Werken met verkoophandleidingen
De verkoopgids neemt u mee door de verschillende fasen van een vooraf gedefinieerd verkoopproces, biedt automatisch suggesties en sjablonen voor documenten die onderweg moeten worden gemaakt en markeert vervolgactiviteiten die moeten worden uitgevoerd.
Als u dit nog niet hebt gedaan, leest u hier hoe u een verkoopgids opstelt. U kunt de SuperOffice-verkoopgids gebruiken of uw eigen verkoopgids opstellen.
Bekijk deze video en zie hoe eenvoudig het is om de verkoopgids te gebruiken (duur van de video - 1:24):
Gedrag wanneer een verkoop een leidraad heeft
De eerste fase in de verkoophandleiding wordt geselecteerd in het veld Fase op de hoofdkaart Verkoop.
Vervolgactiviteiten en/of documenten voor de fase worden weergegeven op het tabblad Verkoophandleiding.
Het verkoopproces
Klik op de knop Maken die voor de naam van de vervolgactiviteit/het document staat.
U maakt de vervolgactiviteit of het document op de gebruikelijke manier in het dialoogvenster dat wordt geopend. Veel van de velden zijn al ingevuld, maar u kunt de informatie wijzigen of informatie toevoegen.
Wanneer u de vervolgactiviteit hebt voltooid, schakelt u de optie Voltooid in het relevante dialoogvenster in of schakelt u het selectievakje in vóór de naam van de vervolgactiviteit op het sectietabblad Verkoophandleiding. Documenten worden standaard gemarkeerd als voltooid.
Tip
Als u meerdere vervolgactiviteiten van hetzelfde type wilt maken, klikt u met rechtermuisknop op de activiteit en selecteert u Nog een maken.
Nadat alle vervolgactiviteiten en documenten voor een fase zijn voltooid, gaat u naar de volgende fase op de hoofdkaart Verkoop.
Note
u kunt zo nodig naar de volgende fase gaan zonder alle vervolgactiviteiten/documenten in een fase te maken of uit te voeren.
Herhaal de bovenstaande procedure voor alle vervolgactiviteiten/documenten in elke fase van de verkoophandleiding.
Naar de volgende status
U kunt het project op twee manieren naar de volgende status verplaatsen:
Vanuit de Verkoophandleiding:
- Klik met de rechtermuisknop op de knop voor de volgende status op het sectietabblad Verkoophandleiding en selecteer Ga naar deze status.
Vanaf het tabblad Verkoop:
- Klik op Bewerken op de tab Verkoop.
- Klik op de pijl naast het veld Fase.
- Selecteer de gewenste fase in de lijst die wordt weergegeven. Met uitzondering van de statussen Verkocht en Verloren worden de opties in de lijst gedefinieerd in Instellingen en onderhoud.
- Klik op Opslaan.
Waarom wordt het dialoogvenster Verkoopgids geopend wanneer ik een vervolgactiviteit markeer als voltooid?
In Instellingen en onderhoud kunt u opgeven dat een vervolgactiviteit in een verkoophandleiding automatisch moet worden voorgesteld wanneer de voorgaande vervolgactiviteit is gemarkeerd als voltooid. In dat geval wordt het dialoogvenster Verkoophandleiding geopend wanneer u de voorgaande vervolgactiviteit markeert als voltooid.
Het dialoogvenster Verkoophandleiding bevat drie opties:
Klik op Maken om de volgende vervolgactiviteit in de verkoophandleiding te maken. U wordt direct omgeleid naar het dialoogvenster Vervolgactiviteiten.
Klik op Annuleren als u de vervolgactiviteit niet nu wilt maken. Het dialoogvenster Verkoopgids wordt gesloten. U moet niet vergeten de vervolgactiviteit later te maken.
Selecteer Altijd vervolgactiviteit maken? Dit dialoogvenster voortaan niet meer weergeven als u altijd de voorgestelde vervolgactiviteit wilt maken. De volgende keer wordt het dialoogvenster Vervolgactiviteiten dan automatisch geopend.
Tip
Om deze optie te resetten, zodat het dialoogvenster Verkoopgids opent, gaat u naar 
Persoonlijke instellingen > Voorkeuren > Verkoop en selecteert u Ja voor de optie Maken van aanbevolen vervolgactiviteit bevestigen.
Voorbeeld
Houd er rekening mee dat uw verkoopgidsen mogelijk anders zijn geconfigureerd in Instellingen en onderhoud.
Een nieuwe verkoop invoeren en een verkooptype selecteren
U registreert een nieuwe verkoop en selecteert het verkooptype Verkoop aan nieuwe klant, dat is gekoppeld aan een verkoophandleiding. De verkoophandleiding bevat de volgende fasen, vervolgactiviteiten en documenten:
| Fase | Vervolgactiviteiten | Documenten |
|---|---|---|
| Eerste vergadering | Klantgesprek (vergadering (extern)) | Bevestiging van vergadering (e-mail) |
| Offerte | Voorbereiding van offerte (taak) | Offerte (brief) |
| Contract tekenen | Contractgesprek regelen (telefoon – uitgaand) Contractgesprek (vergadering (extern)) |
Ondertekend contract |
De fase Eerste gesprek
U hebt een tijd afgesproken en wilt een vervolgactiviteit Klantgesprek vastleggen in de agenda en deelnemers uitnodigen.
