Opplæring - sende e-post

Du kan opprette den nye utsendelsen i Markedsføring-bildet i Utsendelser-fanen. Klikk på Opprett utsendelse-knappen, så kommer du til det første trinnet der du kan sette opp utsendelsen.

Det første trinnet når du skal lage en utsendelse for e-post, kalles Oppsett. Her kan du angi informasjonen i meldingshodet, slik som avsender, svaradresse og emne. Du kan også legge til vedlegg, angi arkiveringsalternativer for utsendelsen og velge sporingsalternativer.

1. Skriv inn et navn i feltet Navn på utsendelse.

2. Skriv inn emnet på e-posten i feltet E-postemne.

3. I Fra-listen velger du Bruk alltid og skriver inn avsenders e-postadresse i feltet nedenfor for å bruke samme avsender for alle utsendelser. Du kan også velge at en salgsperson eller supportperson skal stå som avsender, hvis de er angitt for den aktuelle mottakeren. Skriv inn en e-postadresse som skal brukes hvis ingen salgsperson eller supportperson er tilgjengelig. Hvis administratoren har aktivert preferansen e-postvarsel for global, velger du domenet du vil sende fra, i nedtrekksmenyen.

   Note

   SuperOffice vil utføre et SPF-oppslag (Sender Policy Framework) for å bekrefte at domenet du sender fra, har en gyldig SPF-oppføring. Du vil ikke kunne sende utsendelsen fra et domene som ikke har en gyldig SPF-oppføring. (KUN PÅ NETT)

   Ikke skriv inn en e-postadresse i feltet Fra-navn. Det skal vises som et navn (f.eks. SuperOffice Support). Å bruke en e-postadresse i Fra-navn kan føre til at e-posten din blir markert som spam på grunn av konflikter med SPF-, DKIM- eller DMARC-valideringsregler.

4. I listen Svar til har du de samme alternativene som over. I tillegg kan du velge Bruk "Fra" som avsenderadresse. Alle svar vil deretter bli sendt til avsenderen.

5. I listen Mappe velger du en mappe du vil plassere utsendelsen i.

   Hvordan oppretter jeg en utsendelsesmappe?

6. I feltene Utvalg og Prosjekt kan du knytte utsendelsen til et utvalg og/eller et prosjekt. Hvis du legger til et utvalg, legges eventuelle personer i utvalget til som mottakere i utsendelsen.

   Begynn å skrive inn i feltene Utvalg eller Prosjekt for å søke etter henholdsvis et utvalg eller et prosjekt.

7. I listen Type velger du typen utsendelse du oppretter. Velg (Noen) hvis utsendelsen samsvarer med to eller flere av de tilgjengelige typene. Bruk (Noen) etter at du har lagt til flere mottakere med flere abonnementer og vil sende utsendelsen til alle.

8. Vedlegg: Hvis du vil legge til ett eller flere vedlegg i utsendelsen, velger du en av følgende metoder:

   • Klikk på Last opp filer (eller dra og slipp her) for å bla til og legge til en fil fra en disk eller server.
   • Dra og slipp en fil fra Windows Utforsker til feltet for vedlegg.
   • Klikk på Velg et CRM-dokument for å velge et dokument i SuperOffice CRM.

9. Under Sporing finner du følgende alternativer:

   • Spor alle koblinger: Velg dette alternativet for å spore alle koblinger i utsendelsen. Dette omfatter også koblinger som ikke er registrert som sporede koblinger i SuperOffice Marketing, for eksempel uregistrerte koblinger fra maler eller gamle utsendelser, eller koblinger som er angitt direkte i kilde-/HTML-koden.

   • Bruk Google Analytics: Velg dette alternativet for å spore utsendelsen og koble den til Google Analytics (hvis dette er konfigurert for nettstedet). I feltene nedenfor angir du data som skal legges til som parametere i de sporede URL-adressene.

     • Medium: Dette feltet er satt til E-post som standard. Du kan ikke redigere dette feltet.

