Legge til en dokumentmal
Hvis du lager nye maler eller endrer en standardmal og lagrer den med et annet filnavn, må du knytte malene til SuperOffice CRM, slik at programmet kan finne dem når du skriver dokumenter fra SuperOffice CRM.
Maler vises som forekomster på listen Dokument - mal, og du knytter en mal til SuperOffice CRM ved å legge den til som en forekomst på listen.
Se denne videoen, eller følg fremgangsmåten nedenfor for å finne ut hvordan du kan legge til en dokumentmal (videolengde – 2.30):
Trinn
I Innstillinger og velikehold, velg Lister i navigatoren (1).
Velg fanen Forekomster, klikk på pilen, og velg Dokument - Mal (2).
Klikk på Legg til-knappen (3).
Skriv inn ønsket navn på forekomsten i feltet Navn (1).
Velg eventuelt hvor du vil lagre dokumentmalen, i listen Lagre malen i (2).
Nå har du to muligheter:
Laste opp en ny dokumentmal:
- Klikk på Kopier en eksisterende dokumentmalfil.
- Klikk på listen Kopier mal.
- Velg ønsket mal på listen.
Kopiere en eksisterende mal i SuperOffice:
- Velg Last opp en ny dokumentmal fra disk (3).
- Klikk på Last opp.
- Klikk på Last opp fil i dialogboksen Last opp fil.
- Velg ønsket fil, og klikk på Åpne. Navnet på filen vises i dialogboksen Rediger forekomst.
Klikk på Lagre i dialogboksen Rediger forekomst. Dialogboksen oppdateres.
Valgfritt: Rediger om nødvendig malnavnet, og klikk på Rediger for å redigere selve malfilen.
Angi ønsket informasjon i fanene Detaljer og Språk.
Klikk på Lagre. Malen blir nå lagt til som en egen forekomst i listen Forekomster og er nå tilgjengelig i CRM-klienten:
Tip
Gjenta prosedyren hvis du vil legge til flere maler.
Fanen Detaljer
Angi følgende informasjon i fanen Detaljer:
I feltet Retning angir du om malen er utgående eller innkommende ved å klikke på
pilen og velge fra listeboksen.I feltet Dokumenttype velger du enten Dokument eller Faks som maltype.
I feltet Dokument lagret i kan du velge å lagre dokumentet et annet sted enn standardalternativet.
I Hensikt-feltet klikker du på
pilen og velger et av de forhåndsdefinerte alternativene fra listen. Disse elementene brukes i forbindelse med statusovervåking (krever lisens for Sales Intelligence).Tip
Du kan opprette nye alternativer i tillegg til de forhåndsdefinerte ved å legge til forekomster på listen Oppfølging - Hensikt i Innstillinger og vedlikehold.
Onsite: Merk av for alternativet Publiser på dialogboksen Dokument hvis du vil at det skal være mulig å angi at den aktuelle dokumentmalen skal gjøres tilgjengelig for eksterne brukere.
Onsite: Merk av for valget Lagre i database for å angi at dokumenter du oppretter ved hjelp av denne malen, skal lagres i dokumentdatabasen. Hvis du merket av for dette alternativet, vises dokumentet på detaljkortet Aktiviteter. Hvis du ikke merker av for dette alternativet, vises ikke dokumentet i SuperOffice etter at du har opprettet det, og du får ikke tilgang til det via programmet.
Merk av for alternativet Tilbudsdokument-type (4) hvis dokumentet skal være tilgjengelig som tilbudsmal eller bekreftelsesdokument. Du velger typen tilbudsdokument i listen nedenfor.
Angi standardoppsett for feltet Vår ref (standard) (5) ved hjelp av malvariabler, for eksempel auth for avsenderens fornavn og etternavn, eller {oref}.
Legg eventuelt inn en beskrivelse av malen i feltet Beskrivelse.
Tip
Du kan åpne malen for redigering direkte fra dialogboksen Rediger forekomst ved å klikke på Rediger-knappen øverst.
Fanen Språk
Her kan du legge til oversatte versjoner av dokumentmalen.
Klikk på Legg til.
I dialogboksen Rediger forekomst velger du ønsket språk fra listen Legg til språk.
Legg til den oversatte dokumentmalen som beskrevet ovenfor.
Klikk på Legg til. Språket vises i fanen Språk.
Gjenta trinnene ovenfor for å legge til flere språk.