> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.superoffice.com/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Opplæring - utsendelse av dokumenter

> I denne opplæringen lærer du å opprette et dokumentutsendelse.

<Tip>
  Klikk på **Lagre + lukk**-knappen for å lagre og lukke utsendelsen. Du kan fortsette å arbeide med utsendelsen senere.
</Tip>

## Trinn 1: Oppsett

<Tip>
  Hvis du vil vise og skrive ut en eksisterende dokumentutsendelse, avslutter du trinnet **Oppsett** (klikk på **Avbryt** eller **Lagre + lukk**). Velg fanen **Utsendelser**, finn dokumentet, klikk på <i class="ph ph-dots-three-circle-vertical" aria-label="Task menu" />, og velg **Vis**. Klikk på knappen under **Last ned generert dokument**. Dokumentet lastes ned til nettleseren din. Åpne og skriv ut dokumentet.
</Tip>

Ved hjelp av arbeidsflyten for dokumentutsendelse kan du generere et PDF-dokument som skrives ut og sendes til kundene. Det første trinnet når du skal lage en dokumentutsendelse, kalles **Oppsett**. Her kan du angi navnet på utsendelsen, overskriften og hvem utsendelsen er tiltenkt, i dokumentet, samt angi arkiveringsalternativer for utsendelsen.

Du kan knytte dokumentutsendelsen til et bestemt prosjekt. Dette kan være aktuelt hvis du lager utsendelser hvor mottakerne er medlemmer av et SuperOffice CRM-prosjekt. Ved å bruk malvariabler i malen kan du legge til prosjektdata i utsendelsen.

Du kan knytte dokumentutsendelsen til et bestemt salg. Dette kan være aktuelt hvis du oppretter utsendelser hvor mottakerne er interessenter fra et SuperOffice CRM-salg. Ved å bruk malvariabler i malen kan du legge til salgsdata i utsendelsen.

**Trinn:**

1. Skriv inn et navn i feltet **Navn på utsendelse**.

2. I feltet **Overskrift** skriver du inn dokumenttittelen.

3. I feltet **Ved** må du velge hvem utsendelsen skal dirigeres til. Velg ett av følgende alternativer:

   * **Hvis ingen er definert**: Velg dette alternativet hvis du vil bruke mottakernes navn som standard. Hvis ingen mottakernavn blir funnet, bruker du mottakeren du angir i tekstfeltet. Hvis du lager en utsendelse rettet mot IT-medarbeidere i et firma, kan du skrive inn "IT-avdeling" eller lignende.

   * **Bruk alltid**: Velg dette alternativet hvis du vil overstyre mottakernes navn og bare bruke mottakeren du angir i tekstfeltet.

4. I feltet **Din ref** skriver du inn navnet som skal vises som vår referanse i dokumentet. Du kan bruke SuperOffice CRM [malvariabler][1] i dette feltet.

   <Note>
     For at variabler som salgs-ID eller prosjekt-ID skal fungere, må du knytte dokumentutsendelsen til et salg eller et prosjekt.
   </Note>

5. I listen **Mappe** velger du en mappe du vil plassere utsendelsen i.

   [Hvordan oppretter jeg en utsendelsesmappe?][3]

6. I feltene **Utvalg** og **Prosjekt** kan du knytte utsendelsen til et utvalg og/eller et prosjekt. Begynn å skrive for å søke.

7. Klikk på **Neste** for å gå til neste trinn.

## Trinn 2: Mal

På det andre trinnet, **Mal**, må du bestemme hvordan utsendelsen skal se ut. Dette gjør du ved å velge en eksisterende mal, en tidligere utsendelse eller en mal fra det elektroniske arkivet.

En god [meldingsmal][1] støtter ikke bare meldingen din, men ser også bra ut på alle enheter. Hvis du vil sikre ensartet e-postdesign på tvers av hele selskapet, er det best å bruke en mal. Meldingsmalen vil gi deg selskapets særpreg med riktige skrifttyper, farger, plattformer på sosiale medier og generelt utseende på utsendelsen.

Etter at du har funnet ut hvilket design du ønsker å bruke, kan du velge malen du vil basere den nye utsendelsen på med noen få klikk.

