Opprette svarmal

Audience:
user
• 7 minutes to read
 • 7 minutes to read

En svarmal er en ferdig tekst som kan limes inn i en melding du skriver til en person. Bruk av svarmaler sparer tid og lar deg sende personlige meldinger til personene dine.

Svarmaler kan også inneholde vedlegg, som da blir lagt til i meldingen. Før du sender svaret til personen, kan du både redigere teksten og fjerne eller legge til vedlegg.

Note

Du trenger Kunnskapsbase som funksjonell rettighet for å opprette svarmaler.

Trinn

  1. Gå til ikon Hovedmeny i toppraden, og velg Kunnskapsbase > Svarmaler.

  2. Gå til mappen du vil plassere svarmalen i. Hvis den ikke finnes ennå, kan du opprette en ny mappe.

    Slik finner du svarmaler i SuperOffice -screenshot

  3. Klikk på Ny svarmal-knappen.

  4. Øverst i fanen Egenskaper i bildet Egenskaper for svarmal skriver du inn følgende:

    • Navn: Et beskrivende navn på svarmalen.
    • Beskrivelse: En kort beskrivelse av hva svarmalen inneholder.
    • Mappe: Som standard navnet på den valgte mappen. Du kan velge en annen mappe her.
    • Tilgang: Her velger du hvem som skal ha tilgang til å lese og endre den aktuelle svarmalen.

  5. Velg fanen (Uspesifisert språk).

  6. I fanen Egenskaper angir du følgende informasjon:

    • Språk: I denne listen velger du hvilket språk svarmalen er på. Listeboksen inneholder de språkene som er registrert under ikon > Kundespråk.
    • Standard: Merk av her hvis du vil at dette språket skal være standardspråk for denne svarmalen.
    • Emne: Her skriver du inn svarmalens tittel. Vanligvis settes denne inn i Emne-feltet når svarmalen brukes som e-postmelding.
    • Meldingshode: Her kan du legge til forhåndsdefinert innhold som skal vises i meldingshodet i en e-postmelding, for eksempel i Til- og Emne-feltet. Denne funksjonen brukes bare i spesielle tilfeller.

  7. I fanen Vanlig tekst angir du følgende informasjon:

    • Inkluder ren tekst: Når du oppretter en HTML-versjon, er det alltid lurt å opprette en ren tekstversjon i tillegg for e-postprogrammer som ikke støtter HTML. E-postprogrammet velger deretter automatisk riktig format. Hvis du ikke merker av for dette alternativet, ignoreres teksten nedenfor. Den lagres imidlertid, slik at du kan velge å inkludere den senere.
    Note

    Hvis du inkluderer både ren tekst og HTML-tekst, velger e-postprogrammet den "beste" utgaven, og det vil vanligvis være HTML. Husk at meldinger som blir sendt uten ren tekst, bare kan leses av e-postprogrammer som støtter HTML.

    • I det store feltet midt i bildet skriver du inn selve innholdet i svarmalen. Det er alltid denne teksten som brukes når du legger til svarmaler i meldinger.
    • Stavekontroll: Starter en stavekontroll av meldingen på språket som er angitt i listen Språk.

  8. I fanen HTML-tekst angir du følgende informasjon:

    • Inkluder HTML-tekst: Merk av for dette alternativet for å inkludere teksten nedenfor i en HTML-versjon av e-postmeldingen. Dette brukes overfor kunder med e-postprogrammer som kan lese HTML (for eksempel Outlook). Budskapet kommer ofte tydeligere frem hvis du sender meldingen som HTML, fordi du kan bruke bilder og farger i teksten.
    • I det store feltet midt i bildet skriver du inn HTML-formatert tekst som du vil inkludere i meldingen til personen. Husk at bilder som det henvises til her, må ligge på en server som er tilgjengelig for mottakerne av e-postmeldingen. Du kan for eksempel legge til bilder som tidligere har vært lastet opp til Eksterne dokumenter.

  9. I fanen SMS-tekst kan du legge til svarmalstekst som er beregnet på sending via SMS. Her angir du følgende informasjon:

    • SMS-tekst: I dette feltet skriver du inn selve svarmalsteksten.
    • Antall tegn: Her kan du følge med på hvor mange tegn du har skrevet inn.

  10. I fanen Vedlegg kan du legge til vedlegg du vil inkludere i svarmalen:

    1. Klikk på Velg filer.
    2. I dialogboksen blar du til dokumentet du trenger.
    3. Klikk på Legg til for å legge til vedlegget.
    4. Gjenta denne fremgangsmåten hvis du vil legge til flere vedlegg.
    Tip

    Du kan slette et vedlegg ved å klikke på Slett til høyre for raden.

  11. Klikk på OK for å lagre svarmalen. Fanen (Uspesifisert språk) endres til det valgte språket. Klikk på Tilbake for å gå tilbake til mappestrukturen for svarmaler. Den er nå tilgjengelig for bruk i svar på henvendelser fra kunder.

Opprette egendefinert layout for svar ved hjelp av kategorier

Hvis du vil gi hver avdeling i firmaet en egendefinert layout til korrespondansen, kan du opprette svarmaler med forskjellige layouter. Hver svarmal kan knyttes til en kategori som representerer en avdeling. Alle utgående svar fra kategoriene (avdelingene) slås sammen med det avdelingsspesifikke designet.

Bortsett fra layouten/formateringen til svarmalen, må den inneholde følgende malvariabler for å kunne slås sammen med svaret:

[[IF:message.bodyHtml!=""]]
[[message.bodyHtml]]
[[ELSE]]
[[message.body]]
[[ENDIF]]

Automatisk FAQ-svar

SuperOffice Service leveres med et sett med svarmaler. Blant disse svarmalene finner du "Eksempel på automatisk FAQ-svar". Denne svarmalen inneholder et eksempel på automatisering av svar til kunden, i fanen HTML-tekst.

Med utgangspunkt i kundens henvendelse søker systemet etter tilsvarende ord (inkludert nøkkelord) i FAQ-oppføringer i SuperOffice Service. Basert på graden av samsvar mellom disse settes det inn forslag til FAQ-er som kan hjelpe kunden, i svarmalen som automatisk sendes til kunden for å bekrefte mottak av saken.

Du kan selv velge graden av samsvar mellom saken fra kunden og FAQ-oppføringene i feltet Minimumsscore for FAQ-søkeresultat (i prosent) i ikon Systeminnstillinger > System > Innstillinger.

Hva vil du gjøre nå?