Importere fra Excel

Audience:
settings
• 6 minutes to read
 • 6 minutes to read

Du kan importere kundedataene dine på én gang ved hjelp av Excel, Outlook, Gmail eller ERP Synchronizer i SuperOffice CRM.

Excel-regnearket kan for eksempel inneholde:

  • En liste over leads/prospekter som du vil legge inn i SuperOffice.

    Tip

    Legg til en kolonne med for eksempel teksten "potensiell kunde" for alle personene, slik at det blir enkelt å koble dem til riktig kategori i SuperOffice CRM.

  • En firma-/personliste med "vaskede" data (eksportert og kvalitetskontrollert for deretter å importeres igjen).

  • Firmaer og personer fra andre programmer og formater, for eksempel økonomisystemer, andre CRM-klienter, e-postklienter (bortsett fra Gmail og Outlook) og Windows-installasjoner av SuperOffice CRM.

Før du begynner

Caution

Vi anbefaler at du kontakter SuperOffice Support for å ta en sikkerhetskopi av SuperOffice-databasen før du importerer større mengder data.

Før du starter importen, må du klargjøre Excel-filen. Sjekkliste:

  • Excel-regnearket bør minimum inneholde kolonner med firmanavn og personnavn (fornavn og etternavn).

  • Kontroller at dataene er oppdaterte. Er for eksempel postadresser og telefonnumre riktige?

Importere firmaer/personer fra en Excel-fil

Se denne videoen, eller følg trinnene nedenfor for å finne ut hvordan du importerer personene dine til SuperOffice CRM ved hjelp av importmalen vår (videolengde – 4.02):

Trinn

  1. Gå til Importer-bildet ved å klikke på Importer-knappen () i navigatoren.

  2. Kontroller at Personer er valgt under Velg en importkilde, og klikk deretter på ikon Excel-ikonet.

  3. I dialogboksen Last opp fil klikker du på Last opp fil for å velge Excel-regnearket du vil importere.

  4. Bla deg frem til ønsket Excel-regneark, og klikk på Åpne. Dataene fra regnearket vises i tabellen.

Note

På dette stadiet er ikke firmaer/personer fra Excel importert til SuperOffice-databasen ennå. SuperOffice laster bare inn firma-/personlisten fra regnearket, slik at du kan angi importinnstillingene.

Tilpasse importen

Siden Excel-regnearket kan inneholde alt fra noen få kolonner til svært mange kolonner, er det viktig at kolonnene med data du vil importere, blir koblet til riktig SuperOffice-felt.

Note

Hvis Excel-regnearket hadde en tittelrad øverst, vises også den i listen. Du kan fjerne den når du forhåndsviser dataene i neste trinn.

  1. Finn kolonnen som inneholder navnet på firmaer, klikk på kolonnetittelen (Ingen valgt), og velg Firma: Navn.

  2. Finn kolonnene som inneholder fornavn og etternavn på personer, klikk på kolonnetittelen (Ingen valgt), og velg Person: Fornavn og Person: Etternavn. Hvis det bare er én kolonne med både fornavn og etternavn, velger du Person: Fullt navn.

  3. Velg SuperOffice-feltene for resten av kolonnene i tabellen. Hopp over kolonnene du ikke vil importere.

  4. Klikk på Konfigurer importinnstillinger og juster importinnstillingene.

  5. I feltet Samtykkekommentar skriver du en kommentar om hvorfor du registrerer disse personene i SuperOffice (formål), og hvordan/hvor du innhentet deres samtykke.

  1. Klikk på Neste. Forhåndsvisning-vinduet vises.

  2. I Forhåndsvisning kan du se gjennom importdataene før importen starter.

    Ikon Beskrivelse
    Ikon – firma ny Firmaet finnes ikke og vil bli lagt til.
    Ikon – firma endret Firmaet finnes allerede og vil bli oppdatert.
    Ikon – person ny Personen finnes ikke og vil bli lagt til.
    Ikon – person endret Personen finnes allerede og vil bli oppdatert.
    tom Ingen oppdatering.

  1. Fjern merkingen for de radene du IKKE vil importere. Hvis Excel-regnearket inneholdt en overskriftsrad, kan du fjerne den her.

  2. Når du har kontrollert at dette faktisk er de dataene du vil importere, klikker du på Importer.

Feilsøking

Mange personer vises uten ikon. Betyr dette at de ikke importeres?

Rader uten ikon blir ikke importert. Hvis du ser at mange personer ikke blir importert, kan det skyldes at de ikke er tilknyttet et firma. Da kan du gjøre ett av følgende:

  • Hvis personen faktisk er koblet til et firma, går du tilbake til importkilden (Gmail, Outlook eller Excel) og angir et firma for personen. Deretter starter du importen på nytt.

  • Hvis personen ikke er knyttet til et firma, men skal registreres under eget navn i SuperOffice, oppretter du personen som et firma:

    1. Klikk på Forrige og Konfigurer importinnstillinger.
    2. Klikk på listen Hvis firmanavn er tomt under Person.
    3. Velg Opprett firma med personens navn.
    4. Klikk på Lagre.
    5. Klikk på Neste, og kontroller at Nytt firma-ikonet vises ved siden av personen. Personen er registrert som et firma i SuperOffice CRM med seg selv som eneste person.

Jeg kommer ikke videre!

Du må koble alle de påkrevde SuperOffice-feltene til hver sin kolonne for å gå videre. De obligatoriske feltene vises over tabellen. Hvis du har angitt at personer uten firmaer skal legges til som nytt firma, er bare SuperOffice-feltet Firma: Navn obligatorisk.

Ferdigstille importen

Når importen er fullført, vises to lister:

  • Nye firmaer og personer som ble importert.
  • Eksisterende firmaer og personer som ble endret som følge av importen.

Over hver liste er det en kobling til utvalget med de nye/endrede firmaene/personene.

Tip

Hvis du har importert nye firmaer/personer og det er problemer med de importerte dataene, kan du åpne dette utvalget i SuperOffice CRM og slette de nye firmaene/personene.

Relatert