![Velg bedriftsmalen din fra en av de mange malene som er tilgjengelige i det elektroniske bibliotek vårt, før du legger til innholdet ditt -screenshot][img2]

<Tip>
  Spar litt tid og sett opp utsendelsen ved å bruke en av de kostnadsfrie malene i det **Elektroniske malbiblioteket**. Det elektroniske malbiblioteket i SuperOffice Marketing inneholder et bredt utvalg av profesjonelt utformede meldingsmaler. Til gratis bruk!
</Tip>

1. Velg en mal på en av følgende måter:
   * Velg en av de tilgjengelige fanene (**Elektronisk malbibliotek**, **Nylige maler**, **Alle maler** osv.) for å se tilgjengelige utsendelser som du kan basere den nye utsendelsen på.
   * Angi en søketekst i **Søk maler** og trykk på **ENTER** eller klikk på <i class="ph ph-magnifying-glass" aria-label="Search icon" />.

2. Klikk på en mal i listen nedenfor for å velge den.

   <Note>
     Hvis du bruker en mal fra det elektroniske malbiblioteket, klikker du på **Bruk denne malen** i vinduet for forhåndsvisning av malen. Du dirigeres automatisk til trinnet **Innhold**.
   </Note>

3. Klikk på **Neste** for å gå til neste trinn.

[1]: ../../../../learn/message-templates

[img2]: ../../../../../../media/loc/en/marketing/work-with-templates.png

## Trinn 3: Innhold

I trinnet **Innhold** kan du redigere utseendet på og innholdet i dokumentet.

1. Klikk på knappen **Rediger**.

2. I dialogboksen klikker du på **Last ned dokument**. Filen lastes ned til nettleseren din.

3. Åpne dokumentet for å redigere det. I de fleste nettlesere kan du klikke på den nedlastede filen for å åpne den i standardprogrammet.

4. Rediger innholdet i dokumentet.

5. Lagre dokumentet.

6. I SuperOffice Marketing klikker du på **Rediger** for å åpne dialogboksen på nytt (hvis det er aktuelt).

7. Klikk på **Velg fil**, merk det lagrede dokumentet, og klikk på **Last opp valgt fil**. Forhåndsvisningen på høyre side oppdateres med innholdet i den opplastede filen.

8. Klikk på **Neste** for å gå til neste trinn.

### Bruke malvariabler

Du kan bruke SuperOffice CRM-[malvariabler][1] i dokumentet for å sette inn kundespesifikk informasjon. Dette vil gi meldingen et mer personlig preg.

## Trinn 4: Mottakere

Når du oppretter en utsendelse, må du velge mottakerne av utsendelsen. Du kan legge til mottakere fra flere kilder. I tillegg kan du her angi ulike utsendelsesalternativer og forhåndsvise utsendelsen.

Mållisten er gruppen med personer du tror vil reagere best på meldingen din. Hvis du skreddersyr markedsføringsmeldingen din spesifikt til den gruppen, får du en større sjanse til å lykkes og unngår å kaste bort tid og krefter på folk som ikke er interessert.

Du kan bruke utvalg, prosjekter eller legge til enkeltpersoner i SuperOffice CRM.

På grunn av GDPR-lovgivningen er det bare personene som har gitt samtykke til å bli lovlig lagret i SuperOffice CRM-databasen og motta informasjon, som kan legges til som mottakere.

![Du kan legge til mottakere fra utvalg, prosjekt, én enkelt person eller en ekstern liste som du må importere -screenshot][img3]

### Legge til mottakere fra utvalg og prosjekter

Du kan legge til mottakere fra utvalg (fra både SuperOffice CRM og SuperOffice Service) og prosjekter (fra SuperOffice CRM).

1. Under **Legg til mottakere** klikker du på **Utvalg** eller **Prosjekt**.

2. Klikk i feltet nedenfor og begynn å skrive inn navnet på utvalget eller prosjektet du vil legge til. Mens du skriver, viser en dynamisk liste de ulike treffene.

3. Velg et utvalg eller et prosjekt i listen.

4. Klikk på **+**. Utvalget eller prosjektet legges til i listen **Mottakerkilder**, og listen **Mottakere** oppdateres.

5. Gjenta trinn 1 til 4 for å legge til flere utvalg eller prosjekter.

<Note>
  Hvis du gjorde et utvalg under **Arkiver utsendelse** i **Oppsett** (trinn 1), står dette utvalget oppført under **Mottakerkilder**. Du kan slette dette utvalget om nødvendig.
</Note>

### Legge til personer fra SuperOffice

Du kan legge til enkeltpersoner fra SuperOffice.

