Opplæring - utsendelse av dokumenter

Ved hjelp av arbeidsflyten for dokumentutsendelse kan du generere et PDF-dokument som skrives ut og sendes til kundene. Det første trinnet når du skal lage en dokumentutsendelse, kalles Oppsett. Her kan du angi navnet på utsendelsen, overskriften og hvem utsendelsen er tiltenkt, i dokumentet, samt angi arkiveringsalternativer for utsendelsen.

Du kan knytte dokumentutsendelsen til et bestemt prosjekt. Dette kan være aktuelt hvis du lager utsendelser hvor mottakerne er medlemmer av et SuperOffice CRM-prosjekt. Ved å bruk malvariabler i malen kan du legge til prosjektdata i utsendelsen.

Du kan knytte dokumentutsendelsen til et bestemt salg. Dette kan være aktuelt hvis du oppretter utsendelser hvor mottakerne er interessenter fra et SuperOffice CRM-salg. Ved å bruk malvariabler i malen kan du legge til salgsdata i utsendelsen.

Trinn:

1. Skriv inn et navn i feltet Navn på utsendelse.

2. I feltet Overskrift skriver du inn dokumenttittelen.

3. I feltet Ved må du velge hvem utsendelsen skal dirigeres til. Velg ett av følgende alternativer:

   • Hvis ingen er definert: Velg dette alternativet hvis du vil bruke mottakernes navn som standard. Hvis ingen mottakernavn blir funnet, bruker du mottakeren du angir i tekstfeltet. Hvis du lager en utsendelse rettet mot IT-medarbeidere i et firma, kan du skrive inn "IT-avdeling" eller lignende.

   • Bruk alltid: Velg dette alternativet hvis du vil overstyre mottakernes navn og bare bruke mottakeren du angir i tekstfeltet.

4. Valgfritt: Begynn å skrive inn i feltet Prosjekt for å søke etter et SuperOffice CRM-prosjekt.

5. Valgfritt: Begynn å skrive inn i feltet Salg for søke etter et SuperOffice CRM-salg.

6. I feltet Din ref skriver du inn navnet som skal vises som vår referanse i dokumentet. Du kan bruke SuperOffice CRM malvariabler i dette feltet.

   Note

   For at variabler som salgs-ID eller prosjekt-ID skal fungere, må du knytte dokumentutsendelsen til et salg eller et prosjekt.

7. I listen Mappe velger du en mappe du vil plassere utsendelsen i.

   Hvordan oppretter jeg en utsendelsesmappe?

8. I feltene Utvalg og Prosjekt kan du knytte utsendelsen til et utvalg og/eller et prosjekt.

   Begynn å skrive inn i feltene Utvalg eller Prosjekt for å søke etter henholdsvis et utvalg eller et prosjekt.

9. Klikk på Neste for å gå til neste trinn.

På det andre trinnet, Mal, må du bestemme hvordan utsendelsen skal se ut. Dette gjør du ved å velge en eksisterende mal, en tidligere utsendelse eller en mal fra det elektroniske arkivet.

En god meldingsmal støtter ikke bare meldingen din, men ser også bra ut på alle enheter. Hvis du vil sikre ensartet e-postdesign på tvers av hele selskapet, er det best å bruke en mal. Meldingsmalen vil gi deg selskapets særpreg med riktige skrifttyper, farger, plattformer på sosiale medier og generelt utseende på utsendelsen.

Etter at du har funnet ut hvilket design du ønsker å bruke, kan du velge malen du vil basere den nye utsendelsen på med noen få klikk.

1. Velg en mal på en av følgende måter:

   • Velg en av de tilgjengelige fanene (Elektronisk malbibliotek, Nylige maler, Alle maler osv.) for å se tilgjengelige utsendelser som du kan basere den nye utsendelsen på.
   • Angi en søketekst i Søk maler og trykk på ENTER eller klikk på søkeikonet .

2. Klikk på en mal i listen nedenfor for å velge den.

   Note

   Hvis du bruker en mal fra det elektroniske malbiblioteket, klikker du på Bruk denne malen i vinduet for forhåndsvisning av malen. Du dirigeres automatisk til trinnet Innhold.

3. Klikk på Neste for å gå til neste trinn.

I trinnet Innhold kan du redigere utseendet på og innholdet i dokumentet.

