Een offerte verzenden
Nadat u producten hebt toegevoegd en een offertedocument hebt gemaakt, kunt u de offerte naar de klant verzenden. De offerte wordt gemarkeerd als Verzonden en is niet meer te bewerken.
Offerte voorbereiden
Ga naar het sectietabblad Offerte van de verkoop en klik op Openen om de offerte te bewerken.
Controleer het volgende:
- Alle verplichte productinformatie is ingevuld.
- Het offertedocument is aangemaakt.
- Relevante bijlagen zijn geselecteerd op het tabblad Bijlagen (indien vereist).
- Het juiste alternatief is ingesteld als favoriet alternatief.
- Er zijn geen waarschuwingen of fouten.
Note
U kunt een offerte niet verzenden als er waarschuwingen, fouten of goedkeuringsvereisten zijn. De knop Verzenden is dan uitgeschakeld.
Moet de offerte worden goedgekeurd?
Sommige offertes moeten worden goedgekeurd voordat ze verzonden kunnen worden, bijvoorbeeld als de marge te laag is of de korting te hoog. De goedkeuringsregels worden per verkooptype ingesteld in Instellingen en onderhoud (Lijsten > Verkoop - Type, fasen, offerte).
- Als goedkeuring vereist is, krijgt de offerte de status Goedkeuring noodzakelijk
- In het dialoogvenster Offerte bewerken verschijnt een banner met waarschuwingsiconen
Een offerte goedkeuren
Een gebruiker met goedkeuringsrechten opent de offerte.
Klik op Goedkeuren of Afwijzen.
De status wordt bijgewerkt naar Goedgekeurd () of Afgewezen ().
Offerte verzenden
Klik in het dialoogvenster Offerte bewerken op Verzenden.
Het dialoogvenster Een offerte publiceren/verzenden wordt weergegeven.
Pas in het veld Geldig tot de vervaldatum aan indien nodig (standaard is 30 dagen).
Kies het offertesjabloon en de taal.
Als er alternatieven zijn, kunt u Alleen favoriet alternatief gebruiken selecteren om alleen dat op te nemen.
In het gedeelte Publiceren kiest u hoe de offerte verzonden moet worden:
- Verzenden als e-mail en archiveren als PDF (selecteer een e-mailsjabloon)
- Enkel archiveren als PDF (zelf verzenden vereist)
(Optioneel) Selecteer Vervolgactiviteit aanmaken, voer een notitie in en kies een datum.
Klik op Voorbeeld om de offerte als PDF te bekijken.
Klik op OK om te verzenden en/of archiveren.
Bij e-mailverzending opent het dialoogvenster Nieuwe e-mail.
Na verzending
De offerte krijgt de status Verzonden
De huidige versie is vergrendeld
De status bevat de vervaldatum (Verzonden (Geldig tot - 03-05-2025))
Het pictogram verandert van naar een envelop ()
De PDF wordt gearchiveerd op het tabblad Activiteiten
Een verzonden offerte bewerken
Een verzonden offerte is alleen-lezen. U moet een nieuwe versie maken om deze te bewerken (bijvoorbeeld in antwoord op een verzoek van een klant).
- Klik op Openen op het tabblad Offerte.
- Klik in het dialoogvenster Offerte bewerken op Bewerken.
- Er wordt een nieuwe versie gemaakt met de status Concept. De vorige versie wordt gearchiveerd ().
Gebruik het keuzemenu Versie bovenaan om tussen versies te schakelen.
Tip
Wijzigingen in de nieuwe versie hebben geen invloed op het origineel. U moet de nieuwe versie verzenden zodra deze klaar is.
Gerelateerde inhoud
- Een offertedocument maken
- Offertedocument vervangen
- Een order plaatsen
- Goedkeuringsregels configureren in Instellingen en onderhoud