1. Under **Legg til mottakere** klikker du på **Person**.

2. Klikk i feltet under og begynn å skrive inn navnet på personen du vil legge til. Du kan også angi et firmanavn for å vise alle personer tilknyttet et firma.

3. Velg personen fra listen som vises.

4. Klikk på **+**. Personen legges til i listen **Mottakerkilder**, og listen **Mottakere** oppdateres.

5. Gjenta trinn 2-5 for å legge til flere personer. Ytterligere personer vil bli lagt til i samme rad i listen **Mottakerkilder**, og antall personer vises i kolonnen **Navn**.

### Importere en liste over mottakere (personer) fra en ekstern fil

Du kan legge til mottakere i en utsendelse ved å importere dem fra en ekstern kommadelt fil (for eksempel en TXT-fil opprettet i Notepad eller en CSV-fil opprettet i Excel).

Når du importerer en liste med navn og e-postadresser, prøver SuperOffice Marketing å finne de importerte mottakerne i SuperOffice-databasen. Ved eventuelle treff vil mottakernes firmaer stå oppført i **Firma**-kolonnen i listen **Mottakere**. Eventuelle navn/e-postadresser som **ikke** finnes i SuperOfffice, filtreres ut og inkluderes ikke i utsendelsen. Dette skyldes GDPR-bestemmelser.

#### Trinn

1. Klikk på **Velg fil**.

2. Finn den relevante filen (txt, csv eller tilsvarende tekstformat).

3. Klikk på **+**. Listen legges til i **Mottakerkilder**-listen, og **Mottakere**-listen oppdateres.

4. Gjenta trinn 2-4 for å legge til flere mottakere. Ytterligere mottakere vil bli lagt til i samme rad i listen **Mottakerkilder**. Det totale antall mottakere vises i kolonnen **Navn**.

<Note>
  Import er ikke tilgjengelig for utsendelse av dokumenter.
</Note>

#### Importere filformat

* Hver mottaker må stå på en egen linje (rad).

* Hver mottaker (rad) består av hele navnet og e-postadressen.

  Eksempel: "Jon Sørensen, [john@company.com](mailto:john@company.com)"

  Du kan også angi bare e-postadressen. Navnet vil deretter ikke være tilgjengelig som malvariabel.

Hvis du bare har mobiltelefonnummeret og skal sende SMS, kan du angi følgende: " , , 99887766".

### Alternativer for mottakere

Under **Alternativer** i den nedre delen av bildet **Mottakere** kan du velge alternativer for utsendelsen basert på typen.

**Tilgjengelighet per utsendelsestype:**

| Alternativ                         | Dokument | E-post | SMS |
| ---------------------------------- | :------: | :----: | :-: |
| Overstyr samtykke og abonnement    |     x    |    x   |  x  |
| Bare én melding per e-postadresse  |          |    x   |  x  |
| Oppdater mottakerliste ved sending |          |    x   |  x  |
| Ta med firmaer                     |     x    |    x   |     |
| Bruk helst firma                   |     x    |    x   |     |

* **Overstyr samtykke og abonnement**: Velg dette alternativet hvis du vil sende utsendelsen også til personer som ikke har gitt sitt samtykke til å motta e-markedsføring, eller som ikke abonnerer på denne utsendelsestypen. Disse personene er oppført med statusen **Ikke samtykke** i listen **Mottakere**.

* **Bare én melding per e-postadresse**: Velg dette alternativet for å fjerne dupliserte e-postadresser i mottakerlisten (angitt av **Duplikat** i **Status-kolonnen** ). Dette oppdaterer listen **Mottakere**.

* **Oppdater mottakerliste ved utsendelse**: Velg dette alternativet for å oppdatere mottakerlisten automatisk før utsendelse. Se **Oppdatere mottakerliste** nedenfor.

* **Inkluder firmaer**: Velg dette alternativet for å ta med firmaer som mottakere.

  <Note>
    Hvis et selskap ikke har noen e-postadresse, sendes i stedet utsendelsen til alle relaterte personer i mottakerlisten.
  </Note>

* **Foretrekk firma**: Velg dette alternativet for å sende utsendelsen bare til firmaene i mottakerlisten (og ikke de relaterte personene). Hvert firma vil bare motta én utsendelse. Personer som ikke tilhører et selskap, vil fortsatt motta utsendelsen.

