E-mail met privacybevestiging verzenden
In de nieuwe AVG-wereld hebben individuen het "recht om geïnformeerd te worden". Dit betekent dat zij het recht hebben om vooraf of binnen 30 dagen nadat hun gegevens zijn verzameld, op de hoogte te worden gesteld. De AVG bepaalt dat individuen het recht hebben om geïnformeerd te worden (a) dat een organisatie van plan is hun persoonsgegevens op te slaan, en (b) waarvoor de organisatie van plan is hun gegevens te gebruiken.
Hun toestemming vooraf via formulieren verzamelen
Door geïntegreerde formulieren te gebruiken die beschikbaar zijn in uw CRM-oplossing, kunt u de toestemming van een persoon verzamelen op hetzelfde moment dat deze een webformulier invult en zijn/haar persoonlijke gegevens aan u verstrekt. Deze toestemming wordt automatisch gedocumenteerd in SuperOffice CRM met behulp van de functies voor Toestemmingsbeheer.
In deze video ziet u hoe u een eenvoudig webformulier maakt en toevoegt aan uw webpagina (duur van de video - 7:49):
Automatische e-mailbevestigingen verzenden
Met SuperOffice CRM kunt u automatisch een e-mail met een privacybevestiging verzenden naar personen die zijn geregistreerd in uw database. De e-mail wordt automatisch naar een contactpersoon verzonden wanneer deze voor het eerst wordt geregistreerd in SuperOffice. U hoeft hier niets voor te doen.
Dit is niet alleen een beleefde manier om uw eerste contact met een klant op te volgen, maar het biedt degene ook een eenvoudige manier om u te laten weten of ze vragen of bezwaren hebben tegen het opslaan van hun informatie.
U kunt het systeem configureren dat er een link in staat die naar een persoonlijke abonnementspagina leidt. In deze link kunnen uw contactpersonen selecteren wat voor soort communicatie ze willen ontvangen.
Een privacy-e-mailbevestiging opnieuw verzenden
Vanaf het scherm Persoon kunt u de privacybevestigings-e-mail verzenden of opnieuw verzenden naar een persoon.
Ga naar de gewenste persoon in het scherm Persoon. (Zie Het scherm Zoeken gebruiken.)
Klik op Taak (
) > Privacybevestigings-e-mail verzenden.
In het dialoogvenster dat wordt geopend, vult u de volgende velden in:
- Verzenden aan: gebruik het standaard-e-mailadres of selecteer een ander adres.
- Gebruik sjabloon: een e-mailsjabloon selecteren.
- Taal: gebruik de standaardtaal of selecteer een van de beschikbare talen.
- Onderwerp: bewerk, indien gewenst, het standaardonderwerp van het e-mailbericht.
Klik op Verzenden.
De bevestigings-e-mail wordt verzonden naar de persoon. De e-mail wordt gearchiveerd in het sectietabblad Activiteiten.
De inhoud van deze e-mail
De privacybevestigings-e-mail zal normaalgesproken de persoon informeren over het volgende:
- Zijn/haar informatie is opgeslagen in SuperOffice
- Welk type informatie er is opgeslagen
- Waarvoor de informatie wordt gebruikt (doel)
- Dat de persoon zijn toestemming op elk gewenst moment kan intrekken
- Dat de informatie veilig is en niet zal worden gedeeld
De e-mail kan ook een koppeling bevatten naar een Customer Centre waar de persoon zijn abonnementen en toestemming kan beheren. De koppeling is standaard 21 dagen geldig.