Behandle returmeldinger

Audience:
person
•
Version: 10
• 6 minutes to read
 • 6 minutes to read

Det er mange årsaker til at e-postadresser returneres. Personene dine har byttet jobb, en e-postadresse er feilstavet, og til og med midlertidige feil i kundens infrastruktur er de typiske årsakene til at utsendelser returneres.

De første gangene du sender ut utsendelsen din, kan du få et stort antall returnerte e-poster. Det er gode nyheter, fordi det betyr at du kan oppdatere hver e-postadresse som er feilstavet eller ikke lenger i bruk. Å oppdatere de returnerte e-postadressene vil hjelpe deg med å øke suksessraten for fremtidige utsendelser.

Du kan administrere returmeldinger og blokkerte e-postmeldinger både for individuelle utsendelser og for ALLE utsendelser.

Hvorfor returneres e-postmeldinger?

E-postmeldinger kan bli returnert på grunn av feil i e-postadresser, søppelpost-/spamfiltre, Internett-problemer eller fulle innbokser.

  • Midlertidige problemer: leveringsforsinkelser, e-postserver midlertidig ikke tilgjengelig
  • Permanente problemer: feil adresse, ukjent domene.

Midlertidig mislykkede e-postadresser blir ikke blokkert og blir ikke hoppet over i neste utsendelse.

Note

For å forhindre feilstavede eller ugyldige e-postadresser validerer SuperOffice mottatte e-postadresser via chat og skjemaer. Valideringen utføres ved hjelp av DNS-oppslag og kontroll av grunnleggende e-postsyntaks.

Det finnes to typer returmeldinger:

En hard retur er når utsendelsen ikke kan leveres permanent, fordi e-postadressen ikke eksisterer, domenet ikke eksisterer (lenger), eller mottakerens e-postserver har blokkert leveringen. En oppdatering av e-postadressen løser problemet.

En myk retur oppstår når det er et midlertidig leveringsproblem. SuperOffice CRM vil prøve å sende utsendelsen på nytt flere ganger for å levere den når en e-post blir returnert. Det er først når e-posten ikke kan leveres etter flere forsøk, at den blir registrert som en hard retur.

Bruk filterknappene (Sendt, Returnert og Åpnet) til å filtrere mottakerlisten. Når du har valgt alle personene som utsendelsen ble returnert for, kan du samle dem i et utvalg eller prosjekt ved hjelp av handlingsmeny-knappen nederst til venstre.

Filtrer de returnerte e-postene dine og velg hva du vil gjøre med dem -screenshot

Slik reparerer du én enkelt e-postadresse

  1. Velg e-postmeldingen i listen og klikk på Åpne i sidepanelet for å redigere personen.
  2. Gå til fanen Detaljer.
  3. Et advarselsikon ikon ved siden av e-postadressen indikerer et problem. Hold musepekeren over ikonet for å vise årsaken til problemet.
Tip

Klikk på en kolonne for å få tilgang til sorterings- og grupperingsfunksjonene.

Blokkerte e-postadresser

E-postadresser som har blitt returnert på grunn av permanente feil eller har returnert flere ganger, blokkeres automatisk og vil bli hoppet over i fremtidige utsendelser.

Note

Hvis en e-post returneres mer enn fem ganger, blokkeres den automatisk. Du kan justere denne innstillingen i den globale innstillingen Antall godkjente returer før e-postadressen blir deaktivert i Innstillinger og vedlikehold.

Alle blokkerte e-postadresser fra alle utsendelser er arkivert i fanenBlokkerte e-postadresser. Denne fanen gir en utmerket oversikt over e-postadresser som må rengjøres.

Tip

Klikk på en kolonne for å få tilgang til sorterings- og grupperingsfunksjonene.

Returalternativer

Hvis du vil håndtere flere e-postadresser, har du alternativer i knappen Handlinger.

Eksportere

  1. Velg e-postadressene du vil eksportere.
  2. Velg Handlinger > Eksporter.
  3. Velg et eksportformat. Eksportfilen vises nederst i nettleseren. Den finnes også i nedlastingsmappen.

Kopier til et nytt utvalg

  1. Velg e-postadressene du vil legge til et nytt utvalg.
  2. Velg Handlinger > Legg til i nytt utvalg.
  3. Skriv inn navnet på det nye utvalget og klikk på OK. Et nytt statisk utvalg opprettes med de valgte e-postadressene.

Legg til et nytt prosjekt

  1. Velg e-postadressene du vil legge til i et nytt prosjekt.
  2. Velg Handlinger > Legg til i nytt prosjekt.
  3. Skriv inn navnet på det nye prosjektet og klikk på OK. Et nytt prosjekt opprettes med de valgte e-postadressene.

Legg til i eksisterende utvalg

  1. Velg e-postadressene du vil legge til i et eksisterende utvalg.
  2. Velg Handlinger > Legg til i eksisterende utvalg.
  3. Begynn å skrive i søkefeltet for å finne det relevante utvalget.
  4. Klikk på utvalget du vil bruke i resultatlisten.
  5. Klikk på OK. De valgte e-postadressene legges til i utvalget.

Legg til i eksisterende prosjekt

  1. Velg e-postadressene du vil legge til i et eksisterende prosjekt.
  2. Velg Handlinger > Legg til i eksisterende prosjekt.
  3. Begynn å skrive i søkefeltet for å finne det relevante prosjektet.
  4. Klikk på prosjektet du vil bruke i resultatlisten.
  5. Klikk på OK. De valgte e-postadressene blir lagt til i prosjektet

Slett valgte e-postadresser

Bruk dette alternativet til å slette e-postadresser permanent fra databasen.

  1. Velg e-postadressene du vil slette.
  2. Velg Handlinger > Slett valgte e-postadresser.
  3. Klikk på OK for å bekrefte.

Fjern returmerking

Bruk dette alternativet til å fjerne e-postadresser fra listen, slik at de kan brukes i utsendelser. Dette kan være relevant hvis returer skyldes feil konfigurasjon eller midlertidige tekniske årsaker, eller hvis du vet at disse e-postadressene er riktige og vil prøve å sende en gang til.

  1. Velg e-postadressene du vil fjerne returmerkingen for.
  2. Velg Handlinger > Fjern returmerking.
  3. Klikk på OK for å bekrefte.

Sett som tidligere ansatt

Bruk dette alternativet for å angi en person som tidligere ansatt.

  1. Velg e-postadressene du vil slette.
  2. Velg Handlinger > Sett som tidligere ansatt .
  3. Klikk på OK for å bekrefte.