Legge til brukere
Når SuperOffice CRM-løsningen er konfigurert og tilpasset, er det på tide å gi brukerne tilgang til CRM-løsningen.
Administratorer har ansvaret for å gi nye brukere en brukerplan, et brukernavn, et passord og brukergruppen brukeren tilhører. Du kan legge til brukere i SuperOffice CRM i Innstillinger og vedlikehold.
Note
Hvis du oppga informasjon om brukerne da du bestilte SuperOffice CRM, trenger du ikke å legge til brukere. Brukerne skal ha fått påloggingsinformasjon fra SuperOffice via e-post. Kontroller om brukerne er i systemet ved hjelp av menyen Brukere i Innstillinger og vedlikehold.
Denne prosedyren beskriver hvordan du legger til én bruker om gangen. Hvis du vil legge til flere brukere, kan du se Importere brukere.
Følg trinnene eller se videoen nedenfor for å se hvordan du legger til en ny bruker i SuperOffice CRM (videolengde – 1.46):
Legge til en ny SuperOffice CRM-bruker
Åpne skjermbildet Brukere.
Velg fanen Medarbeidere.
Klikk på Legg til-knappen under listen.
Skriv inn navnet og e-postadressen til den nye brukeren øverst på kortet.
Hvis mer enn ett eierfirma er tilgjengelig i SuperOffice-installasjonen, kan du velge dette under feltet E-post.
Skriv inn relevant informasjon i fanene Detaljer og Lisenser.
Klikk på Lagre. Navnet på den nye brukeren vises nå i listen.
Tip
Hvis aktive brukere trenger en annen brukerplan, kan du tilordne brukerplaner i Innstillinger og vedlikehold.
Fanen Detaljer
I fanen Detaljer finner du følgende alternativer:
Bruker-ID: I feltet Bruker-ID redigerer du den foreslåtte IDen for brukeren (hvis du ikke vil bruke den automatisk genererte IDen). Du kan ikke angi en bruker-ID som allerede finnes i databasen. Det er ingen begrensninger på hvilke tegn som kan brukes i bruker-IDen.
Note
Bruker-ID-en bør ikke inneholde for mange tegn, siden den vises i ID-kolonnene i SuperOffice CRM, og plassen i disse kolonnene kan være begrenset.
Kallenavn: Kallenavnet er navnet som er synlig for andre brukere av SuperOffice, og det brukes bare for SuperOffice Service-brukere. Du kan redigere det foreslåtte kallenavnet for brukeren (hvis du ikke vil bruke det automatisk genererte navnet).
Autentisering: Hvis det finnes flere tilgjengelige autentiseringsmåter, kan du velge en her.
Brukernavn: Skriv inn SuperOffice-brukernavnet. Dette bør være det samme navnet som i identitetsleverandørens system (hvis du bruker Office 365 eller Gmail til autentisering). Når du bruker SuperOffice til autentisering, fyller du bare inn e-postadressen din. Kontroller at e-postadressen er gyldig, siden den brukes til kontobekreftelse.
Rolle: I listeboksen Rolle velger du hvilken rolle brukeren skal ha. Rollen bestemmer datatilgang og funksjonelle rettigheter for brukeren. Du kan ikke endre din egen rolle.
Brukerplan: Velg den aktuelle brukerplanen for brukeren. Dette bestemmer hvilke SuperOffice-funksjoner brukeren kan få tilgang til.
Sluttet: Hvis en bruker ikke lenger skal ha tilgang til SuperOffice, velger du dette alternativet for å fjerne brukerplanen og påloggingsrettighetene til brukeren.
Primærgruppe: I listeboksen Primærgruppe velger du et av de forhåndsdefinerte alternativene for gruppetilhørighet. Gruppene defineres i Lister-bildet. Brukeren får tilgang til data som eies av andre brukere i samme primærgruppe. Tilgangsrettighetene (for eksempel skrive- og slettetilgang) for disse dataene er definert i den rollen brukeren tilhører. Se Synlighet hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du deler data med primærgruppen din.
Andre grupper: Klikk i feltet Andre grupper, og velg hvilke andre grupper brukeren skal tilhøre. Hvis listen inneholder mange grupper, begynner du å skrive inn et gruppenavn i søkefeltet for å filtrere listen.
SuperOffice Service-kategorier: Disse kategoriene brukes til å gi brukerne tilgang til bestemte sakskategorier.
Service-kategorier fra brukergrupper: Viser kategoriene brukeren får ved å være i en brukergruppe.
Eksempel
Jon Jonsen jobber i salgsavdelingen i et stort selskap. Primærgruppen settes til "Salg", slik at Jon har tilgangsrettigheter til data som brukere i salgsavdelingen har opprettet. Tilgangsrettighetene til primærgruppen er definert i rollen som Jon tilhører. Denne rollen bestemmer om Jon kan redigere eller slette data som er opprettet av de andre brukerne i salgsavdelingen (se Angi datarettigheter for rolle).
Jon trenger i tillegg begrenset tilgang til dokumenter fra markedsavdelingen og utviklingsavdelingen. Disse to avdelingene legges til under Andre grupper. I rollen som Jon tilhører, er det angitt at Jon bare har lesetilgang til disse dataene.
Lisenser-fanen
I Lisenser-fanen kan du velge lisenser i tillegg til de som er definert av den valgte brukerplanen.
Confidential activities: Aktiverer listen Synlig for for oppfølginger, dokumenter og salg, slik at oppføringer blir synlige bare for brukeren, brukerens primærgruppe eller alle.
Kan logge inn
I den nedre delen av brukerkortet kan du aktivere eller deaktivere påloggingsrettighetene til den valgte brukeren ved å klikke på knappen Kan logge inn. Som standard aktiveres dette alternativet når du velger en brukerplan for brukeren.
Rediger bruker/medarbeider
-
Velg Brukere i navigatoren.
- Velg fanen Medarbeidere.
- Merk ønsket bruker i oversikten over brukere.
- Gjør endringene, og klikk deretter på Lagre.