Konfigurere importinnstillinger

Audience:
settings
• 9 minutes to read
 • 9 minutes to read

Hvis du justerer importinnstillingene, sparer du tid og gjør det enklere å importere dataene riktig.

Caution

Vi anbefaler at du kontakter SuperOffice Support for å ta en sikkerhetskopi av SuperOffice-databasen før du importerer større mengder data.

I dialogboksen Importinnstillinger kan du tilpasse importen, slik at den bare inkluderer det du ønsker. For å sikre at importdataene skal ha så god kvalitet som mulig, er det viktig å angi riktige importinnstillinger.

Dette gjelder blant annet følgende:

  • Duplikater: Velg den foretrukne metoden for behandling av informasjon som forekommer både i importfilen og databasen.
  • Personer som ikke er koblet til firmaer.
  • Hjemmel og samtykkekilde for personer.
  • Lister: Velg den foretrukne metoden for behandling av listeelementer i importen. For eksempel nye kategorier, bransjetyper og telefonnumre, nye produktkategorier, produktfamilier og produkttyper.

Tenk gjennom følgende før du importerer person- eller produktinformasjon

  • Du kan definere hva systemet skal gjøre hvis du importerer personer som allerede finnes i SuperOffice CRM. Du velger om systemet skal overskrive eller hoppe over oppdateringen.

  • Du kan velge at systemet skal opprette nye kategorier automatisk hvis du bruker en kategori som ikke finnes i SuperOffice CRM, i importfilen.

Typiske scenarier

  • Jeg vil importere informasjon som ikke finnes i SuperOffice-dataene, men jeg vil ikke overskrive eksisterende informasjon. Velg alternativet Flett - oppdater tomme felt. Da blir bare tomme felt i SuperOffice oppdatert med importert informasjon.

  • Dataene jeg vil importere, er kvalitetssikret og jeg vil oppdatere SuperOffice-databasen. Velg alternativet Erstatt - overskriv eksisterende. Dataene fra importen vil overskrive eksisterende felt i SuperOffice.

  • Jeg vil bare importere nye firmaer og personer til SuperOffice. Velg alternativet Hopp over - ikke importer. Firmaer og personer som allerede finnes i SuperOffice, blir ikke oppdatert.

  • Jeg vil bare importere nye produkter til valgte prisliste. Velg alternativet Hopp over - ikke importer. Produkter som allerede finnes i den valgte prislisten, blir ikke oppdatert.

  • Jeg vil importere alle firmaer og personer til SuperOffice og håndtere eventuelle duplikater selv. Velg alternativet Legg til alltid.

  • Jeg vil importere alle produkter til valgte prisliste og håndtere eventuelle duplikater selv. Velg alternativet Legg til alltid.

Eksempel

Eksisterende data:

Firma Adresse Org.nr. Kode
Importer Excel/Outlook/Gmail ACME Inc. Broadway 123 11223344 -
SuperOffice ACME Inc. Main street 456 - ACME1

Handling:

Handling Firma Adresse Org.nr. Kode
Slå sammen ACME Inc. Broadway 123 11223344 ACME1
Overskriv ACME Inc. Main street 456 11223344 -
Hopp over ACME Inc. Broadway 123 - ACME1

Håndtere duplikater (firma/person)

Det oppstår duplikater hvis samme oppføring finnes i både importfilen og i databasen. I importinnstillingene må du alltid angi regler for duplikathåndtering.

Under Firma, Person og Produkt i Importinnstillinger-dialogboksen angir du hvordan duplikater skal behandles.

  1. Klikk på listeboksen Duplikate treff, og velg deretter feltene som skal brukes for å identifisere duplikater av firmaer eller personer.

    Note

    Hvis du vil unngå å risikere å overskrive data, bør du velge det alternativet som er unikt for hvert firma, hver person og hvert produkt.

    Dataene som er valgt for duplikatkontroll, MÅ finnes i importfilen. Hvis du velger navn+ kode, må importfilen minst inneholde disse kolonnene.

  2. Klikk på listeboksen Handling og velg hvordan duplikattreff skal håndteres:

    • Legg til alltid:

      • Nye firmaer, personer og produkter vil alltid bli lagt til, selv om det er duplikater.
      • Nye produkter blir alltid lagt til, selv om det finnes duplikater.

    • Flett - oppdater tomme felt:

      • Hvis eksisterende firmaer og personer i SuperOffice har tomme felt, fylles disse tomme feltene ut med data fra importkilden. Data som allerede finnes i SuperOffice-felt, blir ikke overskrevet.

      • Hvis eksisterende produkter i den valgte prislisten har tomme felt, fylles disse tomme feltene ut med data fra importkilden. Data som allerede finnes i den valgte prislisten, blir ikke overskrevet.

