Opplæring - opprette et dynamisk eller statisk utvalg

Klikk på Ny i toppraden, og velg Utvalg.

I Finn-skjermen klikker du på Finn-valget som er relevant for datatypen du vil bruke i utvalget. Du kan også klikke på Vanlige søk for å bruke forhåndsdefinerte søk.

Legg til søkekriteriene i fanen Kriterier .

Klikk på Finn. Fanen Resultater viser dataene som samsvarer med kriteriene dine.

Hvis du vil lagre resultatene i et merket område, klikker du Lagre som utvalg. Hvis ikke, endre søkekriteriene.

I dialogboksen Lagre som utvalg velger du type:

• Dynamisk utvalg - denne typen utvalg blir alltid oppdatert med medlemmer som samsvarer med utvalgskriteriene.
• Statisk utvalg - denne typen valg inneholder bare medlemmene du har lagt til manuelt.

Klikk på Lagre.

Skriv inn navnet på det nye utvalget der Utvalgsnavn vises. Dette feltet er obligatorisk.

Hvis du forsøker å registrere et utvalg med samme navn som et eksisterende utvalg, får du opp dialogboksen Duplikater. Denne fungerer på samme måte som for firmaer. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Duplikater.

I feltet Utvalg er kan du endre til en annen type valg om nødvendig.

I feltet Eier vises pålogget bruker automatisk.

Når du har lagret et nytt utvalg, kan du endre eier ved å redigere utvalget. I praksis betyr det at du overfører det fra deg selv og til noen andre. Hvis du vil redigere et utvalg, må du enten være eier eller ha administratortilgang, eller du må ha redigeringstilgang via preferansen Funksjoner.

I feltet Kategori velger du hvilken type utvalg du ønsker. Disse er definert i Innstillinger og vedlikehold.

I feltet Synlig for velger du om utvalget skal være synlig for alle, privat (bare synlig for personen som er definert som eier) eller synlig for alle i brukergruppen som eieren tilhører.

Legg til en beskrivelse av utvalget i feltet Beskrivelse,hvis relevant.

Merk av for Fullført for å angi at valget er inaktivt. Hvis du vil at utvalget skal være aktivt, lar du avmerkingsboksen stå tom.

Hvis du vil legge til utvalget i favoritter, klikker du stjerneikonet . Stjernen blir gul , og utvalget blir umiddelbart lagt til i favoritter. Nå kan du raskt få tilgang til utvalget ved å klikke på fra Navigator-menyen.

Når du er ferdig med å definere kjernedataene for utvalget, klikker du på Lagre.