Arbeide med eksterne dokumenter (kunnskapsbase)

Audience:
person
•
Version: 10.3.11
• 7 minutes to read
 • 7 minutes to read

Du kan legge til dokumenter (inkludert bilder og andre filer) for å gjøre dem tilgjengelige for alle som bruker SuperOffice CRM, inkludert uregistrerte kunder. Dokumenter som du laster opp til kunnskapsbasen, er tilgjengelige når du skriver inn innhold i en melding som skal sendes til en kunde.

Dette gjelder f.eks. når du bruker fanen Melding i forbindelse med saksbehandling. Her kan du skrive inn tekst på samme måte som i et tekstbehandlingsprogram. Du kan også sette inn bilder ved å klikke på Bilde-knappen på verktøylinjen, men da må bildet allerede ha vært lastet opp til Eksterne dokumenter. Når meldingen sendes, vil det genereres koblinger til filer under Eksterne dokumenter. Det samme gjelder f.eks. når du lager svarmaler og SuperOffice Markedsføring-meldinger.

Note

Denne funksjonen krever brukerplanen Service-Premium.

Vis dokument

  1. Gå til i toppraden, og velg Kunnskapsbase > Eksterne dokumenter.

  2. Gå til ønsket mappe.

  3. Gjør ett av følgende:

    • Klikk på dokumentnavnet for å gå til bildet Egenskaper for dokument. Her kan du også vise og redigere innholdet i enkelte dokumenttyper, som HTML, TXT og innebygd ejr-format.
    • Klikk på for å laste ned dokumenter som ikke kan vises i nettleseren, som PDF- og Microsoft Office-filer. Et ikon i dokumentlisten indikerer dokumenttypen.

Legg til dokument

Note

Du må opprette selve det fysiske dokumentet før du kan legge det til i SuperOffice. Hvis du for eksempel vil opprette en prisliste, kan du bruke Microsoft Word eller Excel til å skrive innholdet.

  1. Gå til i toppraden, og velg Kunnskapsbase > Eksterne dokumenter.

  2. Gå til mappen du vil plassere dokumentet i. Hvis den ikke eksisterer ennå, kan du opprette en ny mappe som beskrevet nedenfor.

  3. Klikk på knappen Nytt dokument. Du kommer til bildet Egenskaper for dokument.

  4. Angi et beskrivende navn på dokumentet i feltet Navn.

  5. I feltet I mappe vises automatisk navnet på mappen du har valgt. Hvis du ombestemmer deg, kan du klikke på og velge en annen mappe i listen som vises.

  6. I feltet Tilgang velger du hvem som skal ha tilgang til å lese og redigere dokumentet.

  7. Hvis du vil bruke dokumentet i et webbasert kundesenter, kan du legge til en unik ID-streng i feltet ID-streng.

  8. I feltet Beskrivelse kan du skrive inn en kort beskrivelse av hva dokumentet inneholder.

  9. Klikk på Velg fil-knappen ved siden av Fil, og velg det nye dokumentet i dialogboksen som vises.

  10. Klikk på Lagre. Hvis dokumenttypen kan redigeres i nettleseren, fylles feltet Innhold ut med dokumentinnholdet.

  11. Klikk på OK. Dokumentet legges til i den angitte mappen.

Note

Enkelte filtyper er som standard blokkert fra å bli lastet opp som eksterne dokumenter i Service. Hvis du trenger å tillate opplasting av noen av disse typene, som for eksempel js, kan en administrator oppdatere systeminnstillingen usikre filtyper i Innstillinger og vedlikehold.

Redigere dokumentinnhold

Enkelte dokumenttyper, som HTML, TXT og innebygd ejr-format, kan redigeres direkte i bildet Egenskaper for dokument. For andre typer, for eksempel PDF, trenger du applikasjonen dokumentet opprinnelig ble opprettet i.

  1. Gå til i toppraden, og velg Kunnskapsbase > Eksterne dokumenter.
  2. Gå til mappen som dokumentet ligger i.
  3. Klikk på for å laste ned et dokument.
  4. Rediger og lagre dokumentet med programmet som dokumentet opprinnelig ble opprettet i.
  5. Klikk på dokumentnavnet for å gå til bildet Egenskaper for dokument.
  6. Klikk på Velg fil-knappen ved siden av Fil, og velg dokumentet du har redigert, i dialogboksen som vises.
  7. Klikk på OK for å laste opp dokumentet.

Rediger dokumentegenskaper

Ved å redigere dokumentegenskapene kan du f.eks. justere hvem som skal ha tilgang til dokumentet.

  1. Gå til i toppraden, og velg Kunnskapsbase > Eksterne dokumenter.
  2. Gå til mappen som dokumentet ligger i.
  3. Klikk på dokumentnavnet for å gå til bildet Egenskaper for dokument.
  4. Gjør de nødvendige endringene (se over).
  5. Klikk på OK. Endringene lagres.
Tip

Hvis du vil flytte dokumentet til en annen mappe, velger du den nye mappen i feltet I mappe.

Slett dokument

  1. Gå til i toppraden, og velg Kunnskapsbase > Eksterne dokumenter.
  2. Gå til mappen som dokumentet ligger i.
  3. Klikk på dokumentnavnet for å gå til bildet Egenskaper for dokument.
  4. Klikk på Slett-knappen nederst i bildet.
  5. Klikk på OK for å bekrefte. Dokumentet fjernes fra SuperOffice Service.

Opprett mapper

Du kan opprette en mappestruktur for dokumenter for å gi dem en logisk struktur og gjøre det enkelt for andre å finne informasjon. Du kan opprette undermapper i alle mapper, og du kan legge dokumentene i disse mappene.

  1. Gå til i toppraden, og velg Kunnskapsbase > Eksterne dokumenter.

  2. Gå til mappen som du vil opprette en undermappe under. Du kan opprette den rett under mappen Dokumenter eller i en hvilken som helst av mappens undermapper.

  3. Klikk på Ny mappe-knappen øverst i bildet. Du kommer til bildet Egenskaper for dokumentmappe.

  4. Angi et beskrivende navn på mappen i feltet Navn.

  5. I feltet I mappe vises navnet på den overordnede mappen du har valgt, automatisk. Hvis du ombestemmer deg, kan du klikke på og velge en annen mappe i listen som vises.

  6. I listeboksen Tilgang velger du hvem som skal ha tilgang til å lese og endre den aktuelle mappen.

  7. Klikk på OK. Den nye mappen opprettes. Nå er du klar til å legge til dokumenter i den nye mappen.

Slett mapper

Når du sletter en mappe, slettes også alle dokumentene i mappen fra SuperOffice.

  1. Gå til i toppraden, og velg Kunnskapsbase > Eksterne dokumenter.
  2. Gå til ønsket mappe.
  3. Klikk på Rediger mappe. Du kommer til bildet Egenskaper for dokumentmappe.
  4. Klikk på Slett.
  5. Klikk på OK for å bekrefte. Mappen og innholdet i den fjernes fra SuperOffice.