Översikt
Förbered din CRM-implementering
Innan du börjar importera data och konfigurera systemet föreslår vi att du funderar igenom vad du vill ändra i användargränssnittet. CRM-systemet ska fungera som stöd för dina affärsprocesser, underlätta för användarna och förbättra företagets rapportering.
Att förbereda implementeringen av CRM-systemet innebär först och främst att du tänker igenom CRM-projektets syften och mål och ser till att CRM-systemet stödjer dessa mål.
Här fyller du som administratör en viktig funktion eftersom det är den viktigaste rollen för en lyckad CRM-implementering.
När du planerar din CRM-konfiguration är det viktigt att du definierar datasegmenteringsbehoven. Du måste också ange vilka datafält du behöver kunna spåra i olika rapporter.
Note
Du kan använda alla uppgifter du lägger in i systemet och sökkriterier när du skapar målgrupper för samtalslistor eller utskick. Därför bör du bestämma enligt vilka kriterier du vill segmentera dina kontakter.
Vanliga redigeringsåtgärder
Kategorier: Du kan vilja dela in företag i olika huvudgrupper, t.ex. kund, prospekt, leverantör eller partner. (Om du vill redigera dem går du till Listor och redigerar Kategorilistan).
Bransch: Du kan redigera listan över branscher som du registrerar företag under. Det kan vara transport, IT, service, tillverkning o.s.v. (Om du vill redigera branscherna går du till Listor och redigerar Branschlistan).
Intressen: På både företag och kontakt kan du redigera intresselistan. Det kan till exempel handla om olika typer av konton för företag och olika roller för kontakterna.
Prenumerationstyp: Alla kontakter i ditt SuperOffice CRM kan behålla sina egna prenumerationstyper. Typerna används mycket när du skapar urval och gör utskick.
Ladda ner dokumentet för konfigurationsförberedelser och gå igenom vad du bör tänka på. När du har besvarat frågorna i dokumentet har du den information du behöver för att konfigurera systemet.
När du har gjort alla förberedelser inför CRM-implementeringen är det dags att skapa och hantera dina CRM-användare.
Skapa egna guider för arbetsflöden
Arbetsflödesguider, till exempel säljguiden och projektguiden, hjälper användarna att hålla koll på saker och arbeta enligt bästa praxis.
Hjälp dina användare att kontrollera varje steg i processen, se till att alla projekt blir klara i tid och att alla affärsmöjligheter följs upp. Utan en fördefinierad arbetsflödesguide är det lätt att tappa kontrollen, särskilt när man har flera projekt eller försäljningar igång samtidigt. Du kan missa sådant som behöver göras i olika faser av projektet eller försäljningen och därmed missa din deadline.
Varje projekt och affärsmöjlighet har en status som indikerar hur långt du har kommit i processen. Ett projekt kan till exempel ha status "Planerat", "Pågående" och "Slutfört". En försäljning kan ha faserna "Prospekt", "Första mötet", "Offert" eller Muntligt godkännande".
Varje status i arbetsflödesguiden inbegriper de händelseaktiviteter och dokument som behövs för att vägleda användaren genom hela processen.
Du kan skapa en ny guide för varje typ av projekt eller försäljning du använder. Din guide finns tillgänglig när en ny försäljning eller ett nytt projekt skapas.
När någon av faserna i guiden har slutförts föreslår SuperOffice CRM automatiskt nästa steg så att du direkt kan planera nästa aktivitet. På så sätt har du alltid full koll och missar inga milstolpar.
I sektionen Arbetsflöde kan du utforma och implementera egna arbetsflöden för dina projekt- och försäljningsguider.
När du skapar en egen guide kan du bestämma vilka statusalternativ som ska användas samt vilka aktiviteter och dokument du vill använda för respektive status.
Det bästa sättet att definiera egna projekt- eller försäljningsguider är att diskutera och enas om de bästa statusalternativen med dina kollegor. Olika försäljningar och projekt kan kräva olika strategier och kanske separata guider. Glöm dock inte att du kan skapa flera guider för både försäljningar och projekt.
Mobile CRM
Note
Om du vill byta språk i Mobile CRM klickar du på knappen Uppgift längst ner till vänster. Välj sedan Inställningar, klicka på Språk och välj mellan alternativen.
