Massaverwijdering records (permanent)
In overeenstemming met de AVG-vereisten moet u een wettelijke basis hebben voor het opslaan van de gegevens van al uw contacten. En wanneer u niet langer een wettelijke basis hebt hiervoor, moet u hun gegevens uit al uw systemen verwijderen.
Dit betekent dat u de gegevens van een persoon niet voor altijd mag opslaan. Als bedrijf moet u erover nadenken en kunnen rechtvaardigen - hoe lang u persoonlijke gegevens gaat bewaren voordat u de opgeslagen gegevens gaat wissen of beoordelen.
Om meerdere records (personen, bedrijven, verkopen, projecten en dergelijke) te verwijderen, kunt u een selectie van deze records maken en deze met één bewerking verwijderen.
Note
deze taak is alleen beschikbaar voor gebruikers met beheerdersrechten. Het is een taak die u zorgvuldig en voorzichtig moet gebruiken. Als u deze taak uitvoert, worden alle geselecteerde records permanent verwijderd, uit zowel het scherm Selectie als de SuperOffice-database.
Bepalen welke en wanneer persoonsgegevens moeten worden verwijderd
Hoe lang u gegevens kunt bewaren, hangt af van een aantal zaken die specifiek zijn voor uw bedrijf en die behoren tot wat u definieert als onderdeel van uw privacystrategie.
U kunt bijvoorbeeld de beslissing nemen dat u kunt rechtvaardigen dat u de persoonlijke informatie over potentiële klanten drie jaar bewaart en de persoonlijke gegevens van verloren klanten gedurende vijf jaar, of iets dergelijks.
Misschien besluit u dat de tijd voor het opslaan van persoonlijke gegevens langer zal zijn voor mensen die hun toestemming hebben gegeven om marketinginformatie te ontvangen en verloren klanten die u blijven vragen om bedrijfsondersteuning.
Al deze voorwaarden en bepalingen moet u verduidelijken en definiëren als onderdeel van uw AVG-strategie. Wij raden aan om juridisch advies in te winnen over dergelijke zaken om naleving te garanderen.
Nadat u de regels hebt bepaald die van toepassing zijn op uw bedrijf, kunt u de functie Selectie en de functie SAINT in SuperOffice CRM gebruiken om u te helpen de personen te vinden die moeten worden verwijderd. U kunt dan groepsgewijs alle personen verwijderen die u niet langer in het systeem wilt houden.
Zoek met Selecties personen die moeten worden verwijderd of beoordeeld
Selectie is een hulpmiddel om gegevens in uw CRM-database te vinden die voldoen aan een specifieke reeks criteria.
Het verwijderen van alle personen binnen een bepaalde klantcategorie en waar u gedurende een bepaalde periode geen contact mee hebt gehad, zal u helpen om uw database up-to-date te houden.
U kunt bijvoorbeeld selecties maken van alle personen die zijn gedefinieerd als:
- Prospects
- Geregistreerd voor een bepaalde datum
- Waarvan geen expliciete toestemmingen is vastgelegd
- Die gedurende een bepaalde periode geen interactie met uw bedrijf heeft gehad
U kunt personen zoeken en vinden die aan meer dan één criterium voldoen, of u kunt meerdere selecties maken en vervolgens zoeken naar de gegevens die gemeenschappelijk of verschillend zijn door een gecombineerde selectie te maken.
Selectie is een zeer flexibel en krachtig hulpmiddel, nadat u onder de knie hebt hoe u het moet gebruiken.
Gebruik SuperOffice SAINT om uw personen te bekijken
U kunt SAINT ook gebruiken om mogelijke personen te identificeren die verwijderd moeten worden.
SAINT staat voor "SAles INTelligence" en werkt door enkele slimme algoritmes toe te passen op uw CRM-gegevens.
Simpel gezegd, SuperOffice SAINT bewaakt de gegevens die u hebt opgeslagen in uw CRM-systeem en waarschuwt u voor verschillende statussen of actieverzoeken die u als belangrijk hebt gedefinieerd. Dit kan van alles zijn, van acties die in een bepaalde tijd nog niet zijn gebeurd, tot waarden waaraan wel of niet wordt voldaan en waarover u gewaarschuwd wilt worden, zodat u de nodige actie kunt ondernemen.
SAINT kan ook worden gebruikt om contactgegevens te bewaken.
Dit betekent dat u SAINT bijvoorbeeld kunt gebruiken om personen te identificeren waar u in een bepaalde periode helemaal geen contact mee hebt gehad. Dit geeft u een lijst met personen die u mogelijk uit uw CRM-database wilt verwijderen of op een bepaalde manier wilt behandelen, op basis van het AVG-beleid van uw bedrijf.
Hier vindt u meer informatie over het instellen van een SAINT-selectie.
Als u helemaal nieuw bent bij SAINT, kan het nuttig zijn om een SuperOffice CRM-expert te raadplegen om u op weg te helpen. Uw lokale SuperOffice contactpersoon kan u hierbij helpen.
Personen groepsgewijs bijwerken of verwijderen
Nadat u een lijst hebt gemaakt met alle personen die bijgewerkt of verwijderd moeten worden, kunt u de gewenste wijzigingen daadwerkelijk uitvoeren.
Als u groepsgewijs wilt bijwerken, bijvoorbeeld rechtsgrondslag of iets dergelijks, selecteert u bulksgewijs bijwerken op het tabblad Taak van uw selectie.
Als u personen groepsgewijs uit een selectie wilt verwijderen, kunt u de functie Alle contactpersonen verwijderen kiezen op de knop Taak in de rechterbenedenhoek van het hoofdscherm.
Open het scherm Selectie:
- Klik op de knop Selectie in de navigator.
- Door de historielijst of navigator zoeken te gebruiken.
- Dubbelklik op een selectie in een lijst met zoekresultaten.
Ga naar een selectie. Bijvoorbeeld Het scherm Zoeken gebruiken.
Om slechts enkele van de selectieleden te verwijderen, selecteert u deze in de lijst met leden.
Klik op de knop Taak en selecteer Alles verwijderen.
Als u wordt gevraagd of u de records wilt verwijderen, klikt u op Ja.
Als u wordt gevraagd of u de records daadwerkelijk wilt verwijderen uit de database, klikt u op Ja.
Note
U kunt bedrijven en personen herstellen die per ongeluk door u of een andere gebruiker zijn verwijderd. Verwijderde bedrijven en personen blijven standaard 14 dagen in de prullenbak. Daarna worden ze permanent verwijderd.
Wat als u per ongeluk personen verwijdert?
Het verwijderen van personen kan soms lastig zijn. Als een persoon of een bedrijf per ongeluk wordt verwijderd, kunt u dit ongedaan maken via de Prullenbak.
Hoewel een verwijderde persoon of bedrijf onmiddellijk niet meer zichtbaar is voor alle gebruikers, zijn ze nog steeds maximaal 14 dagen beschikbaar in de prullenbak. Hieruit kunt u een bedrijf of persoon herstellen wanneer die per ongeluk is verwijderd.
De Prullenbak bevindt zich in uw menu Persoonlijke voorkeuren. U kunt alle personen zien die u hebt verwijderd, maar ook alle personen die door andere gebruikers zijn verwijderd.
