Veiledning for prosjektguide

Audience:
person
•
Version: 10
• 4 minutes to read
 • 4 minutes to read

Husk at prosjektguidene dine kan være konfigurert annerledes i Innstillinger og vedlikehold.

Registrere et nytt prosjekt og velge prosjekttype

Du oppretter et nytt prosjekt og velger prosjekttypen Konferanse, som har en tilknyttet prosjektguide. Prosjektguiden inneholder følgende statuser, oppfølginger og dokumenter.

Statuser Oppfølginger Dokumenter
Planlagt Planleggingsmøte (Møte inne) Konferanseprogram (Notat)
Under arbeid Lag liste over prosjektdeltakere (Oppfølging) Konferanse (Møte ute)
Lukking Evalueringsmøte (Møte inne) Evalueringsrapport (Notat)

Statusen Planlagt

  1. Du har avtalt et møtetidspunkt og ønsker å opprette oppfølgingen Planleggingsmøte i dagboken og invitere deltakere.

    1. I prosjektguiden klikker du på Opprett ved siden av Planleggingsmøte. Dialogboksen Oppfølging åpnes med Møte inne som type og prosjektnavnet ferdig utfylt.
    2. Fyll ut informasjonen og inviter deltakere.
    3. Klikk på Lagre.

  2. På møtet fastsetter dere konferanseprogrammet, og du vil opprette et notat med denne informasjonen.

    1. Klikk på Opprett ved siden av Konferanseprogram. Dialogboksen Dokument åpnes med Notat som forhåndsvalgt mal og prosjektnavnet ferdig utfylt.
    2. Fyll ut informasjonen i dialogboksen Dokument.
    3. Klikk på Opprett for å lagre notatet.

  3. Etter at møtet er gjennomført og konferanseprogrammet er klart, vil du bekrefte dette i prosjektguiden og gå videre til neste prosjektstatus.

    • I prosjektguiden, merk av i boksen ved siden av Planleggingsmøte.
    Tip

    Du kan også gjøre dette fra aktivitetslisten i for eksempel Dagbok eller Firma.

    1. Dialogboksen Prosjektguide – flytt prosjektet til neste status åpnes.
    2. Klikk på Ja for å gå videre til statusen Under arbeid.
    Note

    Denne dialogboksen vises fordi dette er definert for prosjekttypen i Innstillinger og vedlikehold.

Statusen Under arbeid

  1. Alle oppfølgingene og dokumentene i Planlagt-statusen er fullført, og prosjektet har gått videre via dialogboksen Prosjektguide – flytt prosjektet til neste status. Detaljkortet Prosjektguide viser nå de nye oppfølgingene og dokumentene.

    Note

    Hvis dette ikke er definert for prosjekttypen, må du flytte prosjektet til neste status manuelt.

  2. På planleggingsmøtet ble dere enige om at en kollega skal lage en liste over konferansedeltakerne. Du vil opprette en oppgave i deres dagbok som en påminnelse.

    1. Klikk på Opprett ved siden av Lag liste over prosjektdeltakere. Dialogboksen Overfør oppgaven til en prosjektdeltaker åpnes.

    2. Velg prosjektmedlemmet som skal utføre oppgaven, og klikk på OK.

    3. Fyll ut nødvendig informasjon i dialogen og klikk Lagre.

    4. Oppfølgingen vises i dagboken til kollegaen din, og når listen er laget, merkes oppfølgingen som Utført.

      Note

      Dialogboksen Overfør oppgaven til en prosjektdeltaker åpnes fordi dette er definert i Innstillinger og vedlikehold.

  3. Nå ønsker du å lage et invitasjonsbrev.

    Klikk på Opprett ved siden av dokumentet Konferanseinvitasjon, og opprett dokumentet.

  4. Til slutt skal selve konferansen avholdes. Du oppretter Konferanse-møtet.

    1. Klikk på Opprett ved siden av oppfølgingen Konferanse. Dialogboksen Oppfølging åpnes, med Møte ute som type og prosjektnavnet ferdig utfylt.
    2. Fyll ut informasjonen og inviter konferansedeltakerne.
    3. Klikk på Lagre.

Statusen Lukking

  1. Når konferansen er avholdt og alle relevante oppfølginger og dokumenter i Under arbeid-statusen er fullført, går du til siste status i prosjektguiden, Lukking.

    • Klikk Ja i dialogboksen Prosjektguide – flytt prosjektet til neste status.
    • Eller, klikk Rediger på hovedkortet Prosjekt, klikk på pilen ved siden av Status, velg Lukking, og klikk OK.

  2. Du vil arrangere et internt møte for å oppsummere konferansen.

    1. Klikk på Opprett ved siden av Evalueringsmøte, fyll ut informasjon, og klikk Lagre.
    2. Når møtet er utført, merk av i boksen for å angi at det er fullført.

  3. Deretter lager du en evalueringsrapport som oppsummerer evalueringsmøtet og konferansen.

    Klikk på Opprett ved siden av dokumentet Evalueringsrapport for å opprette dokumentet.

Når alle nødvendige oppfølginger og dokumenter for prosjektet er ferdige, kan du sette prosjektstatus til Fullført.