Opprett en ny prosjektguide

Audience:
settings
•
Version: 10
• 6 minutes to read
 • 6 minutes to read

Denne oppgaven gjøres i Innstillinger og vedlikehold, og du må være administrator.

I Innstillinger og vedlikehold definerer du hvilke prosjekttyper som skal være tilknyttet en prosjektguide, og hvilke statuser og aktiviteter prosjektguidene skal inneholde. Hvordan en prosjektguide ser ut kan derfor variere.

For eksempel kan du ha en prosjekttype kalt Konferanse. Denne prosjekttypen kan være knyttet til en prosjektguide som inneholder følgende statuser, oppfølginger og dokumenter:

Status Oppfølginger Dokumenter
Planlagt Planleggingsmøte (Møte inne) Konferanseprogram (Notat)
Under arbeid Opprett liste over prosjektdeltakere (Oppgave); Konferanse (Møte ute) Konferanseinvitasjon (Brev)
Lukking Evalueringsmøte (Møte inne) Evalueringsrapport (Notat)

Denne veiledningen viser hvordan du oppretter en prosjektguide fra bunnen av.

  1. Definer statusene som skal inkluderes i prosjektguiden.
  2. Definer prosjekttypen (med tilhørende statuser) som prosjektguiden skal knyttes til.
  3. Utform prosjektguiden.

Gå til Arbeidsflyt-seksjonen og opprett dine egne prosjektrutiner i SuperOffice CRM -screenshot

Opprett statuser for prosjektguiden

En prosjektguide må være knyttet til en prosjekttype, som igjen består av flere statuser. Slik oppretter du en status.

For eksempel kan en prosjektguide for et konferanseprosjekt ha statusene Planlagt, Under arbeid og Lukking.

Gå til neste trinn for å koble statusene til en prosjekttype.

Opprett en prosjekttype for prosjektguiden

En prosjektguide må være knyttet til en prosjekttype. Slik oppretter du en prosjekttype.

Eksempler på prosjekttyper: "Konferanse", "Kampanje", "Internt".

  1. Merk av for Denne prosjekttypen er tilknyttet en guide.
  2. Velg minst to statuser.
  3. Gå til neste trinn for å opprette prosjektguiden.

Opprett en prosjektguide

Når du har opprettet statuser og angitt en prosjekttype for prosjektguiden, kan du utforme selve prosjektguiden ved å legge til oppfølginger og/eller dokumenter for hver status.

  1. Klikk Arbeidsflyt i navigatoren.

  2. Gå til fanen Prosjektguide.

  3. I listen Prosjekttype, velg prosjekttypen du vil opprette en prosjektguide for. Statusene som er valgt for denne prosjekttypen, vises i listen over.

    Note

    Hvis prosjekttypen ikke er satt opp med en prosjektguide, klikk linken Klikk her for å aktivere guide nederst på skjermen.

    Hvis det ikke er definert statuser for prosjekttypen, klikk linken Klikk her for å legge til statuser nederst på skjermen. Du kan også redigere prosjekttypen ved å klikke Rediger øverst.

  4. Velg ønsket status i listen. Statusens detaljer vises nederst på skjermen.

  5. Legg til en eller flere oppfølginger for statusen.

    Note

    Du trenger ikke legge til et dokument for hver status, men du bør legge til minst én oppfølging for hver status.

  6. Legg til ett eller flere dokumenter for statusen.

  7. Gjenta trinn 4-6 for hver status du vil legge til oppfølginger og dokumenter for.

Endringene lagres automatisk. Prosjektguiden vil nå være tilgjengelig i SuperOffice CRM når et prosjekt opprettes med prosjekttypen valgt i trinn 2.

Legg til en oppfølging for en status

  1. Velg ønsket prosjekttype og status som beskrevet ovenfor.

  2. Klikk på Legg til under Foreslåtte oppfølginger i denne status.

  3. I dialogboksen Foreslått oppfølging, skriv inn navnet på oppfølgingen i feltet Navn. Dette bør være et beskrivende navn.

  4. Skriv inn formålet med oppfølgingen i feltet Målsetningen med denne oppfølgingen. Denne teksten vises når du holder musepekeren over oppfølgingen i detaljkortet Prosjektguide i SuperOffice CRM.

    Note

    Noen av alternativene nedenfor er av logiske årsaker ikke aktuelle for den første oppfølgingen i en prosjektguide.

  5. Merk av for Overfør oppfølgingen til en prosjektdeltaker for å kunne tildele oppfølgingen til en av prosjektdeltakerne. Når prosjektansvarlig oppretter oppfølgingen i SuperOffice CRM, kan vedkommende velge en av medarbeiderne sine som eier av oppfølgingen.

  6. Merk av for Milepæloppfølging hvis oppfølgingen skal defineres som en milepæl.

  7. Velg en type for oppfølgingen i listen Oppfølgingstype.

  8. I feltet Startdato, angi når oppfølgingen skal starte (antall dager fra i dag).

  9. I feltet Varighet, angi hvor lenge oppfølgingen skal vare (format: 0t00m).

  10. I feltet Standardbeskrivelse av oppfølgingen, skriv inn en beskrivelse.

    Tip

    Brukeren kan endre informasjonen ovenfor etter behov.

  11. Klikk Lagre.

  12. Gjenta denne prosedyren for å legge til flere oppfølginger.

Eksempel på en oppfølging

  • Prosjekttype: Konferanse
  • Status: Planlagt
  • Navn på oppfølging: Planleggingsmøte
  • Målsetningen med oppfølgingen: Hold et møte for å planlegge konferansen og sette opp et program.
  • Oppfølgingstype: Møte inne
  • Varighet: 1 time
  • Standardbeskrivelse:

Planleggingsmøte:

- Hva bør konferansen inneholde? - Deltakere? - Foredragsholdere? - Hvor?

Legg til et dokument for en status

  1. Velg ønsket prosjekttype og status som beskrevet ovenfor.
  2. Klikk Legg til under Foreslåtte dokumenter i denne status.
  3. I dialogboksen Foreslått dokument, skriv inn dokumentets navn i feltet Navn. Dette bør være et beskrivende navn for dokumentet.
  4. Skriv inn formålet med dokumentet i feltet Målsetningen med dette dokumentet. Denne teksten vises når du holder musepekeren over dokumentet på detaljkortet Prosjektguide i SuperOffice CRM.
  5. Velg ønsket mal i feltet Mal.
  6. Skriv inn en overskrift i feltet Standardoverskrift.
  7. Eventuellt, angi en referanse i feltet Vår ref., for eksempel en malvariabel for prosjektnummer, -tittelm eller et annet felt som har med prosjektet å gjøre.
  8. Klikk Lagre.
  9. Gjenta prosedyren for å legge til flere dokumenter.

Eksempel på et dokument

  • Prosjekttype: Konferanse
  • Status: Planlagt
  • Navn: Konferanseprogram
  • Målsetning: Utforme et program for konferansen.
  • Mal: Notat
  • Standardoverskrift: Konferanseprogram

Relaterte innhold