Send e-postbekreftelse for personvern
I den nye GDPR-verdenen har enkeltpersoner "rett til å bli informert". Det betyr at de har rett til å vite enten på forhånd eller innen 30 dager etter at deres informasjon er samlet inn. GDPR stipulerer at enkeltpersoner har rett til å bli informert (a) om at en organisasjon har til hensikt å lagre deres personopplysninger og (b) hva organisasjonen har tenkt å bruke opplysningene til.
Innhente samtykke på forhånd gjennom skjemaer
Ved å bruke integrerte skjemaer som finnes i CRM-løsningen din, kan du samle inn en persons samtykke samtidig som de fyller ut et webskjema og gir deg personopplysningene sine. Dette samtykket dokumenteres automatisk i SuperOffice CRM ved hjelp av funksjonen Samtykkehåndtering.
Denne videoen viser deg hvordan du oppretter et grunnleggende webskjema og legger det til på websiden din (videolengde - 7:49):
Send automatiske e-postbekreftelser
Med SuperOffice CRM kan du sende en e-post med personvernbekreftelse automatisk til personer som er registrert i databasen din. E-posten sendes automatisk til en person første gang de registreres i SuperOffice, uten at du trenger å gjøre noe.
Dette er både en høflig måte å følge opp din første kontakt med en kunde på, og det gir kunden en enkel måte å informere deg på hvis de har spørsmål eller innvendinger mot at du lagrer informasjonen deres.
Du kan konfigurere systemet til å også inkludere en kobling som vil lede til en personlig abonnementsside. I denne koblingen kan personene dine velge hva slags kommunikasjon de vil motta.
Slik sender du en e-postbekreftelse for personvern på nytt
Fra skjermbildet Person kan du sende e-postbekreftelsen for personvern til en kontakt eller sende den på nytt.
Gå til ønsket person på Person-skjermen. (Se Bruke Finn-skjermbildet.)
Klikk på > Send e-postbekreftelse om personvern.
I dialogboksen som åpnes fyller du ut følgende felt:
- Send til: Bruk standard e-postadresse eller velg en annen adresse.
- Bruk mal: Velg en e-postmal.
- Språk: Bruk standardspråket eller velg et av de tilgjengelige språkene.
- Emne: Hvis det er relevant, redigerer du standardemnet for e-posten.
Klikk på Send.
E-postbekreftelsen sendes til personen. E-posten arkiveres i detaljkortet Aktiviteter.
Hva inneholder denne e-posten?
E-postbekreftelsen for personvern informerer vanligvis personen om følgende:
- Informasjonen deres ble lagret i SuperOffice
- Hvilken type informasjon ble lagret
- Hva opplysningene brukes til (formål)
- At de når som helst kan trekke tilbake samtykket
- At informasjonen er sikker og ikke blir delt
E-posten kan også inneholde en kobling til et kundesenter der personen kan administrere abonnementer og samtykke. Koblingen er gyldig i 21 dager som standard.