     • Kilde: Skriv inn kilden til utsendelsen, for eksempel superoffice-utsendelser.4

     • Kampanje: Skriv inn typen utsendelse, for eksempel "nyhetsbrev" eller "leads-oppfølging", eller skriv inn et bestemt kampanjenavn, for eksempel "vårsalg-juni-21" eller "oppgraderingskampanje-v9".

10. Klikk på Neste for å gå til neste trinn.

Validering av e-postdomene (KUN PÅ NETT)

Hvis administratoren har aktivert global preferanse Du må bare bruke godkjente e-postdomener**, Fra-adresse-feltet vil være delt, og du må velge domenet du vil sende fra, i nedtrekksmenyen med godkjente domener. Forsøk på å sende fra et domene som ikke har en gyldig SPF-oppføring, vil utløse en advarsel, og du vil ikke kunne sende fra det domenet. Dette gjelder for alle e-postdomener, selv om valideringspreferansen ikke er aktivert.

På det andre trinnet, Mal, må du bestemme hvordan utsendelsen skal se ut. Dette gjør du ved å velge en eksisterende mal, en tidligere utsendelse eller en mal fra det elektroniske arkivet.

En god meldingsmal støtter ikke bare meldingen din, men ser også bra ut på alle enheter. Hvis du vil sikre ensartet e-postdesign på tvers av hele selskapet, er det best å bruke en mal. Meldingsmalen vil gi deg selskapets særpreg med riktige skrifttyper, farger, plattformer på sosiale medier og generelt utseende på utsendelsen.

Etter at du har funnet ut hvilket design du ønsker å bruke, kan du velge malen du vil basere den nye utsendelsen på med noen få klikk.

1. Velg en mal på en av følgende måter:

   • Velg en av de tilgjengelige fanene (Elektronisk malbibliotek, Nylige maler, Alle maler osv.) for å se tilgjengelige utsendelser som du kan basere den nye utsendelsen på.
   • Angi en søketekst i Søk maler og trykk på ENTER eller klikk på søkeikonet .

2. Klikk på en mal i listen nedenfor for å velge den.

   Note

   Hvis du bruker en mal fra det elektroniske malbiblioteket, klikker du på Bruk denne malen i vinduet for forhåndsvisning av malen. Du dirigeres automatisk til trinnet Innhold.

3. Klikk på Neste for å gå til neste trinn.

I trinnet Innhold kan du redigere utseendet til og innholdet i e-posten og legge til koblinger og bilder.

Redigeringsprogrammet for utsendelser gir deg fleksibilitet og frihet til å designe utsendelsene dine akkurat slik du vil ha dem.

Du kan opprette og lagre innholdsblokker som alle brukerne dine kan velge og vrake mellom, slik at dere ikke bare kan jobbe raskere, men også sikre merkevarekonsistensen. Eller du kan starte en utsendelse helt fra bunnen av.

Trinnvise veiledninger:

• Legge til innhold, Rediger et avsnitt
• Sette inn kundespesifikk informasjon
• Sette inn sporingskobling
• Legge til påmeldingskoblinger for å være overholde GDPR
• Legge til bilder i meldingen
• Teste utsendelsen

Når du oppretter en utsendelse, må du velge mottakerne av utsendelsen. Du kan legge til mottakere fra flere kilder. I tillegg kan du her angi ulike utsendelsesalternativer og forhåndsvise utsendelsen.

Mållisten er gruppen med personer du tror vil reagere best på meldingen din. Hvis du skreddersyr markedsføringsmeldingen din spesifikt til den gruppen, får du en større sjanse til å lykkes og unngår å kaste bort tid og krefter på folk som ikke er interessert.

Du kan bruke utvalg, prosjekter eller legge til enkeltpersoner i SuperOffice CRM.

På grunn av GDPR-lovgivningen er det bare personene som har gitt samtykke til å bli lovlig lagret i SuperOffice CRM-databasen og motta informasjon, som kan legges til som mottakere.

Legge til mottakere fra utvalg og prosjekter

Du kan legge til mottakere fra utvalg (fra både SuperOffice CRM og SuperOffice Service) og prosjekter (fra SuperOffice CRM).

