Opprett svarmal

Audience:
person
•
Version: 10.5.1
• 5 minutes to read
 • 5 minutes to read

En svarmal er en forhåndsdefinert tekst som kan settes inn i en melding du skriver til en person. Ved å bruke svarmaler sparer du tid og kan sende personlige meldinger til kundene dine.

Svarmaler kan også inneholde vedlegg, som automatisk legges til i meldingen. Før du sender svaret til personen, kan du redigere teksten og legge til eller fjerne vedlegg.

Note

Du må ha Kunnskapsbase som funksjonell rettighet for å kunne opprette svarmaler.

Trinn – opprett fra bunnen av

  1. Gå til i toppraden, og velg Kunnskapsbase > Svarmaler.

  2. Gå til mappen hvor du vil lagre svarmalen. Hvis den ikke finnes, kan du opprette en ny mappe.

  3. Klikk på knappen Ny svarmal.

  4. Øverst på fanen Egenskaper i skjermbildet Svarmalegenskaper, fyll inn følgende:

    • Navn: Et beskrivende navn på svarmalen.
    • Beskrivelse: En kort beskrivelse av hva svarmalen inneholder.
    • Mappe: Standard er den valgte mappen. Du kan velge en annen mappe her.
    • Tilgang: Angi hvem som skal ha leserettigheter og redigeringsrettigheter for svarmalen.

  5. Velg fanen (Uspesifisert språk).

  6. Under fanen Egenskaper, fyll inn følgende:

    • Språk: Velg hvilket kundespråk svarmalen er på.
    • Standard: Merk av hvis dette skal være standardspråket for svarmalen.
    • Emne: Skriv inn emnet for svarmalen. Dette settes automatisk inn i Emne-feltet når svarmalen brukes i en e-post.
    • Meldingshode: Legg til forhåndsdefinert innhold som skal vises i meldingshodet, for eksempel Til- og Emne-feltene i en e-post. Dette brukes kun i spesielle tilfeller.

  7. Under fanen Vanlig tekst, fyll inn:

    • Inkluder vanlig tekst: Når du oppretter en HTML-versjon, er det lurt å også ha en versjon i vanlig tekst for e-postprogrammer som ikke støtter HTML.
    Note

    Hvis du inkluderer både vanlig tekst og HTML, vil mottakerens e-postprogram velge den "beste" versjonen, som vanligvis er HTML. Hvis du kun sender HTML, kan ikke meldingen leses i e-postprogrammer som ikke støtter HTML.

    • I det store feltet midt på skjermen, skriv inn innholdet i svarmalen. Dette er teksten som brukes når du legger til svarmaler i meldinger.
    • Stavekontroll: Kjør en stavekontroll basert på språket som er valgt i Språk-feltet.

  8. Under fanen HTML-tekst, fyll inn:

    • Inkluder HTML-tekst: Merk av for dette alternativet hvis du vil at svarmalen skal inkludere HTML-formatering.
    • I det store tekstfeltet midt på skjermen, skriv inn HTML-formatert tekst som skal vises i meldingen.

  9. Under fanen SMS-tekst, fyll inn:

    • SMS-tekst: Skriv inn svarmalens innhold for SMS-meldinger.
    • Antall tegn: Viser hvor mange tegn som er skrevet.

  10. Under fanen Vedlegg, kan du legge til vedlegg:

    1. Klikk på Velg filer.
    2. Finn filen du vil legge til.
    3. Klikk på Legg til.
    4. Gjenta for å legge til flere vedlegg.
    Tip

    Du kan fjerne et vedlegg ved å klikke på Slett ved siden av filnavnet.

  11. Klikk på OK for å lagre svarmalen. Fanen (Uspesifisert språk) endres til det valgte språket. Klikk på Tilbake for å gå tilbake til mappestrukturen for svarmaler. Svarmalen er nå tilgjengelig for bruk i besvarelse av kundehenvendelser.

Kopiere svarmal

For å opprette en ny svarmal basert på en eksisterende, kan du kopiere den.

  1. Gå til i toppraden, og velg Kunnskapsbase > Svarmaler.
  2. Finn mappen der svarmalen ligger.
  3. Klikk på svarmalen for å åpne skjermbildet Vise svarmaler.
  4. Klikk på Kopier. En kopi åpnes i redigeringsmodus.
  5. Endre navn og eventuelt andre detaljer.
  6. Klikk på OK for å lagre.

Opprett egendefinert layout for svar ved hjelp av kategorier

For å gi hver avdeling et unikt layout på sine svar, kan du knytte svarmaler til en kategori som representerer avdelingen. Alle utgående svar fra kategorien flettes med det avdelingsspesifikke designet.

I tillegg til layout og formatering, må svarmalen inneholde følgende malvariabler for å flettes riktig med svaret:

[[IF:message.bodyHtml!=""]]
[[message.bodyHtml]]
[[ELSE]]
[[message.body]]
[[ENDIF]]

Automatisk FAQ-svar

SuperOffice Service leveres med et sett med svarmaler. Blant disse svarmalene finner du "Eksempel på automatisk FAQ-svar". Denne svarmalen inneholder et eksempel på automatisering av svar til kunden, i fanen HTML-tekst.

Med utgangspunkt i kundens henvendelse søker systemet etter tilsvarende ord (inkludert nøkkelord) i FAQ-oppføringer i SuperOffice Service. Basert på graden av samsvar mellom disse settes det inn forslag til FAQ-er som kan hjelpe kunden, i svarmalen som automatisk sendes til kunden for å bekrefte mottak av saken.

Du kan selv velge graden av samsvar mellom saken fra kunden og FAQ-oppføringene i feltet Minimumsscore for FAQ-søkeresultat (i prosent) i Systeminnstillinger > System > Innstillinger.

Relatert innhold