    • Erstatt - overskriv eksisterende:

      • Importdata vil overskrive eksisterende data i SuperOffice-felt.
      • Importdata vil overskrive eksisterende data i valgte prisliste.

    • Hopp over - ikke importer:

      • Hvis firmaer og personer allerede finnes i SuperOffice, blir de ikke importert.
      • Hvis produkter allerede finnes i den valgte prislisten, blir de ikke oppdatert.

Valg for duplikate treff

Firma:

  • Navn: Firmanavnet må være identisk.
  • Navn + Avdeling: Både firmanavnet og avdelingen må være identiske.
  • Nummer: Firmanummeret må være identisk.
  • Kode: Firmaets kode må være identisk.
  • Organisasjonsnummer: Firmaets organisasjonsnummer må være identisk.
  • ID: Firmaets ID må være identisk.

Person:

  • Navn: Personens fulle navn (fornavn+etternavn) må være identisk.
  • E-postadresse: Personens e-postadresse må være identisk.
  • Mobiltelefon: Personens mobiltelefonnummer må være identisk.
  • Nummer: Personens nummer må være identisk.
  • Ingen - Ikke importer person: Velg dette alternativet hvis du ikke vil importere personer.
  • ID: Personens ID må være identisk.

Produkt:

  • Navn: Produktnavnet må være identisk.
  • Kode: Produktkoden må være identisk.
  • Navn + Kode: Både produktnavnet og produktkoden må være identiske.

Håndtere personer som ikke tilhører et firma

Hvis personer i importkilden ikke står oppført på et firma, har du tre alternativer i listeboksen Hvis firmanavn er tomt:

  • Opprett firma med personens navn: Det blir opprettet et firma med personens navn, og personen blir eneste kontaktperson.

  • Hopp over – ikke opprett firma eller person: Personen blir ikke importert.

  • Importer personer uten firma: Personen importeres uten kobling til et firma. Dette alternativet er bare mulig hvis den globale preferansen Obligatorisk firma for personer er satt til Nei.

Personvernsinnstillinger for importerte personer

Når du importerer personer, må du også angi hjemmel og samtykkekilde for formålet Salg og kundeservice:

  • Hjemmel: Velg en hjemmel fra listen, eller velg Bruk standard for å bruke standardverdien som er definert i Personvern-bildet.

  • Samtykkekilde: Denne verdien er som standard satt til Import, men du kan velge en annen verdi i listen.

Håndtere listeverdier som ikke finnes i SuperOffice

Importkilden kan for eksempel inneholde bransjer som ikke er registrert i SuperOffice. Da må du deretter velge hvordan nye kategorier, bransjer, posisjoner, tilpassede listeverdier og interesser skal håndteres. I listeboksene under Lister har du følgende valg:

  • Legg til nytt element i listen: Nye verdier blir lagt til i SuperOffice.

  • Ignorer - bruk standardverdi: Nye verdier blir ikke importert, og standardverdien for kategori eller bransje blir brukt. Du angir standardverdien under Preferanser > Standardverdier.

    Note

    Posisjon har ingen standardverdi.

  • Ignorer - sett til tomt: Ingen nye verdier blir importert til SuperOffice.

Administrere nye telefonnumre, koblinger og e-postadresser

Importkilden kan for eksempel inneholde telefonnumre, koblinger og e-postadresser som ikke er registrert i SuperOffice. På samme måte som det er mulig å registrere flere telefonnumre, koblinger og e-postadresser for ett firma / én person, må du spesifisere hvordan nye verdier skal behandles. I listeboksene Telefonnummer og Lenker + e-postadresse under Lister har du følgende alternativer:

  • Legg til ny - behold eksisterende: Nye verdier blir lagt til i SuperOffice, og eksisterende verdier beholdes.
  • Erstatt - overskriv eksisterende: Eksisterende verdier i SuperOffice blir overskrevet med importerte verdier. For eksempel: Dette kan være aktuelt hvis du vet at importen inneholder riktige e-postadresser til personene dine. Hvis e-postadressene som er registrert i SuperOffice, er utdatert, kan du overskrive dem for å rydde opp i systemet.
  • Ignorer - behold eksisterende: Ingen nye verdier blir importert til SuperOffice.

Administrere produktkategorier, -familier og -typer som ikke er i SuperOffice

Importkilden kan for eksempel inneholde produktkategorier som ikke er registrert i SuperOffice. Da må du velge hvordan nye produktkategorier, produktfamilier og produkttyper skal håndteres. I listen Nye verdier for... har du følgende alternativer:

  • Legg til nytt element i listen: Nye verdier blir lagt til i SuperOffice.
  • Ignorer - sett til tomt: Ingen nye verdier blir lagt til i SuperOffice.