOffice:
- Definieer prijslijsten en voeg handmatig producten toe
- Gebruik de ingebouwde rekentool
- Geen ondersteuning voor automatische orderverzending
Note
U hebt nog steeds een ERP-verbinding nodig, maar die is lokaal in SuperOffice en maakt geen verbinding met een extern systeem.
Offreren met ERP-integratie
Wanneer SuperOffice is gekoppeld aan een ERP-systeem, haalt de quote connector product- en prijsgegevens direct op uit het ERP:
- Producten worden in realtime opgehaald (niet opgeslagen in SuperOffice)
- Prijzen en kortingen volgen de ERP-regels
- Geaccepteerde offertes kunnen automatisch worden omgezet in ERP-orders
Tabbladen op het scherm Offerte/Synchroniseren
Het scherm Offerte/Synchroniseren bevat vier tabbladen waarmee u offertes, producten en ERP-integratie kunt configureren.
ERP-verbindingen
Voor het beheren van ERP-verbindingen voor quote connectors.
- Toont alle beschikbare Quote Connectors (automatisch geladen na installatie). Beweeg de muis over een rij voor meer informatie.
- Geeft actieve ERP-verbindingen weer.
- Dubbelklik op een verbinding om instellingen zoals bereik, gedrag en validatieregels aan te passen.
- Selecteer een ERP-verbinding en klik op ERP-verbinding testen om de verbinding te controleren.
Tip
Zie Een ERP-verbinding instellen voor stapsgewijze instructies.
SuperOffice-producten
Voor het beheren van prijslijsten en producten die zijn opgeslagen in SuperOffice (wanneer u de standalone connector gebruikt). Deze gegevens worden niet opgeslagen in een ERP-systeem.
U kunt:
- Prijslijsten toevoegen, bewerken en verwijderen.
- Producten toevoegen of verwijderen uit lijsten. Dubbelklik op een product om het te bewerken.
- Productdetails zoals kostprijs, btw en marge instellen.
- Een miniatuurafbeelding selecteren voor gebruik in het offertescherm.
Instellingen
Voor het configureren van globale offerte-instellingen en de indeling van het productvenster.
Korting geven op totale waarde: Hiermee wordt een extra veld geactiveerd voor korting op het totale offertebedrag (percentage of bedrag). Deze velden verschijnen onderaan het tabblad Producten in het dialoogvenster Offerte bewerken.
Note
De totaalkorting wordt toegepast bovenop kortingen die al op de afzonderlijke producten zijn ingesteld.
Standaardtekst voor vervolgactiviteit: Bepaalt de standaardtekst voor vervolgactiviteiten die worden aangemaakt bij het verzenden van offertes.
Verkooptypen openen: Opent de lijst Verkoop – Type, Fasen, Offerte, waarin regels zijn gedefinieerd die gelden voor offertes. Elke verkoop moet een verkooptype hebben. Veel standaardinstellingen zoals geldigheid, goedkeuringsvereisten en de offerte-sjabloon zijn afhankelijk van het verkooptype.
Onder Productvelden configureert u welke velden worden weergegeven in het dialoogvenster product toevoegen/bewerken.
Sync
Voor het toevoegen van Sync Connectors en ERP-verbindingen om bedrijven, personen en projecten te synchroniseren met het ERP-systeem. Alleen van toepassing als u gegevenssynchronisatie gebruikt.