Arbeide med prosjektguider

• 8 minutes to read
 • 8 minutes to read

Hvis en prosjektveiledning er definert for en prosjekttype som du angir for et prosjekt, skjer følgende:

  • Første status i prosjektguiden er valgt i feltet Status på hovedkortet Prosjekt.

  • Oppfølginger og/eller dokumenter for statusen står oppført på detaljkortet Prosjektguide.

Trinn

  1. Klikk på knappen Opprett foran navnet på oppfølgingen/dokumentet.

    Detaljkortet Prosjektguide med oversikt over statuskode Planlagt -screenshot

  2. I dialogboksen som åpnes, oppretter du oppfølgingen eller dokumentet på vanlig måte. Mange av feltene er ferdig utfylt, men du kan endre informasjonen eller legge til mer informasjon.

    Du kan delegere oppfølgingen til andre medarbeidere ved å angi dem som eier av oppfølgingen. Hvis dette er definert i Innstillinger og vedlikehold, åpnes dialogboksen Overfør oppgaven til en prosjektdeltaker, der du kan velge en medarbeider som eier av oppfølgingen.

  3. Når du er ferdig med oppfølgingen, merker du av for Utført i den aktuelle dialogboksen, eller i avmerkingsboksen foran oppfølgingsnavnet på detaljkortet Prosjektguide. Dokumenter er som standard merket som utført.

    Tip

    Hvis du vil opprette flere oppfølginger av samme type, kan du høyreklikke på aktiviteten og velge Opprett en til.

    I tabben Prosjektguide kan du høyreklikke og velge Opprett en til -screenshot

  4. Etter at alle oppfølginger og dokumenter i en prosjektstatus er utført, går du til neste status.

    Note

    Hvis du ønsker det, kan du gå til neste status uten å opprette eller utføre alle oppfølgingene/dokumentene i en status.

  5. Gjenta fremgangsmåten ovenfor for alle oppfølginger/dokumenter i hver status i prosjektguiden.

Flytt til neste status

Du kan flytte prosjektet til neste status på to måter:

  • Slik flytter du prosjektet til neste status automatisk:

    I Innstillinger og vedlikehold kan det angis at prosjektguiden skal foreslå å flytte prosjektet til neste status når den siste oppfølgingen i en status merkes som utført. Da åpnes dialogboksen Prosjektguide - flytt prosjektet til neste status.

    Klikk på Ja for å flytte prosjektet til neste status, eller klikk på Nei for å fortsette å jobbe med prosjektet i samme status.

  • Slik flytter du prosjektet til neste status manuelt:

    Høyreklikk på knappen for neste status i detaljkortet Prosjektguide, og velg Gå til denne statusen.

    Eller gjør følgende på hovedkortet Prosjekt:

    1. Klikk på Rediger på hovedkortet Prosjekt.
    2. Klikk på pilen ved siden av feltet Status.
    3. Velg ønsket status fra listen som vises. Disse er definert i Innstillinger og vedlikehold.
    4. Klikk på Lagre.

Eksempel

Husk at prosjektguidene dine kan være konfigurert annerledes i Innstillinger og vedlikehold.

Registrere et nytt prosjekt og velge prosjekttype

Du registrerer et nytt prosjekt og velger prosjekttypen Konferanse, som er tilknyttet en prosjektguide. Prosjektguiden kan for eksempel ha følgende statuser, oppfølginger og dokumenter.

Status Oppfølginger Dokumenter
Planlagt Planleggingsmøte (Møte inne) Konferanseprogram (Notat)
Under arbeid Lag liste over prosjektdeltakere (Oppfølging) konferanse (Møte ute)
Lukking Evalueringsmøte (Møte inne)
Evalueringsrapport (Notat)

Statusen Planlagt

  1. Du har avtalt møtetidspunktet, og du ønsker å opprette oppfølgingen Planleggingsmøte i dagboken og invitere deltakere.

    1. I prosjektguiden klikker du på knappen Opprett ved siden av oppfølgingen Planleggingsmøte. Dialogboksen Avtale åpnes, med Møte inne angitt som type og navnet på prosjektet ferdig utfylt.
    2. Fyll ut informasjon, og inviter deltakere.
    3. Klikk på Lagre.

  2. På møtet fastsetter dere konferanseprogrammet (agenda), og du ønsker å opprette et notat som inneholder denne informasjonen.

