Gruppeoversikt
Gruppeoversikt i dagboken lar deg vise og administrere timeplanene til flere brukere eller ressurser i én samlet kalender. Bruk gruppeoversikter for å effektivisere planlegging, sjekke tilgjengelighet og opprette oppfølginger direkte for teammedlemmer eller ressurser.
Vise flere dagbøker
Gå til Oversikt-fanen i dagboken.
Velg en gruppe fra listen ().
Forhåndsdefinerte grupper er basert på organisasjonens oppsett og inkluderer brukergrupper eller ressurser, for eksempel avdelinger eller møterom.
De valgte dagbøkene vises i Oversikt-fanen, hvor du kan sjekke timeplaner eller planlegge oppfølginger.
Opprette en ny gruppeoversikt
Gå til fanen Oversikt i dagboken.
Klikk på og velg Ny gruppeoversikt.
Alternativt kan du velge Kopier for å lage en ny oversikt basert på en eksisterende.
I dialogboksen Ny gruppeoversikt skriver du inn et Navn og en valgfri Beskrivelse.
Velg hvem og hvilke ressurser som skal inkluderes i gruppeoversikten. Du har flere alternativer:
Medarbeidere: Velg en bruker fra organisasjonen, og klikk deretter på for å legge dem til i oversikten. Du kan filtrere listen etter brukergruppe for enklere søk.
Prosjekt: Velg et prosjekt, velg en prosjektdeltaker, og klikk deretter på for å legge dem til i oversikten.
Ressurs: Velg en ressurs, for eksempel et møterom eller utstyr, og klikk deretter på for å legge den til i oversikten.
Tip
Klikk på Velg alle for å legge til alle i listen med ett klikk.
Endre rekkefølgen i gruppen ved behov: Velg en person eller ressurs, og bruk og for å justere plasseringen. Denne rekkefølgen bestemmer hvordan gruppen vises i Oversikt-fanen.
Klikk på Lagre for å fullføre gruppeoversikten, eller Avbryt for å forkaste endringene.
Tip
Bruk Oppgave-menyen til å administrere eksisterende visninger. Du kan Kopiere forhåndsdefinerte grupper, samt Redigere eller Slette grupper du har opprettet selv.
Hvilke dagbøker kan jeg inkludere?
Når du oppretter en gruppeoversikt, kan du inkludere en hvilken som helst kombinasjon av medarbeidere, ressurser eller prosjektdeltakere:
- Medarbeidere: Legg til teammedlemmer eller kollegaer for å følge med på timeplanene deres.
- Prosjektdeltakere: Legg til medlemmer av et spesifikt prosjekt for å se tilgjengeligheten til teamet.
- Ressurser: Inkluder delte ressurser som møterom eller utstyr. Ressurslisten defineres i Innstillinger og vedlikehold.
Alternativer i Oppgave-menyen
Oppgave-menyen gir følgende alternativer for å administrere gruppeoversikter:
| Alternativ | Beskrivelse |
|---|---|
| Rediger | Endre en gruppeoversikt du har opprettet. Forhåndsdefinerte gruppeoversikter kan ikke redigeres. |
| Ny gruppeoversikt | Opprett en ny tilpasset gruppeoversikt. |
| Kopier | Dupliser en eksisterende gruppeoversikt. |
| Slett gruppeoversikt | Fjern en gruppeoversikt du har opprettet. |
| Inviter deltakere | Legg til deltakere i en oppfølging direkte fra gruppeoversikten. |
| Hjelp | Åpne brukerveiledningen (denne siden). |
Redigere gruppeoversikt
Du kan redigere gruppeoversikter som du har opprettet selv. Forhåndsdefinerte gruppeoversikter kan ikke endres. Følg disse trinnene for å oppdatere en gruppeoversikt:
Klikk på og velg Rediger.
I dialogboksen Rediger gruppeoversikt:
For å legge til personer eller ressurser: Velg dem fra listen og klikk på .
For å fjerne brukere eller ressurser: Velg dem i ruten til høyre og klikk på .
For å endre rekkefølgen: Velg en person eller ressurs og bruk og .
Klikk på Lagre for å lagre endringene, eller Avbryt for å forkaste dem.
Hvorfor er Rediger-alternativet utilgjengelig?
Du kan bare redigere gruppeoversikter du har opprettet selv. Forhåndsdefinerte gruppeoversikter, for eksempel de som er opprettet av administratorer eller definert i Innstillinger og vedlikehold, kan ikke endres. For å gjøre endringer:
Klikk på Oppgave-knappen () og velg Kopier.
Lagre den nye gruppeoversikten med et annet navn.
Rediger den kopierte gruppeoversikten etter behov.
Slette gruppeoversikt
Du kan slette gruppeoversikter som du har opprettet. Forhåndsdefinerte gruppeoversikter kan ikke fjernes.
Klikk på Oppgave-knappen () i Oversikt-fanen.
Velg Slett gruppeoversikt fra menyen.
Bekreft slettingen i dialogboksen ved å velge Ja.