1. Klikk på knappen Rediger.

2. I dialogboksen klikker du på Last ned dokument. Filen lastes ned til nettleseren din.

3. Åpne dokumentet for å redigere det. I de fleste nettlesere kan du klikke på den nedlastede filen for å åpne den i standardprogrammet.

4. Rediger innholdet i dokumentet.

5. Lagre dokumentet.

6. I SuperOffice Marketing klikker du på Rediger for å åpne dialogboksen på nytt (hvis det er aktuelt).

7. Klikk på Velg fil, merk det lagrede dokumentet, og klikk på Last opp valgt fil. Forhåndsvisningen på høyre side oppdateres med innholdet i den opplastede filen.

8. Klikk på Neste for å gå til neste trinn.

Bruke malvariabler

Du kan bruke SuperOffice CRM-malvariabler i dokumentet for å sette inn kundespesifikk informasjon. Dette vil gi meldingen et mer personlig preg.

Når du oppretter en utsendelse, må du velge mottakerne av utsendelsen. Du kan legge til mottakere fra flere kilder. I tillegg kan du her angi ulike utsendelsesalternativer og forhåndsvise utsendelsen.

Mållisten er gruppen med personer du tror vil reagere best på meldingen din. Hvis du skreddersyr markedsføringsmeldingen din spesifikt til den gruppen, får du en større sjanse til å lykkes og unngår å kaste bort tid og krefter på folk som ikke er interessert.

Du kan bruke utvalg, prosjekter eller legge til enkeltpersoner i SuperOffice CRM.

På grunn av GDPR-lovgivningen er det bare personene som har gitt samtykke til å bli lovlig lagret i SuperOffice CRM-databasen og motta informasjon, som kan legges til som mottakere.

Legge til mottakere fra utvalg og prosjekter

Du kan legge til mottakere fra utvalg (fra både SuperOffice CRM og SuperOffice Service) og prosjekter (fra SuperOffice CRM).

1. Under Legg til mottakere klikker du på Utvalg eller Prosjekt.

2. Klikk i feltet nedenfor og begynn å skrive inn navnet på utvalget eller prosjektet du vil legge til. Mens du skriver, viser en dynamisk liste de ulike treffene.

3. Velg et utvalg eller et prosjekt i listen.

4. Klikk på . Utvalget eller prosjektet legges til i listen Mottakerkilder, og listen Mottakere oppdateres.

5. Gjenta trinn 1 til 4 for å legge til flere utvalg eller prosjekter.

Legge til personer fra SuperOffice

Du kan legge til enkeltpersoner fra SuperOffice.

1. Under Legg til mottakere klikker du på Person.

2. Klikk i feltet under og begynn å skrive inn navnet på personen du vil legge til. Du kan også angi et firmanavn for å vise alle personer tilknyttet et firma.

3. Velg personen fra listen som vises.

4. Klikk på . Personen legges til i listen Mottakerkilder, og listen Mottakere oppdateres.

5. Gjenta trinn 2-5 for å legge til flere personer. Ytterligere personer vil bli lagt til i samme rad i listen Mottakerkilder, og antall personer vises i kolonnen Navn.

Importere en liste over mottakere (personer) fra en ekstern fil

Du kan legge til mottakere i en utsendelse ved å importere dem fra en ekstern kommadelt fil (for eksempel en TXT-fil opprettet i Notepad eller en CSV-fil opprettet i Excel).

Når du importerer en liste med navn og e-postadresser, prøver SuperOffice Marketing å finne de importerte mottakerne i SuperOffice-databasen. Ved eventuelle treff vil mottakernes firmaer stå oppført i Firma-kolonnen i listen Mottakere. Eventuelle navn/e-postadresser som ikke finnes i SuperOfffice, filtreres ut og inkluderes ikke i utsendelsen. Dette skyldes GDPR-bestemmelser.

Trinn

1. Klikk på Velg fil.

2. Finn den relevante filen (txt, csv eller tilsvarende tekstformat).

3. Klikk på . Listen legges til i Mottakerkilder-listen, og Mottakere-listen oppdateres.

4. Gjenta trinn 2-4 for å legge til flere mottakere. Ytterligere mottakere vil bli lagt til i samme rad i listen Mottakerkilder. Det totale antall mottakere vises i kolonnen Navn.

Importere filformat

• Hver mottaker må stå på en egen linje (rad).