1. Under Legg til mottakere klikker du på Utvalg eller Prosjekt.

2. Klikk i feltet nedenfor og begynn å skrive inn navnet på utvalget eller prosjektet du vil legge til. Mens du skriver, viser en dynamisk liste de ulike treffene.

3. Velg et utvalg eller et prosjekt i listen.

4. Klikk på . Utvalget eller prosjektet legges til i listen Mottakerkilder, og listen Mottakere oppdateres.

5. Gjenta trinn 1 til 4 for å legge til flere utvalg eller prosjekter.

Legge til personer fra SuperOffice

Du kan legge til enkeltpersoner fra SuperOffice.

1. Under Legg til mottakere klikker du på Person.

2. Klikk i feltet under og begynn å skrive inn navnet på personen du vil legge til. Du kan også angi et firmanavn for å vise alle personer tilknyttet et firma.

3. Velg personen fra listen som vises.

4. Klikk på . Personen legges til i listen Mottakerkilder, og listen Mottakere oppdateres.

5. Gjenta trinn 2-5 for å legge til flere personer. Ytterligere personer vil bli lagt til i samme rad i listen Mottakerkilder, og antall personer vises i kolonnen Navn.

Importere en liste over mottakere (personer) fra en ekstern fil

Du kan legge til mottakere i en utsendelse ved å importere dem fra en ekstern kommadelt fil (for eksempel en TXT-fil opprettet i Notepad eller en CSV-fil opprettet i Excel).

Når du importerer en liste med navn og e-postadresser, prøver SuperOffice Marketing å finne de importerte mottakerne i SuperOffice-databasen. Ved eventuelle treff vil mottakernes firmaer stå oppført i Firma-kolonnen i listen Mottakere. Eventuelle navn/e-postadresser som ikke finnes i SuperOfffice, filtreres ut og inkluderes ikke i utsendelsen. Dette skyldes GDPR-bestemmelser.

Trinn

1. Klikk på Velg fil.

2. Finn den relevante filen (txt, csv eller tilsvarende tekstformat).

3. Klikk på . Listen legges til i Mottakerkilder-listen, og Mottakere-listen oppdateres.

4. Gjenta trinn 2-4 for å legge til flere mottakere. Ytterligere mottakere vil bli lagt til i samme rad i listen Mottakerkilder. Det totale antall mottakere vises i kolonnen Navn.

Importere filformat

• Hver mottaker må stå på en egen linje (rad).

• Hver mottaker (rad) består av hele navnet og e-postadressen.

  Eksempel: "Jon Sørensen, john@company.com"

  Note

  Du kan også angi bare e-postadressen. Navnet vil deretter ikke være tilgjengelig som malvariabel.

• Onsite: Hver mottaker (rad) kan også inneholde et mobiltelefonnummer (etter e-postadressen) hvis du oppretter SMS-utsendelser. For eksempel: "Jon Sørensen, john@company.com, 99999999". Krever markedsføringslisens for SMS.

Alternativer for mottakere

Under Alternativer i den nedre delen av bildet Mottakere kan du velge alternativer for utsendelsen basert på typen.

Tilgjengelighet per utsendelsestype:

• Overstyr samtykke og abonnement: Velg dette alternativet hvis du vil sende utsendelsen også til personer som ikke har gitt sitt samtykke til å motta e-markedsføring, eller som ikke abonnerer på denne utsendelsestypen. Disse personene er oppført med statusen Ikke samtykke i listen Mottakere.

• Bare én melding per e-postadresse: Velg dette alternativet for å fjerne dupliserte e-postadresser i mottakerlisten (angitt av Duplikat i Status-kolonnen ). Dette oppdaterer listen Mottakere.

• Oppdater mottakerliste ved utsendelse: Velg dette alternativet for å oppdatere mottakerlisten automatisk før utsendelse. Se Oppdatere mottakerliste nedenfor.

• Inkluder firmaer: Velg dette alternativet for å ta med firmaer som mottakere.

  Note

  Hvis et selskap ikke har noen e-postadresse, sendes i stedet utsendelsen til alle relaterte personer i mottakerlisten.