    1. Klikk på Opprett-knappen ved siden av Konferanseprogram. Dialogboksen Dokument åpnes med Notat allerede valgt som dokumentmal og navnet på prosjektet ferdig utfylt.
    2. Fyll ut annen informasjon i feltene i dialogboksen Dokument.
    3. Klikk på Opprett-knappen for å opprette og lagre notatet.

  3. Når møtet er gjennomført og konferanseprogrammet er klart, vil du angi dette i prosjektguiden og gå videre til neste prosjektstatus.

    I prosjektguiden merker du av i avmerkingsboksen ved siden av oppfølgingen Planleggingsmøte.

    Tip

    Du kan også gjøre dette fra aktivitetslisten i for eksempel Dagbok og Firma.

    1. Dialogboksen Prosjektguide - flytt prosjektet til neste status åpnes.
    2. I denne dialogboksen får du spørsmål om du vil flytte prosjektet til neste status, som er Under arbeid.
    3. Klikk på Ja for å flytte prosjektet til neste status.
    Note

    Dialogboksen Prosjektguide – flytt prosjektet til neste status åpnes fordi det er definert for prosjekttypen i Innstillinger og vedlikehold.

Statusen Under arbeid

  1. Alle oppfølgingene og dokumentene i statusen Planlagt er utført, og du har flyttet prosjektet ved hjelp av dialogboksen Prosjektguide – flytt prosjektet til neste status. Denne dialogboksen vises når du setter den siste oppfølgingen til fullført. Oppfølgingene og dokumentene for den nyeste statusen vises nå på detaljkortet Prosjektguide.

    Note

    Dialogboksen Prosjektguide – flytt prosjektet til neste status vises bare hvis dette er definert for prosjekttypen. Hvis dette ikke er definert, flytter du prosjektet til neste status.

  2. På planleggingsmøtet ble dere enige om at kollegaen din skal sette opp listen over deltakerne på konferansen. Du vil opprette en oppgave i dagboken deres som en påminnelse.

    1. Klikk på Opprett ved siden av oppfølgingen Lag liste over prosjektdeltakere. Dialogboksen Overfør oppgaven til en prosjektdeltaker vises.

    2. På listen over prosjektdeltakere velger du personen som skal ha ansvaret for oppgaven, og klikker på OK.

    3. Fyll ut med ønsket informasjon i dialogen, og klikk til slutt på Lagre. (I fanen Detaljer kan du se at kollegaen din allerede er angitt som eier av oppgaven.)

    4. Oppfølgingen vises i dagboken til kollegaen din, og når vedkommende er ferdig med å sette opp listen, setter han/hun oppfølgingen til Utført.

      Note

      Dialogboksen Overfør oppgaven til en prosjektdeltaker åpnes fordi det er definert i Innstillinger og vedlikehold.

  3. Nå ønsker du å lage et invitasjonsbrev.

    Klikk på Opprett ved siden av dokumentet Konferanseinvitasjon, og opprett dokumentet.

  4. Til slutt skal selve konferansen avholdes. Du oppretter Konferanse-møtet.

    1. Klikk på Opprett ved siden av oppfølgingen Konferanse. Dialogboksen Oppfølging åpnes, med Møte ute angitt som type og navnet på prosjektet ferdig utfylt.
    2. Fyll ut informasjon og inviter konferansedeltakerne på vanlig måte.
    3. Klikk på Lagre.

Statusen Avslutning

  1. Når konferansen er avholdt og alle relevante oppfølginger og dokumenter i statusen Under arbeid er utført, går du til siste status i prosjektguiden, som er Avslutning.

    • Klikk på Ja i dialogboksen Prosjektguide - flytt prosjektet til neste status. eller
    • Klikk på Rediger på hovedkortet Prosjekt, klikk på pilen til høyre for feltet Status, velg Lukking fra listen, og klikk på OK.

  2. Du vil arrangere et møte internt for å oppsummere konferansen.

    1. Klikk på Opprett ved siden av oppfølgingen Evalueringsmøte, fyll ut informasjon, og klikk på Lagre.
    2. Når møtet er utført, merker du av i avmerkingsboksen.

  3. Deretter lager du en evalueringsrapport som oppsummerer evalueringsmøtet og konferansen.

    Klikk på Opprett ved siden av dokumentet Evalueringsrapport for å opprette dokumentet.

Når alle ønskede oppfølginger og dokumenter for prosjektet er ferdige, kan du sette prosjektet til utført.

Aktuelle emner