Importere fra Excel

Audience:
settings
•
Version: 10.5
• 6 minutes to read
 • 6 minutes to read

Du kan importere kundedataene dine på én gang ved hjelp av Excel, Outlook, Gmail eller ERP Synchronizer i SuperOffice CRM.

Excel-regnearket kan for eksempel inneholde:

  • En liste over leads/prospekter som du vil legge inn i SuperOffice.

    Tip

    Legg til en kolonne med for eksempel teksten "potensiell kunde" for alle personene, slik at det blir enkelt å koble dem til riktig kategori i SuperOffice CRM.

  • En firma-/personliste med "vaskede" data (eksportert og kvalitetskontrollert for deretter å importeres igjen).

  • Firmaer og personer fra andre programmer og formater, for eksempel økonomisystemer, andre CRM-klienter, e-postklienter (bortsett fra Gmail og Outlook) og Windows-installasjoner av SuperOffice CRM.

Før du begynner

Caution

We recommend that you contact SuperOffice Support to back up the SuperOffice database before you import large amounts of data.

Før du starter importen, må du klargjøre Excel-filen. Sjekkliste:

  • Excel-regnearket bør minimum inneholde kolonner med firmanavn og personnavn (fornavn og etternavn).

  • Kontroller at dataene er oppdaterte. Er for eksempel postadresser og telefonnumre riktige?

Importere firmaer/personer fra en Excel-fil

Se denne videoen, eller følg trinnene nedenfor for å finne ut hvordan du importerer personene dine til SuperOffice CRM ved hjelp av importmalen vår (videolengde – 4.02):

Trinn

  1. Open the Import screen by clicking Import in the Navigator.

  2. Kontroller at Personer er valgt under Velg en importkilde, og klikk deretter på ikon Excel-ikonet.

  3. I dialogboksen Last opp fil klikker du på Last opp fil for å velge Excel-regnearket du vil importere.

  4. Bla deg frem til ønsket Excel-regneark, og klikk på Åpne. Dataene fra regnearket vises i tabellen.

Note

På dette stadiet er ikke firmaer/personer fra Excel importert til SuperOffice-databasen ennå. SuperOffice laster bare inn firma-/personlisten fra regnearket, slik at du kan angi importinnstillingene.

Tilpasse importen

Siden Excel-regnearket kan inneholde alt fra noen få kolonner til svært mange kolonner, er det viktig at kolonnene med data du vil importere, blir koblet til riktig SuperOffice-felt.

Note

Hvis Excel-regnearket hadde en tittelrad øverst, vises også den i listen. Du kan fjerne den når du forhåndsviser dataene i neste trinn.

  1. Finn kolonnen som inneholder navnet på firmaer, klikk på kolonnetittelen (Ingen valgt), og velg Firma: Navn.

  2. Finn kolonnene som inneholder fornavn og etternavn på personer, klikk på kolonnetittelen (Ingen valgt), og velg Person: Fornavn og Person: Etternavn. Hvis det bare er én kolonne med både fornavn og etternavn, velger du Person: Fullt navn.

  3. Velg SuperOffice-feltene for resten av kolonnene i tabellen. Hopp over kolonnene du ikke vil importere.

  4. Click Configure import settings and adjust the import settings.

  5. In the Consent comment field, enter a comment about why you are registering these contacts in SuperOffice (purpose) and how/where you obtained their consent

  1. Click Next. The Preview import window will appear.

  2. In Preview import you can browse through the import data before the import begins.

    Icon Description
    Icon - company new The company does not exist and will be added.
    Icon - company changed The company already exists and will be updated.
    Icon - person new The contact does not exist and will be added.
    Icon - person changed The contact already exists and will be updated.
    empty No updating.

  1. Fjern merkingen for de radene du IKKE vil importere. Hvis Excel-regnearket inneholdt en overskriftsrad, kan du fjerne den her.

  2. Når du har kontrollert at dette faktisk er de dataene du vil importere, klikker du på Importer.

Feilsøking

Many contacts are shown without an icon. Does this mean they will not be imported?

Rows without icons are not imported. If you see that many contacts are not being imported, this may be because they are not linked to a company. In that case, you can do one of the following:

  • If the contact is actually linked to a company, you return to the import source (Gmail, Outlook or Excel) and specify a company for the contact. Then start the import afresh.

  • If the contact is not linked to a company, but should be registered under their own name in SuperOffice, set up the person as a company:

    1. Click Previous and Configure import settings.
    2. Click the If no company name list under Contact.
    3. Select Create company using contact name.
    4. Click Save.
    5. Click Next, and check that the New company icon icon is displayed next to the contact. The person is registered as a company in SuperOffice CRM with themselves as the only contact.

Jeg kommer ikke videre!

Du må koble alle de påkrevde SuperOffice-feltene til hver sin kolonne for å gå videre. De obligatoriske feltene vises over tabellen. Hvis du har angitt at personer uten firmaer skal legges til som nytt firma, er bare SuperOffice-feltet Firma: Navn obligatorisk.

Ferdigstille importen

When the import finishes, two lists are displayed:

  • New companies and contacts that were imported.
  • Existing companies and contacts that were changed as a result of the import.

Above each list is a link to the selection with the new/changed companies/contacts.

Tip

If you have imported new companies/contacts and there are problems with the imported data, you can open this selection in SuperOffice CRM and delete the new companies/contacts.

Relatert innhold