• Hver mottaker (rad) består av hele navnet og e-postadressen.

  Eksempel: "Jon Sørensen, john@company.com"

  Note

  Du kan også angi bare e-postadressen. Navnet vil deretter ikke være tilgjengelig som malvariabel.

• Onsite: Hver mottaker (rad) kan også inneholde et mobiltelefonnummer (etter e-postadressen) hvis du oppretter SMS-utsendelser. For eksempel: "Jon Sørensen, john@company.com, 99999999". Krever markedsføringslisens for SMS.

Alternativer for mottakere

Under Alternativer i den nedre delen av bildet Mottakere kan du velge alternativer for utsendelsen basert på typen.

Tilgjengelighet per utsendelsestype:

• Overstyr samtykke og abonnement: Velg dette alternativet hvis du vil sende utsendelsen også til personer som ikke har gitt sitt samtykke til å motta e-markedsføring, eller som ikke abonnerer på denne utsendelsestypen. Disse personene er oppført med statusen Ikke samtykke i listen Mottakere.

• Bare én melding per e-postadresse: Velg dette alternativet for å fjerne dupliserte e-postadresser i mottakerlisten (angitt av Duplikat i Status-kolonnen ). Dette oppdaterer listen Mottakere.

• Oppdater mottakerliste ved utsendelse: Velg dette alternativet for å oppdatere mottakerlisten automatisk før utsendelse. Se Oppdatere mottakerliste nedenfor.

• Inkluder firmaer: Velg dette alternativet for å ta med firmaer som mottakere.

  Note

  Hvis et selskap ikke har noen e-postadresse, sendes i stedet utsendelsen til alle relaterte personer i mottakerlisten.

• Foretrekk firma: Velg dette alternativet for å sende utsendelsen bare til firmaene i mottakerlisten (og ikke de relaterte personene). Hvert firma vil bare motta én utsendelse. Personer som ikke tilhører et selskap, vil fortsatt motta utsendelsen.

  Note

  Alternativet Foretrekk firma er bare tilgjengelig hvis du har valgt Inkluder firmaer ovenfor.

Forhåndsvise utsendelsen

Når du har lagt til mottakere i listen Mottakere, kan du forhåndsvise utsendelsen slik den vil se ut for en av mottakerne. Forhåndsvisning er ikke tilgjengelig for utsendelse av dokumenter og SMS-er.

1. Klikk på en mottaker i listen Mottakere.

2. Klikk på knappen Forhåndsvis. Vinduet Forhåndsvis viser utsendelsen slik den vil se ut for den valgte mottakeren. Alle malvariabler (for eksempel navn og firma) erstattes med faktiske data.

3. Klikk på koblinger for å kontrollere at de fungerer, men husk å nullstille dem hvis de spores.

4. Klikk på for å lukke visningsvinduet.

Gå gjennom og oppdatere mottakerlisten

Når du legger til utvalg, prosjekter, personer og importerer lister, oppdateres listen Mottakere automatisk. Hvis du har valgt Oppdater mottakerliste ved utsendelse, vil prosjektene og utvalgene kontrolleres før utsendelsen sendes, i tilfelle personer er lagt til, fjernet eller redigert.

I tillegg kan du klikke på knappen Oppdater liste nedenfor listen Mottakere for å oppdatere listen manuelt. Enkelte av personene på listen kan ha endret sitt samtykke etter at du la dem til.

Klikk på Neste for å gå til trinn 5: Bekreft. Du kan fortsatt gå tilbake til trinnet Mottakere for å redigere mottakerlisten.

I det siste trinnet, Bekreft, kan du vise et sammendrag av utsendelsen og bekrefte at den er korrekt. Eventuelle feilmeldinger som vises i dette bildet, må løses før utsendelsen kan sendes.

Sende utsendelsen nå

Klikk på Send nå for å generere et PDF-dokument. Det genereres et PDF-dokument. Arbeidsflyten lukkes, og du returneres til fanen Utsendelser.

Klikk på utsendelsen i listen for å vise sendestatus og statistikk.

Åpne og skrive ut dokumentet

1. Velg fanen Utsendelser.
2. Finn dokumentet, klikk på og velg Vis.
3. Klikk på knappen under Last ned generert dokument. Dokumentet lastes ned til nettleseren din.
4. Åpne og skriv ut dokumentet.