Svar til person

Audience:
person
• 4 minutes to read
 • 4 minutes to read

Det viktigste du gjør i saksbehandlingen, er å svare på henvendelser.

Når du åpner en sak og velger Svar, vises e-postsignaturen du har konfigurert, automatisk, og du kan legge til meldingen til personen som inneholder svaret på spørsmålet eller løsningen på problemet.

Svare på en sak -screenshot

Svare (legge til melding)

  1. Åpne saken.

  2. Klikk på ikon Svar- eller ikon Svar til alle-knappen, eller klikk på ikon Oppgave-knappen, og velg Svar eller Svar til alle. Fanen Melding i bildet Sak vises. Personen legges automatisk til som en mottaker i feltet Til.

  3. Skriv inn selve meldingen du vil legge til i saken.

  4. Siden denne meldingen skal være synlig for personen, må du kontrollere at Eksterne vises på verktøylinjen nederst i fanen.

  5. Klikk på ikon i verktøylinjen, og legg til relevante dokumenter som vedlegg til saken.

  6. Klikk på Lagre. Meldingen sendes til personen.

Legge til svarmaler i meldinger

Når du svarer på en henvendelse, kan du spare tid ved å bruke en svarmal som utgangspunkt for et tilpasset svar til personen. Velg hvilken svarmal du vil legge til i meldingsfeltet, rediger teksten, og legg til eller fjern vedlegg for å skreddersy den til den aktuelle situasjonen.

  1. Gå til fanen Melding som beskrevet ovenfor.

  2. Plasser musepekeren på det stedet i meldingen der du ønsker å sette inn svarmalen.

  3. Klikk på ikon listeknappen, og velg hva du vil sette inn i meldingen.

  4. I listen som vises, klikker du først på Svarmal og deretter på ønsket oppføring.

    Tip

    Hold markøren over en mal for å forhåndsvise den før du setter den inn.

  5. Se gjennom teksten, og foreta ønskede justeringer.

Legge til melding i flere saker

Du kan legge til en melding i flere saker i en enkelt handling. For eksempel hvis du mottar flere henvendelser om det samme problemet og ønsker å svare på alle samtidig. Meldingen du legger inn i dette bildet, legges til i de valgte sakene og sendes også via e-post til personene som er tilknyttet de valgte eksterne sakene.

  1. Velg de relevante sakene i sakslisten.

  2. Klikk på ikon Oppgave-knappen nederst til venstre i sakslisten.

  3. Velg Svar kunder.

    • Send kopi til kunder (kun eksterne saker): Hvis aktivert vil meldingen også bli sendt via e-post til personene som er tilknyttet de valgte eksterne sakene.
    • Avslutt sak: Merk av her for å avslutte alle valgte saker i én handling.
    • Tilgangsnivå: Tilgangsnivået for meldingen du legger til. Hvis du velger Eksternt, vises meldingen for de valgte sakene i SuperOffice Kundesenter.
    • Skriv inn meldingen i tekstområdet midt i bildet.
    • Lim inn: Klikk på ikon listeknappen, og velg hva du vil sette inn i meldingen. Du kan legge til en svarmal, en FAQ-oppføring, en tidligere melding eller et vedlegg. Valgfritt: Du kan også legge til svarmaler på andre språk. Velg et språk i språklisten. Hvis tilgjengelig, settes teksten inn på det valgte språket. Ellers brukes standardspråket.

  4. Klikk på Svar når du er ferdig.

Bruke utvalg til å svare personer om flere saker

  1. Klikk på ikon Oppgave-knappen nederst til venstre i saksutvalget.
  2. Velg Svar kunder i Vedlikehold-delen.
  3. Klikk på Svar når du er ferdig.

Hva vil du gjøre nå?