Oversikt
Klargjøre CRM-implementeringen
Før du begynner å importere data og konfigurere systemet, foreslår vi at du vurderer hva du vil endre i brukergrensesnittet. CRM-systemet skal støtte forretningsprosessene og brukerne dine, samt forbedre rapporteringen i firmaet ditt.
Å forberede implementeringen av CRM-systemet innebærer først og fremst å vurdere planene og målene for CRM-prosjektet og sørge for at CRM-systemet støtter disse målene.
Din rolle som administrator er viktig her, siden det er den viktigste rollen for en vellykket CRM-implementering.
Når du planlegger CRM-konfigurasjonen, er det viktig å definere behovene for datasegmentering. Du må også skissere hvilke datafelt du vil spore i ulike rapporter.
Note
Du kan bruke all informasjon du registrerer i systemet, som søkekriterier, når du oppretter målgrupper for ringelister eller utsendelser. Derfor bør du bestemme hvilke kriterier du vil segmentere personene dine etter.
Vanlige ting å redigere
Kategorier: Det kan være lurt å klassifisere firmaer i hovedmålgrupper. Det kan være Kunde, Potensiell kunde, Leverandør og Partner. (Gå til Lister og rediger Kategori-listen hvis du vil redigere dem.)
Bransje: Du kan redigere listen over bransjer du registrerer firmaer i. Det kan være Transport, IT, Tjenester, Produksjon og så videre. (Gå til Lister og rediger Bransje-listen for å redigere bransjene.)
Interesser: Du kan redigere interesselisten for både firma og person. Det kan være forskjellige typer kontoer for firma og type roller for personene.
Abonnementstype: Alle personer i SuperOffice CRM kan ha sine egne typer abonnementer. Disse typene brukes mye når du oppretter utvalg og sender ut utsendelser.
Hvis du vil se gjennom viktige hensyn for konfigurasjonen, kan du laste ned dokumentet for klargjøring av konfigurasjonen. Når du har svart på spørsmålene i dokumentet, vil du ha informasjonen du trenger for å konfigurere systemet ditt.
Når du har forberedt CRM-implementeringen, er det på tide å opprette og administrere CRM-brukerne.
Opprette dine egne arbeidsflytguider
Arbeidsflytguider, for eksempel salgsguiden og prosjektguiden, hjelper brukerne med å beholde kontrollen og arbeide i henhold til anbefalte fremgangsmåter.
Hjelp brukerne dine med å ha kontroll over hvert trinn i prosessen, og sørg for at alle prosjekter leveres i tide, og at alle salgsmuligheter følges opp. Uten en forhåndsdefinert arbeidsflytguide er det lett å miste kontrollen, spesielt når du sjonglerer flere prosjekter eller salg samtidig. Du kan miste fokuset på de tingene som må gjøres i hvert trinn av prosjektet eller salget, og som et resultat overse tidsfristen.
Hvert prosjekt og hver salgsmulighet har en status som indikerer hvor langt du er i prosessen. En prosjektstatus kan for eksempel være "Planlagt", "Under arbeid" og "Fullført". Et salg kan ha trinnene: "Prospekt", "Første møte", "Tilbud" eller "Muntlig aksept".
Hver status i arbeidsflytguiden inneholder de nødvendige oppfølgingsaktivitetene og dokumentene for å veilede brukeren gjennom hele prosessen.
Du kan opprette en egen guide for hver type prosjekt eller hvert salg du bruker. Guiden din er tilgjengelig når et nytt salg eller prosjekt opprettes.
Når én av fasene i guiden er fullført, vil SuperOffice CRM automatisk be om neste fase, slik at du kan planlegge neste aktivitet med en gang. Dette sørger for at du har kontroll, og at du ikke går glipp av en milepæl.
I Arbeidsflyt-delen kan du lage og implementere dine egne arbeidsflyter for prosjekt- og salgsguidene dine.
Når du lager din egen guide, kan du bestemme statusene, samt aktivitetene og dokumentene du vil bruke per status.
Den beste måten å definere dine egne prosjekt- eller salgsguider på, er å diskutere og bli enige om statuser for anbefalte arbeidsmåter med kollegene dine. Forskjellige salg og prosjekter kan kreve en annen tilnærming og kanskje en annen guide. Og husk at du kan lage flere guider for både salg og prosjekter.
Mobile CRM
Note
Hvis du vil endre språket i Mobile CRM, klikker du på Oppgave-knappen nederst til venstre. Velg deretter Innstillinger, klikk på Språk og velg blant alternativene.