- In de verkoophandleiding klikt u op de knop Maken naast de vervolgactiviteit Klantgesprek. Het dialoogvenster Vervolgactiviteit wordt geopend, met het type Vergadering (extern) en vooringevulde naam van verkoop en bedrijf.
- Vul de overige gegevens in en nodig deelnemers uit.
- Klik op Opslaan.
U wilt een e-mailbericht sturen met bevestiging van tijd en locatie van het gesprek.
- Klik op de knop Maken naast Bevestiging van gesprek. Het dialoogvenster Document wordt geopend, met het reeds geselecteerde documenttype E-mail en de vooraf ingevulde naam van het bedrijf en de verkoop.
- Vul de overige velden in het dialoogvenster Document in.
- Klik op de knop Maken om het e-mailbericht op te stellen en te sturen.
Nadat het gesprek heeft plaatsgevonden, kunt u dit bevestigen in de verkoophandleiding.
Schakel in de verkoophandleiding het selectievakje naast de vervolgactiviteit Klantgesprek in.
Tip
U kunt dit ook doen vanuit de activiteitenlijst, bijvoorbeeld in het scherm Agenda en Bedrijf.
De fase Offerte
Alle vervolgactiviteiten en documenten in de fase Eerste gesprek zijn voltooid en u wilt naar de volgende fase in de verkoophandleiding gaan.
- Klik op de knop Bewerken op de hoofdkaart Verkoop.
- Klik op de pijl naast het veld Fase en selecteer Offerte in de lijst.
- Klik op Opslaan. De vervolgactiviteiten en documenten voor deze nieuwe fase worden nu weergegeven op het sectietabblad Verkoophandleiding.
Tip
U kunt ook met de rechtermuisknop op de knop Offerte klikken op het sectietabblad Verkoopgids en Ga naar deze fase selecteren.
U kunt een taak in de agenda maken om u eraan te herinneren dat u een offerte moet voorbereiden.
- Klik op de knop Maken naast de vervolgactiviteit Voorbereiding van offerte. Het dialoogvenster Taak wordt geopend, met het taaktype Vervolgactiviteit.
- Vul de overige gegevens in.
- Klik op Opslaan.
- Nadat de inhoud van de offerte voorbereid is, markeert u de activiteit als Voltooid.
U kunt nu de offerte voor het bedrijf maken.
Klik op de knop Maken naast het document Offerte en maak het document.
De fase Contract ondertekenen
Nadat alle vervolgactiviteiten en documenten zijn voltooid die u in de fase Offerte wilt gebruiken, gaat u naar de laatste fase in de verkoophandleiding: Contract tekenen.
- Klik op de knop Bewerken op de hoofdkaart Verkoop.
- Klik op de pijl rechts van het veld Fase en selecteer Contract tekenen in de lijst.
- Klik op Opslaan. De vervolgactiviteiten en documenten voor deze fase worden nu weergegeven op het sectietabblad Verkoophandleiding.
U kunt de eerste vervolgactiviteit in deze fase maken en uitvoeren.
Klik op de knop Maken naast het telefoongesprek Contractgesprek regelen en voer het telefoongesprek op de gebruikelijke manier.
Nadat u het telefoongesprek hebt voltooid, vinkt u het vakje aan.
Het dialoogvenster Verkoophandleiding bevat drie opties:
Klik op Maken om de vervolgactiviteit Contractgesprek te maken. Dit is de volgende activiteit in de verkoophandleiding. U wordt direct omgeleid naar het dialoogvenster Vervolgactiviteiten.
Klik op Annuleren als u de vervolgactiviteit niet nu wilt maken. Het dialoogvenster Verkoopgids wordt gesloten. U moet niet vergeten de vervolgactiviteit later te maken.
Selecteer Altijd vervolgactiviteit maken? Dit dialoogvenster voortaan niet meer weergeven als u altijd de voorgestelde vervolgactiviteit wilt maken. De volgende keer wordt het dialoogvenster Vervolgactiviteiten dan automatisch geopend.
Note
Het dialoogvenster Verkoopgids wordt geopend omdat Deze vervolgactiviteit automatisch voorstellen is ingesteld voor de vervolgactiviteit Contractgesprek in Instellingen en onderhoud. U kunt ervoor kiezen dit dialoogvenster niet weer te geven, zodat de volgende activiteit automatisch wordt voorgesteld.
U wilt de vervolgactiviteit Contractgesprek maken vanuit het dialoogvenster Verkoophandleiding.
Klik op Maken in het dialoogvenster Verkoophandleiding. Het dialoogvenster Vervolgactiviteit wordt geopend, waarin u de vervolgactiviteit op de gebruikelijke manier kunt maken.
Vervolgens kunt u het contract maken dat u meeneemt naar het contractgesprek.
- Klik op Maken naast het document Ondertekend contractom het contract te maken.
- Nadat het contractgesprek is gevoerd en het contract is getekend, markeert u de vervolgactiviteit Contractgesprek als voltooid.
U kunt de fase nu wijzigen in Verkocht. Nadat alle vereiste vervolgactiviteiten en documenten voor de verkoop zijn voltooid, kunt u de verkoopstatus instellen op voltooid.
Tip
Als u wilt dat de verkoop zichtbaar blijft, bijvoorbeeld op het sectietabblad Activiteiten in het scherm Verkoop en het sectietabblad Verkoop in het scherm Agenda, moet u de verkoop niet instellen op Voltooid.