Få med dig användarna - tips och bästa praxis
Ett CRM-system är bara en framgång om det används av de personer det var avsett för. För att du lättare ska kunna genomföra de förändringar som införandet av ett nytt CRM-system medför och få medarbetarna att börja använda systemet så snabbt som möjligt har vi samlat några tips som hjälper dig att få med dig användarna på tåget.
Utse en CRM-ambassadör
Börja med att utse en person i organisationen till ambassadör för CRM-systemet. Denna person, som även kallas administratör (superanvändare), kan ansvara för att skapa rutiner och riktlinjer, säkerställa datakvaliteten och besvara frågor från användarna eller följa upp eventuella användarfel.
Vid behov kan personen till exempel organisera workshops där bästa praxis presenteras och resultaten dokumenteras. För att kunna utföra CRM-uppgifterna måste personen vara expert på systemet och ha vissa befogenheter i företaget.
Involvera användarna redan från start
Det ligger i människans natur att motsätta sig förändringar. Motståndet kan bero på rädsla för det okända, att det innebär mer jobb eller på oönskade förändringar av dagliga arbetsuppgifter och rutiner.
Du kan eliminera all denna ovisshet genom att involvera slutanvändarna redan från start och tydligt visa hur det nya systemet kommer att gynna dem genom samt be om deras feedback. Lyssna noggrant på deras synpunkter och införliva deras förslag i de fall det är lämpligt.
Se till att systemet är enkelt att använda
SuperOffice CRM ska göra livet enklare för dina användare, inte svårare. Därför bör lösningen skräddarsys efter hur dina användare arbetar, inte tvärtom. Om du implementerar arbetsflöden som ger resultat blir CRM-lösningen lättare att börja använda.
Användare hatar gränssnitt som kryllar av irrelevant information, så lägg bara in den information som teamet behöver just idag. Du kan lägga till mer längre fram om det behövs. Se också till att alla användare har installerat WebTools.
Skapa en rutinguide
En CRM-rutinguide beskriver vilken typ av information användarna ska lägga in i CRM-systemet och hur, samt vem som ansvarar för vad. Den understryker också de åtgärder och beteenden du vill att slutanvändarna ska tillämpa så att affärsmålen uppnås.
Se till att rutinguiden alltid uppdateras efter eventuella ändringar, antingen i CRM-systemet (t.ex. på grund av uppdateringar) eller nya rutiner som ni tar fram. Läs mer om hur du skapar en rutinguide för CRM-systemet.
Utbilda medarbetarna
Avsätt tillräckligt med tid för utbildning av medarbetarna. Du kan också kontakta våra erfarna konsulter som hjälper dig att utbilda användarna. Hör gärna av dig till oss om du vill veta mer.
Belöna användarna
Utvärdera hur medarbetarna använder CRM-systemet och glöm inte att belöna dem som använder det rätt och ofta. Belöningar är ett bra sätt att få alla användare att jobba åt samma håll.
Du kan till exempel mäta hur många utgående samtal användarna har registrerat i systemet, hur många leads de har konverterat till försäljningar och hur väl deras inlagda data stämmer. Därefter kan du belöna de bästa användarna och berätta för de andra vad de har gjort för att få belöningen.
Sammanfattning
Det är bra att du har köpt och implementerat ett CRM-system. Lösningen kommer att ge dig många fördelar. Det enda du behöver göra just nu är att få användarna att använda systemet på det sätt det är tänkt att användas, och på ett sätt som stöder företagets affärsprocesser.
Börja med att föregå med gott exempel genom att använda SuperOffice CRM varje dag och införliva det i dina dagliga rutiner. Om du följer våra sex råd ovan är vi övertygade om att det kommer gå jättebra! Lycka till!
Installera WebTools för dina användare
För att integrationen mellan SuperOffice och MS Office Outlook och dokument ska fungera korrekt måste WebTools vara installerat för alla användare. Varje användare får ett e-postmeddelande med instruktioner när de börjar med SuperOffice, men som administratör är det viktigt att du ser till att det blir gjort.
Ett bra sätt att hålla reda på relevant e-postkommunikation med kunder är att lagra den i SuperOffice. På så sätt kan alla se om någon har varit kontakt med en viss kund den senaste tiden och vad kommunikationen handlade om.
När du installerar WebTools integreras din e-post och dina dokument med SuperOffice. Du kan spara all inkommande eller utgående e-post med ett enda klick. Användarna behöver administratörsbehörighet för att installera WebTools, så du måste hjälpa dem att installera det korrekt.