Få brukerne dine med på laget - tips og anbefalte fremgangsmåter
Et CRM-system lykkes bare hvis det brukes av personene det er ment for. For å hjelpe deg med å administrere endringene i organisasjonen som en innføring av et CRM-system innebærer, og for å få så mange som mulig til å bruke det, har vi samlet noen tips som hjelper deg med å få brukerne med på laget.
Utnevne en CRM-ambassadør
Begynn med å utnevne en person i organisasjonen din, til CRM-ambassadør. Denne personen, som også kalles administrator (superbruker), kan få ansvaret for å lage rutiner og retningslinjer, sikre datakvalitet og følge opp brukere hvis de har spørsmål eller gjør noe galt.
Ved behov kan denne personen for eksempel organisere workshoper for å presentere anbefalte fremgangsmåter og dokumentere resultatene. Denne personen må være ekspert på systemet og ha en viss autoritet i firmaet for å kunne gjennomføre CRM-tiltaket.
Involvere brukerne fra starten av
Det ligger i menneskets natur å være skeptisk til endringer. Årsakene til å være skeptisk til endringer kan være frykt for det ukjente, for å måtte gjøre mer arbeid, og for at det skal oppstå uønskede endringer i daglige oppgaver og rutiner.
Du kan eliminere denne usikkerheten ved å involvere sluttbrukerne fra starten, ved å tydelig vise hvordan det nye systemet vil være til nytte for dem og ved å be om tilbakemeldinger fra brukerne. Lytt til tilbakemeldingene og innlem forslag når det passer.
Sørge for at systemet er brukervennlig
SuperOffice CRM skal gjøre livet enklere for brukerne, ikke vanskeligere. Derfor må du skreddersy løsningen, slik at den gjenspeiler måten brukerne jobber på, og ikke omvendt. Når du implementerer arbeidsflytene som gir resultater, blir det enklere å ta i bruk CRM-løsningen.
Brukere hater grensesnitt som er fulle av irrelevant informasjon. Derfor bør du bare vise informasjonen teamet ditt trenger nå. Du kan legge til mer senere ved behov. I tillegg må du kontrollere at alle brukerne har installert WebTools.
Lag en rutineguide
En CRM-rutineguide viser hvilken informasjon som skal registreres i CRM-systemet, hvordan brukerne skal registrere den samt hvem som har ansvar for hva. Den forsterker også handlingene og atferden du vil at sluttbrukerne skal ta i bruk for å oppnå firmaets mål.
Oppdater rutineguiden kontinuerlig for å gjenspeile endringer, enten i CRM-systemet (for eksempel på grunn av oppdateringer) eller de nye rutinene dere har innført. Finn ut mer om hvordan du lager en CRM-rutineguide.
Lær opp de ansatte
Sett av nok tid til å lære opp de ansatte. Du kan også kontakte de erfarne konsulentene våre, så hjelper de deg med å lære opp brukerne dine. Ta gjerne kontakt for mer informasjon.
Belønne brukere
Se gjennom hvordan de ansatte har brukt CRM-systemet, og vurder å belønne de som bruker det godt og ofte. Belønningssystemet er en fin måte å få alle brukere til å bevege seg i samme retning på.
Du kan for eksempel se på hvor mange utgående samtaler en bruker har registrert i systemet, hvor mange kundeemner de har konvertert til salg, og hvor nøyaktig dataregistreringen er. Da kan du belønne den beste brukeren og fortelle andre hva vedkommende gjorde for å få denne belønningen.
Oversikt
Det er flott at du har kjøpt og implementert et CRM-system. Du kommer til å få mange fordeler av løsningen. Det eneste du trenger å gjøre nå, er å få brukerne til å bruke den slik den er ment å brukes, og på en måte som støtter firmaets prosesser.
Begynn med å gå foran med et godt eksempel ved å bruke SuperOffice CRM hver dag og tilpasse løsningen til de daglige rutinene dine. Hvis du følger de seks anbefalte fremgangsmåtene over, er vi sikre på at du kommer langt. Lykke til!
Installere WebTools for brukerne dine
WebTools må installeres for alle brukerne for å sikre integrasjonen mellom SuperOffice og MS Office Outlook og dokumenter. Hver bruker får en e-post med instruksjoner når de begynner å bruke SuperOffice, men som administrator er det viktig å sørge for at det blir gjort.
En flott måte å holde oversikten over relevant e-postkommunikasjon med kunder på, er å lagre den i SuperOffice. På den måten kan alle se om noen har vært i kontakt med en bestemt kunde i det siste, og hva kommunikasjonen eventuelt handlet om.
Når du installerer WebTools, blir e-post og dokumenter integrert i SuperOffice. Du kan lagre innkommende eller utgående e-post med ett klikk. Brukerne må ha administratorrettigheter for å installere WebTools, så hjelp dem med å installere det på riktig måte.