Legge til brukere
Når SuperOffice CRM-løsningen er konfigurert og tilpasset, er det på tide å gi brukerne tilgang. Denne guiden beskriver hvordan du legger til én bruker om gangen.
Administratorer har ansvaret for å tildele hvert nye bruker et brukernavn, et passord og en primærgruppe. I SuperOffice CRM Online inkluderer dette også valg av en brukerplan. I abonnementer på SuperOffice CRM Suite gjelder firmaets plan for alle brukere – aktiver bare alternativet Kan logge inn for å gi tilgang.
Note
Hvis du oppga brukerinformasjon da du bestilte SuperOffice CRM, er disse brukerne kanskje allerede i systemet og har fått påloggingsinformasjon via e-post. Sjekk skjermbildet Brukere før du legger til noen manuelt.
Trinn
Åpne skjermbildet Brukere.
Velg fanen Medarbeidere.
Klikk på Legg til-knappen under listen.
Skriv inn navnet og e-postadressen til den nye brukeren øverst på kortet.
Hvis mer enn ett eierfirma er tilgjengelig i SuperOffice-tenanten, kan du velge eieren under feltet E-post.
Skriv inn relevant informasjon i fanene Detaljer og Lisenser.
Klikk på Lagre. Navnet på den nye brukeren vises nå i listen.
- SuperOffice CRM Online: Hvis aktive brukere trenger en annen brukerplan, kan du tilordne brukerplaner i Innstillinger og vedlikehold.
- SuperOffice CRM Suite: Administrer brukertilgang ved å aktivere eller deaktivere alternativet Kan logge inn. Firmaets plan bestemmer hvilke funksjoner alle brukere kan få tilgang til. Se CRM Suite-planer.
Viktige felt forklart
I fanen Detaljer finner du følgende alternativer:
Bruker-ID: I feltet Bruker-ID redigerer du den foreslåtte IDen for brukeren (hvis du ikke vil bruke den automatisk genererte IDen). Du kan ikke angi en bruker-ID som allerede finnes i databasen. Det er ingen begrensninger på hvilke tegn som kan brukes i bruker-IDen.
Note
Bruker-ID-en bør ikke inneholde for mange tegn, siden den vises i ID-kolonnene i SuperOffice CRM, og plassen i disse kolonnene kan være begrenset.
Kallenavn: Kallenavnet er navnet som er synlig for andre brukere av SuperOffice, og det brukes bare for SuperOffice Service-brukere. Du kan redigere det foreslåtte kallenavnet for brukeren (hvis du ikke vil bruke det automatisk genererte navnet).
Autentisering: Hvis det finnes flere tilgjengelige autentiseringsmåter, kan du velge en her.
Brukernavn: Skriv inn SuperOffice-brukernavnet. Dette bør være det samme navnet som i identitetsleverandørens system (hvis du bruker Office 365 eller Gmail til autentisering). Når du bruker SuperOffice til autentisering, fyller du bare inn e-postadressen din. Kontroller at e-postadressen er gyldig, siden den brukes til kontobekreftelse.
Rolle: I listeboksen Rolle velger du hvilken rolle brukeren skal ha. Rollen bestemmer datatilgang og funksjonelle rettigheter for brukeren. Du kan ikke endre din egen rolle.
Brukerplan: Velg den aktuelle brukerplanen for brukeren. Dette bestemmer hvilke SuperOffice-funksjoner brukeren kan få tilgang til. (Kun SuperOffice CRM Online. I abonnementer på SuperOffice CRM Suite gjelder firmaets plan for alle brukere.)
Sluttet: Hvis en bruker ikke lenger skal ha tilgang til SuperOffice, velger du dette alternativet for å fjerne brukerplanen og påloggingsrettighetene til brukeren.
Primærgruppe: I listeboksen Primærgruppe velger du et av de forhåndsdefinerte alternativene for gruppetilhørighet. Gruppene defineres i Lister-bildet. Brukeren får tilgang til data som eies av andre brukere i samme primærgruppe. Tilgangsrettighetene (for eksempel skrive- og slettetilgang) for disse dataene er definert i den rollen brukeren tilhører. Se Synlighet hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du deler data med primærgruppen din.
Andre grupper: Klikk i feltet Andre grupper, og velg hvilke andre grupper brukeren skal tilhøre. Hvis listen inneholder mange grupper, begynner du å skrive inn et gruppenavn i søkefeltet for å filtrere listen.
SuperOffice Service-kategorier: Disse kategoriene brukes til å gi brukerne tilgang til bestemte sakskategorier.
Service-kategorier fra brukergrupper: Viser kategoriene brukeren får ved å være i en brukergruppe.
Eksempel
Jon Jonsen jobber i salgsavdelingen i et stort selskap. Primærgruppen settes til "Salg", slik at Jon har tilgangsrettigheter til data som brukere i salgsavdelingen har opprettet. Tilgangsrettighetene til primærgruppen er definert i rollen som Jon tilhører. Denne rollen bestemmer om Jon kan redigere eller slette data som er opprettet av de andre brukerne i salgsavdelingen (se Angi datarettigheter for rolle).
Jon trenger i tillegg begrenset tilgang til dokumenter fra markedsavdelingen og utviklingsavdelingen. Disse to avdelingene legges til under Andre grupper. I rollen som Jon tilhører, er det angitt at Jon bare har lesetilgang til disse dataene.
Video: Legge til en ny SuperOffice CRM-bruker
Se denne demoen for å se hvordan du legger til en ny bruker i SuperOffice CRM. (Denne videoen viser en tidligere versjon av SuperOffice, så designet kan se annerledes ut. Trinnene er de samme.)
(videolengde – 1.46)
Feilsøking
En nyopprettet bruker kan ikke logge på SuperOffice
Det er to vanlige situasjoner der en ny bruker ikke kan logge på:
- Brukernavnet er ikke en e-postadresse, eller e-postadressen er ugyldig
- Den nye brukerens konto er ikke aktivert
-
Velg Brukere i navigatoren.
Velg brukeren som ikke kan logge på, i listen over brukere.
Kontroller at brukeren har angitt en gyldig e-postadresse, siden aktiverings-e-posten sendes til denne adressen.
Kontroller at brukeren har mottatt aktiverings-e-posten, og at aktiveringslenken ble klikket innen 48 timer.
Hvis du vil sende velkomst-e-posten på nytt, går du til Innstillinger og vedlikehold > Brukere, velger brukeren, klikker på Oppgave-knappen og velger Send velkomst-e-post.
Kontroller at brukeren har fulgt instruksjonene for å logge på SuperOffice CRM.