Opprette e-postkasser

•
Version: 10.2.11
• 7 minutes to read
 • 7 minutes to read

Du kan opprette en postkasse som skal brukes til å importere e-post til SuperOffice Service. Før du gjør dette, må du opprette en postboks på e-postserveren som e-postmeldingen leveres til.

Note

Før du konfigurerer en postboks, må du kontrollere at det ikke er gamle meldinger i denne postboksen på e-postserveren. SuperOffice Service importerer all e-post i postkassen, og du risikerer å sende automatiske svar til alle personer som har sendt e-post til denne adressen. For å importere disse gamle e-postene, bør du deaktivere autosvarfunksjonen. Fremfor alt gjelder dette alternativet Ikke autosvar på skjermbildet E-postkasse egenskaper og alternativet Ikke send e-post til nye personer i fanen Innstillinger på System-skjermbildet i SuperOffice Service.

Slik oppretter du en ny postboks – tilkoblet

  1. Gå til Innstillinger og vedlikehold, klikk på Saker-knappen i navigatoren, og velg fanen E-post.

  2. Klikk på Ny e-postkasse. Skjermbildet Egenskaper for e-postkasse vises med fanen Egenskaper åpen.

  3. I Adresse-feltet skriver du inn navnet uten @domene.xx, og trykker TAB for å legge til CRM Online-innstillingene til e-postadressen.

    Note

    En "vennlig" e-postadresse kan legges til adressen ved å legge til ("vennlig navn") på slutten av e-postadressen. Eksempel: info@company.com (Kunde Ltd.).

  4. Velg kategori, prioritet, og sakstype:

    • I Kategori-listeboksen velger du kategorien meldingene i denne e-postkassen tilhører.

    • I Prioritet-listeboksen velger du prioriteten for å gi saker fra denne postboksen.

    • I Sakstype-listeboksen velger du typen meldinger som tilhører denne postkassen.

  5. I listeboksen Kundespråk angir du språket for kundene som sender meldinger til denne e-postkassen.

  6. Angi svar:

    1. Velg Ikke send automatisk svar hvis du vil deaktivere funksjonen for automatisk svar. Se merknaden øverst i dette emnet.

    2. I feltet E-postfelt kan du angi en kommadelt liste over e-postfelt (overskrifter) som skal vises i sakssmeldingen, for eksempel Til og Kopi til.

    3. I listeboksen Svarmal for svar til kunde velger du hvilken svarmal som skal brukes når det sendes automatisk svar til kunden.

    4. Foreslå FAQ-oppføringer fra: Hvis avmerket, vil systemet foreslå FAQ-oppføringer basert på teksten i innkommende e-poster. De foreslåtte FAQ-oppføringene er tilgjengelige som malvariabler, og kan derfor gjentas i den valgte svarmalen. Du kan også angi hvilken gren av FAQ-treet det skal søkes i, ved å angi ønsket mappe.

  7. Importer automatiske svar og systemmeldinger: Som standard importeres ikke e-postmeldinger som inneholder "ute av kontoret"-meldinger, systemmeldinger og andre irrelevante meldinger. Hvis du vil importere slike e-poster, kan du velge dette alternativet.

  8. AI-tjenester: Her kan du velge følgende alternativer for kategorisering og tekstanalyse ved hjelp av AI:

    • Bruk AI til å foreslå kategorier: Velg dette alternativet hvis du vil la kunstig intelligens foreslå en kategori for saker basert på innholdet i e-postmeldinger.
    • Bruk tekstanalyse: Velg dette alternativet for å la AI analysere teksten i e-postmeldinger for å gjenkjenne språk (for oversettelse) og utføre sentimentanalyse.

  9. Klikk på OK. E-postkassen opprettes.

Slik oppretter du en ny postboks – på stedet

  1. Gå til Innstillinger og vedlikehold, klikk på Saker-knappen i navigatoren, og velg fanen E-post.

  2. Klikk på Ny e-postkasse. Skjermbildet Egenskaper for e-postkasse vises med fanen Egenskaper åpen.

  3. I Adresse-feltet skriver du inn e-postadressen du vil bruke for postboksen.

    Note

    Konfigurer videresending til denne e-postkasseadressen hvis du skal bruke firmaets e-postadresse (for eksempel info@company.com). Bruk Videresendingsadresse på skjermbildet E-postkasser.

  4. I listeboksen Protokoll velger du hvilken protokoll som skal brukes til å kommunisere med e-postserveren. Noen av protokollene kan kreve ytterligere konfigurasjon.

  5. I feltet E-postserver skriver du inn serverens vertsnavn.

  6. I feltene Brukernavn og Passord skriver du inn henholdsvis brukernavnet og passordet til e-postkassen.

  7. I feltet Mappe skriver du inn mappenavnet til e-postkassen på serveren.

  8. I feltet Port kan du eventuelt endre foreslått standardport for valgt protokoll.

  9. Velg kategori, prioritet, og sakstype:

    • I Kategori-listeboksen velger du kategorien meldingene i denne e-postkassen tilhører.

    • I Prioritet-listeboksen velger du prioriteten for å gi saker fra denne postboksen.

    • I Sakstype-listeboksen velger du typen meldinger som tilhører denne postkassen.

  10. I Intervall-listen velger du hvor ofte SuperOffice Service ser etter meldinger i denne postkassen.

  11. I listeboksen Kundespråk angir du språket for kundene som sender meldinger til denne e-postkassen.

  12. Angi svar:

    1. Velg Ikke send automatisk svar hvis du vil deaktivere funksjonen for automatisk svar. Se merknaden øverst i dette emnet.

    2. I feltet E-postfelt kan du angi en kommadelt liste over e-postfelt (overskrifter) som skal vises i sakssmeldingen, for eksempel Til og Kopi til.

    3. I listeboksen Svarmal for svar til kunde velger du hvilken svarmal som skal brukes når det sendes automatisk svar til kunden.

    4. Foreslå FAQ-oppføringer fra: Hvis avmerket, vil systemet foreslå FAQ-oppføringer basert på teksten i innkommende e-poster. De foreslåtte FAQ-oppføringene er tilgjengelige som malvariabler, og kan derfor gjentas i den valgte svarmalen. Du kan også angi hvilken gren av FAQ-treet det skal søkes i, ved å angi ønsket mappe.

  13. Gå til fanen Alias. Her kan du skrive inn et hvilket som helst e-postalias for en postkasse (for eksempel hvis sales@company.com og sale@company.com går til samme e-postkasse). Du legger til et alias ved å skrive inn en e-postadresse og deretter klikke +.

  14. Importer automatiske svar og systemmeldinger: Som standard importeres ikke e-postmeldinger som inneholder "ute av kontoret"-meldinger, systemmeldinger og andre irrelevante meldinger. Hvis du vil importere slike e-poster, kan du velge dette alternativet.

  15. Klikk på OK. E-postkassen opprettes.

Hva vil du gjøre nå?