Legge til oppfølging
Når du oppretter oppfølginger og planlegger alle møter og aktiviteter i dagboken din i SuperOffice, har du alltid full oversikt over alt som skjer, du får en god kommunikasjonshistorikk, og du holder kollegene dine informert.
Trinn
Det er mange måter å opprette en oppfølging på. Denne metoden fungerer fra hvor som helst i SuperOffice CRM og for alle typer oppfølginger.
Klikk på Ny i toppraden, og velg deretter Møte, Oppfølging eller Oppgave.
Fyll ut de andre feltene med ønsket informasjon.
Noe informasjon blir automatisk satt inn basert på konteksten, for eksempel dagens dato.
Klikk på Lagre-knappen.
Andre alternativer:
| Startpunkt | Avtale | Samtale | Oppgave |
|---|---|---|---|
| Detaljkortet Aktiviteter | x | x | x |
| Oppgaveknappen i personkortet | x | x | |
| Dagboken | x |
Hvordan legge inn informasjon
Note
Mange felt har en liste over forhåndsdefinerte verdier du kan velge fra. Klikk på for å utvide listen. Velg deretter en verdi for det feltet. Alternativt kan du begynne å skrive i feltet for å søke etter en spesifikk verdi, for eksempel et firmanavn.
Hvis din SuperOffice har tidssoner aktivert, kan du velge hvilken tidssone oppfølgingen skal opprettes i. Tidssonene vises etter land, og du kan søke både etter land og by direkte i tidssonen feltet.
Hvis du markerer Hele dagen, blir tiden for oppfølgingen satt til perioden som er spesifisert som standard arbeidsdag (Starttid for hele dagen og Sluttid for hele dagen-innstillingen).
Skriv inn en tittel.
Klikk på den fargede ballen og velg en oppfølgingstype.
Valgfritt, velg et selskap eller en kontakt som oppfølgingen gjelder for. Hvis du vil invitere dem og andre til møtet, klikk på Inviter.
- Legg til deltakere.
- Valgfritt, legg til møterom, lokasjoner, eller steder.
- Valgfritt, legg til sted eller adresse.
Spesifiser tid og dato. Klikk på Vis mer for å angi gjentakelse, "hele dagen", "opptatt/fri" og tidssone. Klikk på klokkeikonet i overskriften for å sette alarm.
Valgfritt, velg et prosjekt og/eller salg for å koble det til oppfølgingen. Du kan velge hvilket som helst prosjekt/salg uavhengig av hvilket selskap du valgte tidligere.
Velg fanen Dagsorden for å legge til ytterligere informasjon, for eksempel en dagsorden, en beskrivelse av oppfølgingen, filer, bilder og lenker. Bruk knappene i bunnen for å legge til formatering og innhold i rik tekst.
Tip
Hvis du vil begrense tilgangen til kun ansatte, plasser den informasjonen i fanen Interne notater. Det som legges til her sendes ikke til eksterne deltakere. Klikk på klokkeikonet for å legge til et tidsstempel. En prikk på fanen indikerer at noen har lagt til en merknad.
Opprette oppfølging fra detaljkortet Aktiviteter
Klikk på Legg til-knappen i detaljkortet Aktiviteter.
Eller, dobbeltklikk på en tom rad under siste aktivitet i listen. Hvis det ikke vises noen tom rad nederst i aktivitetslisten, må du utvide listen: Plasser musepekeren mellom detaljkortene og kortet over. Musepekeren endres til en dobbeltpil. Klikk og dra linjen oppover til du ser en eller flere tomme rader nederst i aktivitetslisten.
Note
Hvis du angir tidspunkt eller varighet på en oppfølging du oppretter fra aktivitetslisten, blir den lagt i dagboken.
Opprette oppfølging fra Oppgaveknappen
Klikk på i personkortet.
For å opprette et møte, velg Be om et møte.
For å registrere et telefonsamtale, velg Opprett samtale.
Angi informasjon og klikk på Lagre.
Opprette møte fra Dagbok-bildet
For å velge en tidsspalte: Klikk med museknappen ved klokkeslettet du vil at møtet skal starte på, og hold museknappen nede mens du drar musen til ønsket sluttidspunkt for oppgaven. Du ser et blått område mens du definerer tidsrommet, og deretter vises dialogboksen for oppfølginger.
For å bruke standardvarighet: Dobbeltklikk på et klokkeslett i dagboken eller høyreklikk på et klokkeslett i dagboken og velg Ny.
Note
Hvis du oppretter møtet fra fanen Oversikt, kan du velge at deltakerlisten skal fylles ut automatisk med deltakerne i oversikten. Hvis du vil angi dette alternativet, kan du gå til Personlige innstillinger > Preferanser > Funksjoner og sette preferansen for Deltakere fra gruppevisning til Ja. Klikk på Lagre.
Opprette møte for en medarbeider
Du kan hente inn dagboken til en annen bruker eller en tilgjengelig ressurs hvis du ønsker å se når de har ledig tid, eller hvis du vil opprette oppfølginger for dem direkte.
Klikk på Oversikt-fanen i Dagbok-bildet.
Klikk på dagbokeierlisten og finn personens dagbok.
Opprett et ny møte i denne dagboken ved hjelp av musen.
I dialogboksen Oppfølging, fyll ut de andre feltene med ønsket informasjon.
Velg deltakerne du vil inkludere, hvis de ikke inkluderes automatisk.
Klikk på Lagre-knappen. Møtet vises i den merkede personens dagbok.
Kopiere en oppfølging til dagboken
Du kan også lage en oppfølging ved å kopiere en eksistterende oppfølging til en annen tid eller dag i dagboken.
Åpne dagboken og finn oppfølgingen du vil kopiere.
Hvis oppfølgingen er utført, høyreklikk på den og velg Utført. (Husk å tilbakestille statusen etter kopiering.)
Holder nede Shift-tasten mens du drar og slipper oppfølgingen til en annen tid.