Een offertedocument maken
Nadat u de offerte hebt gemaakt en producten hebt toegevoegd, kunt u het offertedocument genereren. Dit is de "brief" die naar de klant wordt gestuurd. De lijst met aangeboden producten wordt toegevoegd zodra u de offerte verzendt.
U kunt het document maken vanuit het sectietabblad Offerte van een verkoop of vanuit het dialoogvenster Offerte bewerken.
Tip
Gebruik een sjabloon met offerte-specifieke samenvoegvelden om offertetekst in het document op te nemen.
Het offertedocument maken
Als u de offerte al bewerkt, klikt u bovenin het dialoogvenster Offerte bewerken op Klikken om offertedocument te maken.
Of ga naar het sectietabblad Offerte van de verkoop en klik op Klikken om offertedocument te maken.
Note
De offerte moet de status Concept hebben. Als deze al verzonden is, maak eerst een nieuwe versie.
Vul in het dialoogvenster Document de verplichte velden in.
Klik op Maken om een nieuw document te genereren op basis van de gekozen sjabloon.
Bewerk de inhoud in Word (of uw standaardeditor), sla het bestand op en sluit het.
Het document verschijnt op het tabblad Offerte en is gekoppeld aan de offerte. Het wordt ook weergegeven op het tabblad Activiteiten van de verkoop (en op de schermen Bedrijf en Agenda).
Het offertedocument vervangen
Als u de inhoud of sjabloon van een offertedocument wilt wijzigen, kiest u een van de volgende methoden:
Optie 1: Alleen het bestand vervangen
Gebruik deze methode als u de documentgegevens wilt behouden, maar een bijgewerkte versie van het bestand wilt uploaden.
Klik op het document op het tabblad Offerte.
Schakel het selectievakje Voltooid uit.
Klik op Vervangen, kies het nieuwe bestand en upload het.
Klik op Opslaan.
Optie 2: Document verwijderen en opnieuw maken
Gebruik deze methode als u het oude document wilt verwijderen en helemaal opnieuw wilt beginnen.
Klik op het bestaande document op het tabblad Offerte.
Klik op en kies Verwijderen in het menu Taak.
Klik opnieuw op Klikken om offertedocument te maken om een nieuw document te genereren.
Optie 3: Een nieuw document maken en koppelen
Gebruik deze methode om handmatig een nieuw document met uw offertesjablonen te maken en dit vervolgens aan de offerte te koppelen. Het bestaande document blijft behouden.
Klik bovenaan op Nieuw en kies Document.
Kies in het dialoogvenster Document een offertesjabloon, selecteer de verkoop om aan te koppelen en klik op Maken.
Open het tabblad Offerte in de verkoop en klik op Openen.
Klik op en selecteer Offertedocument aanpassen in het menu Taak.
Selecteer het nieuwe document in de lijst.
De lijst toont alle offertedocumenten die zijn geregistreerd voor de huidige verkoop.
Tip
Voor kleine aanpassingen kunt u het bestaande document openen, bewerken en opslaan. Vervangen of verwijderen is dan niet nodig.
Hoe offertesjablonen werken
Sjablonen voor offertedocumenten, offertetekst en orderbevestigingen verschillen van standaarddocumenten. Ze gebruiken samenvoegvelden naast gewone sjabloonvariabelen.
- Als het samenvoegveld
<<QuoteDetails>>voorkomt in het hoofddocument, worden de offerteteksten op die plek ingevoegd. - Als het veld niet aanwezig is, worden de offertegegevens onderaan het document toegevoegd.