• Foretrekk firma: Velg dette alternativet for å sende utsendelsen bare til firmaene i mottakerlisten (og ikke de relaterte personene). Hvert firma vil bare motta én utsendelse. Personer som ikke tilhører et selskap, vil fortsatt motta utsendelsen.

  Note

  Alternativet Foretrekk firma er bare tilgjengelig hvis du har valgt Inkluder firmaer ovenfor.

Forhåndsvise utsendelsen

Når du har lagt til mottakere i listen Mottakere, kan du forhåndsvise utsendelsen slik den vil se ut for en av mottakerne. Forhåndsvisning er ikke tilgjengelig for utsendelse av dokumenter og SMS-er.

1. Klikk på en mottaker i listen Mottakere.

2. Klikk på knappen Forhåndsvis. Vinduet Forhåndsvis viser utsendelsen slik den vil se ut for den valgte mottakeren. Alle malvariabler (for eksempel navn og firma) erstattes med faktiske data.

3. Klikk på koblinger for å kontrollere at de fungerer, men husk å nullstille dem hvis de spores.

4. Klikk på for å lukke visningsvinduet.

Gå gjennom og oppdatere mottakerlisten

Når du legger til utvalg, prosjekter, personer og importerer lister, oppdateres listen Mottakere automatisk. Hvis du har valgt Oppdater mottakerliste ved utsendelse, vil prosjektene og utvalgene kontrolleres før utsendelsen sendes, i tilfelle personer er lagt til, fjernet eller redigert.

I tillegg kan du klikke på knappen Oppdater liste nedenfor listen Mottakere for å oppdatere listen manuelt. Enkelte av personene på listen kan ha endret sitt samtykke etter at du la dem til.

Klikk på Neste for å gå til trinn 5: Bekreft. Du kan fortsatt gå tilbake til trinnet Mottakere for å redigere mottakerlisten.

Etter at du har opprettet mållisten din, forberedt utsendelsen og testet den, har du endelig kommet til den spennende delen – det er på tide å sende utsendelsen.

I det siste trinnet, Bekreft, kan du vise et sammendrag av utsendelsen og bekrefte at den er korrekt. Eventuelle feilmeldinger som vises i dette bildet, må løses før utsendelsen kan sendes. Alternativene for sending deaktiveres hvis det er ufullstendige trinn eller manglende informasjon i utsendelsen. Disse indikeres med rødt.

Du kan velge om du vil sende utsendelsen med det samme, eller om du vil planlegge utsendelsen. Fordelen med å planlegge utsendelsen er at du kan velge dagen og klokkeslettet den skal sendes. Det betyr at du kan sende den når du vet at de fleste av mottakerne dine vil åpne og lese utsendelsen din.

På Bekreft-bildet finner du et sammendrag av trinnene du har gjennomført så langt, og du kan velge mellom å sende eller planlegge utsendelsen:

Sende utsendelsen nå

Klikk på Send nå for å sende utsendelsen med det samme. Arbeidsflyten lukkes, og du returneres til fanen Utsendelser.

Klikk på utsendelsen i listen for å vise sendestatus og statistikk. Slik sporer du utsendelsen og viser statistikk.

Planlegge utsendelse

For ikke å overbelaste serverne i arbeidstiden kan det være hensiktsmessig å velge et tidspunkt på kvelden. Dette alternativet er ikke tilgjengelig for utsendelser som allerede er startet, midlertidig stoppet eller ferdige.

1. Klikk på Planlegg.
2. Under Planlegg utsendelse velger du et av følgende alternativer:
   • Klikk på Velg dato-ikonet , og velg datoen og klokkeslettet da utsendelsen skal starte.
   • Klikk på Sett til nå for å sette inn dagens dato og gjeldende klokkeslett.
3. Klikk på OK. Arbeidsflyten lukkes, og du returneres til fanen Utsendelser.

Hva skjer nå?

Du kan klikke på utsendelsen i listen for å vise sendestatus og statistikk.

Hvis du vil stoppe utsendelsen eller starte en planlagt utsendelse før planen, klikker du på henholdsvis Stopp- eller Start-knappen.