Importera från Excel

Audience:
settings
•
Version: 10.5
• 6 minutes to read
 • 6 minutes to read

Du kan importera alla kunddata på en gång med hjälp av Excel, Outlook, Gmail eller din ERP Synchronizer i SuperOffice CRM.

Excel-arket kan till exempel innehålla:

  • En lista över leads/prospekt som du vill lägga in i SuperOffice.

    Tip

    Lägg till en kolumn med exempelvis texten "prospekt" för alla kontakter så att de enkelt kan kopplas till rätt kategori i SuperOffice CRM.

  • En företags-/kontaktlista med "rensade" data (data som har exporterats och kvalitetskontrollerats och ska importeras på nytt).

  • Företag och kontakter från andra program och format, till exempel ekonomisystem, andra CRM-klienter, e-postklienter (andra än Gmail och Outlook) och Windows-installationer av SuperOffice CRM.

Innan du börjar

Caution

We recommend that you contact SuperOffice Support to back up the SuperOffice database before you import large amounts of data.

Innan du startar importen måste du förbereda Excel-filen. Checklista:

  • Excel-kalkylbladet bör åtminstone innehålla kolumner med företagsnamn och kontaktnamn (förnamn och efternamn).

  • Kontrollera att uppgifterna är aktuella. Stämmer postadresser och telefonnummer, till exempel?

Importera företag/kontakter från en Excel-fil

Titta på den här filmen eller följ anvisningarna nedan för att lära dig hur du importerar dina kontakter till SuperOffice CRM med vår importmall (filmens längd: 4:02):

Steg

  1. Open the Import screen by clicking Import in the Navigator.

  2. Kontrollera att Kontakter har markerats under Välj en importkälla och klicka sedan på ikon Excel-ikonen.

  3. Klicka på Överför fil i dialogrutan Överför fil för att välja det Excel-kalkylblad du vill importera.

  4. Bläddra till önskat Excel-kalkylblad och klicka på Öppna. Data från kalkylbladet visas i tabellen.

Note

Företag/kontakter från Excel importeras inte till SuperOffice-databasen än. SuperOffice läser bara in företags-/kontaktlistan från kalkylbladet så att du kan ange importinställningar.

Anpassa importen

Eftersom Excel-kalkylbladet kan innehålla allt från några få till väldigt många kolumner är det viktigt att kolumnerna med de data som du vill importera är kopplade till rätt SuperOffice-fält.

Note

Om Excel-arket hade en rubrikrad högst upp visas den också i listan. Du kan ta bort den när du förhandsvisar data i nästa steg.

  1. Lokalisera kolumnen som innehåller namnet på företagen, klicka på kolumnrubriken (Välj ingen) och välj Företag: Namn.

  2. Lokalisera kolumnerna som innehåller förnamn och efternamn på kontakter, klicka på kolumnrubriken (Välj ingen) och välj Kontakt: Förnamn och Kontakt: Efternamn. Om det bara finns en kolumn med både förnamn och efternamn väljer du Kontakt: Fullständigt namn.

  3. Välj SuperOffice-fält för resten av kolumnerna tabellen. Hoppa över alla kolumner du inte vill importera.

  4. Click Configure import settings and adjust the import settings.

  5. In the Consent comment field, enter a comment about why you are registering these contacts in SuperOffice (purpose) and how/where you obtained their consent

  1. Click Next. The Preview import window will appear.

  2. In Preview import you can browse through the import data before the import begins.

    Icon Description
    Icon - company new The company does not exist and will be added.
    Icon - company changed The company already exists and will be updated.
    Icon - person new The contact does not exist and will be added.
    Icon - person changed The contact already exists and will be updated.
    empty No updating.

  1. Avmarkera de rader som du INTE vill importera. Om Excel-kalkylbladet innehåller en rubrikrad kan du ta bort den här.

  2. Kontrollera att du nu har de data som du vill importera och klicka sedan på Importera.

Felsökning

Many contacts are shown without an icon. Does this mean they will not be imported?

Rows without icons are not imported. If you see that many contacts are not being imported, this may be because they are not linked to a company. In that case, you can do one of the following:

  • If the contact is actually linked to a company, you return to the import source (Gmail, Outlook or Excel) and specify a company for the contact. Then start the import afresh.

  • If the contact is not linked to a company, but should be registered under their own name in SuperOffice, set up the person as a company:

    1. Click Previous and Configure import settings.
    2. Click the If no company name list under Contact.
    3. Select Create company using contact name.
    4. Click Save.
    5. Click Next, and check that the New company icon icon is displayed next to the contact. The person is registered as a company in SuperOffice CRM with themselves as the only contact.

Jag kommer inte vidare!

Du måste koppla alla de obligatoriska SuperOffice-fälten till varsin kolumn för att kunna gå vidare. De obligatoriska fälten visas ovanför tabellen. Om du har angett att kontakter utan företag ska läggas till som nytt företag är bara SuperOffice-fältet Företag: Namn obligatoriskt.

Slutför importen

When the import finishes, two lists are displayed:

  • New companies and contacts that were imported.
  • Existing companies and contacts that were changed as a result of the import.

Above each list is a link to the selection with the new/changed companies/contacts.

Tip

If you have imported new companies/contacts and there are problems with the imported data, you can open this selection in SuperOffice CRM and delete the new companies/contacts.

Relaterat innehåll