  <Note>
    Alternativet **Foretrekk firma** er bare tilgjengelig hvis du har valgt **Inkluder firmaer** ovenfor.
  </Note>

### Forhåndsvise utsendelsen

Når du har lagt til mottakere i listen **Mottakere**, kan du forhåndsvise utsendelsen slik den vil se ut for en av mottakerne. Forhåndsvisning er ikke tilgjengelig for utsendelse av dokumenter og SMS-er.

<Note>
  Utsendelsen sendes **ikke** til mottakeren ved forhåndsvisning.
</Note>

1. Klikk på en mottaker i listen **Mottakere**.

2. Klikk på knappen **Forhåndsvis**. Vinduet **Forhåndsvis** viser utsendelsen slik den vil se ut for den valgte mottakeren. Alle malvariabler (for eksempel navn og firma) erstattes med faktiske data.

3. Klikk på koblinger for å kontrollere at de fungerer, men husk å nullstille dem hvis de spores.

4. Klikk på X for å lukke **visningsvinduet**.

### Gå gjennom og oppdatere mottakerlisten

Når du legger til utvalg, prosjekter, personer og importerer lister, oppdateres listen **Mottakere** automatisk. Hvis du har valgt **Oppdater mottakerliste ved utsendelse**, vil prosjektene og utvalgene kontrolleres før utsendelsen sendes, i tilfelle personer er lagt til, fjernet eller redigert.

I tillegg kan du klikke på knappen **Oppdater liste** nedenfor listen **Mottakere** for å oppdatere listen manuelt. Enkelte av personene på listen kan ha endret sitt samtykke etter at du la dem til.

<Note>
  Bare de første 50 mottakerne vises i listen. Klikk på **Last inn alle** nederst i listen for å vise alle mottakere.
</Note>

Klikk på **Neste** for å gå til trinn 5: Bekreft. Du kan fortsatt gå tilbake til trinnet **Mottakere** for å redigere mottakerlisten.

[img3]: ../../../../../../media/loc/en/marketing/add-target-list.png

## Trinn 5: Bekreft

<Note>
  Dokumentutsendelser sendes i realiteten ikke når du klikker på **Send nå**. Det genereres et PDF-dokument som inneholder alle sidene for alle personer/firmaer du har valgt som mottakere i utsendelsen. Du kan [åpne og skrive ut](#pdf) PDF-dokumentet fra bildet **Vis utsendelse**.
</Note>

I det siste trinnet, **Bekreft**, kan du vise et sammendrag av utsendelsen og bekrefte at den er korrekt. Eventuelle feilmeldinger som vises i dette bildet, må løses før utsendelsen kan sendes.

<Note>
  Alternativene for sending deaktiveres hvis det er ufullstendige trinn eller manglende informasjon i utsendelsen. Disse indikeres med rødt.
</Note>

### Sende utsendelsen nå

Klikk på **Send nå** for å generere et PDF-dokument. Det genereres et PDF-dokument. Arbeidsflyten lukkes, og du returneres til fanen **Utsendelser**.

Klikk på utsendelsen i listen for å [vise sendestatus og statistikk][2].

<h3 id="pdf">
  Åpne og skrive ut dokumentet
</h3>

1. Velg fanen **Utsendelser**.
2. Finn dokumentet, klikk på <i class="ph ph-list" aria-label="Task menu" /> og velg **Vis**.
3. Klikk på knappen under **Last ned generert dokument**. Dokumentet lastes ned til nettleseren din.
4. Åpne og skriv ut dokumentet.

[2]: ../view-statistics

[1]: ../../../editor/learn/index#variables

[3]: ../../../learn/create-folder


## Related topics

- [Opplæring - utsendelse av skjemarespons](/no/marketing/mailing/learn/create/tutorial-form-mailing.md)
- [Opplæring - SMS-utsendelse](/no/marketing/mailing/learn/create/tutorial-sms-mailing.md)
- [Opplæring - sende e-post](/no/marketing/mailing/learn/create/tutorial-email-mailing.md)
- [Opprett utsendelse](/no/search-options/selection/learn/howto/create-mailings.md)
- [Arbeide med utsendelser](/no/marketing/mailing/learn/index.md)
- [Analyser resultatene av utsendelsen](/no/marketing/mailing/learn/view-statistics.md)