Werken met offerten
SuperOffice Quote helpt u om snel en nauwkeurig offertes te maken, te beheren en te verzenden. Door gebruik te maken van een vooraf gedefinieerde productdatabase en automatische berekeningen, kunt u handmatige fouten verminderen en tijd besparen. Offerten kunnen meerdere alternatieven bevatten, zodat het voor de klant eenvoudiger is om te kiezen.
Nadat een offerte is geaccepteerd, kunt u met één klik een order genereren en deze verzenden voor verwerking – handmatig of automatisch via een ERP-systeem, afhankelijk van uw configuratie.
SuperOffice Quote ondersteunt de volledige offerte-naar-order-cyclus. Het helpt u om sneller nieuwe of bijgewerkte offertes op te stellen en versnelt de overgang van lead naar gesloten verkoop.
Note
Deze functie vereist het Sales Premium-gebruikersplan.
Waarom SuperOffice Quote gebruiken?
- Maak sneller professionele voorstellen
- Hergebruik producten en prijzen uit vooraf gedefinieerde lijsten
- Laat SuperOffice de berekeningen uitvoeren
- Verstuur meerdere offertealternatieven
- Converteer een offerte direct naar een order
- Zorg voor consistentie met offertetemplates
- Verminder goedkeuringsvertragingen en fouten
Overzicht van het offerteproces
- Open een verkoop en maak een offerte.
- Voeg producten toe aan de offerte.
- Maak het offertedocument aan dat naar de klant wordt verzonden. Dit is de begeleidende brief bij de productlijst.
- Verzend de offerte.
- Plaats de order zodra de klant akkoord gaat.
Offertestatussen
| Pictogram | Status |
|---|---|
| Concept / Concept – zonder berekening | |
| Goedkeuring noodzakelijk | |
| Goedgekeurd / Afgewezen | |
| Verzonden | |
| Verzonden – vervallen | |
| Verkocht | |
| Verloren | |
| Order geplaatst | |
| Gearchiveerd |
Offerte-sectietabblad
Op het sectietabblad Offerte onder aan een verkoop kunt u offerten maken, weergeven en beheren.
Als er geen offerte bestaat
- Maak een nieuwe offerte vanaf nul
- Kopieer een offerte van een andere verkoop (dezelfde valuta vereist)
Als er een offerte bestaat
- Bekijk het offertenummer, de versie en de status
- Maak het offertedocument
- Selecteer en beheer offertealternatieven (indien geactiveerd voor het verkooptype)
- Klik op Openen om de offerte te bekijken of te bewerken
- Exporteer de productenlijst naar een spreadsheet
De productenlijst: Als er producten waren toegevoegd aan de offerte, worden ze in de lijst weergegeven. Onder aan de lijst wordt de totaalprijs van producten weergegeven.
Alternatieven in offerten
Een offerte kan een of meer alternatieven bevatten, waarmee u verschillende combinaties van producten, aantallen of kortingen kunt aanbieden. Elk alternatief verschijnt als een tabblad in het dialoogvenster Offerte bewerken en kan hernoemd worden. Zo biedt u de klant keuzes zonder meerdere offerten te hoeven maken.
Standaard is het eerste alternatief gemarkeerd als favoriet. Het favoriet wordt aangeduid met een sterpictogram en wordt gebruikt bij het verzenden van de offerte. Het bepaalt ook de prognosewaarde die voor de verkoop wordt weergegeven. Om de favoriet te wijzigen, selecteert u een ander tabblad en klikt u onderaan in het dialoogvenster op Favoriete alternatief.
Tips
Gebruik een goed ontworpen offertetemplate om consistentie te waarborgen. Beheerders kunnen templates aanpassen en productregels instellen in Instellingen en onderhoud.