Importera från Excel
Du kan importera alla kunddata på en gång med hjälp av Excel, Outlook, Gmail eller din ERP Synchronizer i SuperOffice CRM.
Excel-arket kan till exempel innehålla:
En lista över leads/prospekt som du vill lägga in i SuperOffice.
Tip
Lägg till en kolumn med exempelvis texten "prospekt" för alla kontakter så att de enkelt kan kopplas till rätt kategori i SuperOffice CRM.
En företags-/kontaktlista med "rensade" data (data som har exporterats och kvalitetskontrollerats och ska importeras på nytt).
Företag och kontakter från andra program och format, till exempel ekonomisystem, andra CRM-klienter, e-postklienter (andra än Gmail och Outlook) och Windows-installationer av SuperOffice CRM.
Innan du börjar
Caution
Vi rekommenderar att du kontaktar SuperOffice Support och gör en säkerhetskopia av SuperOffice-databasen innan du importerar större mängder data.
Innan du startar importen måste du förbereda Excel-filen. Checklista:
Excel-kalkylbladet bör åtminstone innehålla kolumner med företagsnamn och kontaktnamn (förnamn och efternamn).
Kontrollera att uppgifterna är aktuella. Stämmer postadresser och telefonnummer, till exempel?
Importera företag/kontakter från en Excel-fil
Titta på den här filmen eller följ anvisningarna nedan för att lära dig hur du importerar dina kontakter till SuperOffice CRM med vår importmall (filmens längd: 4:02):
Steg
-
Öppna fönstret Importera genom att klicka på Import-knappen () i navigatorn.
Kontrollera att Kontakter har markerats under Välj en importkälla och klicka sedan på
Excel-ikonen.Klicka på Överför fil i dialogrutan Överför fil för att välja det Excel-kalkylblad du vill importera.
Bläddra till önskat Excel-kalkylblad och klicka på Öppna. Data från kalkylbladet visas i tabellen.
Note
Företag/kontakter från Excel importeras inte till SuperOffice-databasen än. SuperOffice läser bara in företags-/kontaktlistan från kalkylbladet så att du kan ange importinställningar.
Anpassa importen
Eftersom Excel-kalkylbladet kan innehålla allt från några få till väldigt många kolumner är det viktigt att kolumnerna med de data som du vill importera är kopplade till rätt SuperOffice-fält.
Note
Om Excel-arket hade en rubrikrad högst upp visas den också i listan. Du kan ta bort den när du förhandsvisar data i nästa steg.
Lokalisera kolumnen som innehåller namnet på företagen, klicka på kolumnrubriken (Välj ingen) och välj Företag: Namn.
Lokalisera kolumnerna som innehåller förnamn och efternamn på kontakter, klicka på kolumnrubriken (Välj ingen) och välj Kontakt: Förnamn och Kontakt: Efternamn. Om det bara finns en kolumn med både förnamn och efternamn väljer du Kontakt: Fullständigt namn.
Välj SuperOffice-fält för resten av kolumnerna tabellen. Hoppa över alla kolumner du inte vill importera.
-
Klicka på Konfigurera importinställningar och anpassa importinställningarna.
-
I fältet Samtyckeskommentar skriver du en kommentar om varför du registrerar dessa kontakter i SuperOffice (syfte) och hur/var du erhållit deras samtycke.
Klicka på Next. Förhandsvisning-fönstret visas.
I Förhandsvisning kan du granska importdata innan importen startar.
Ikon Beskrivning 
Företaget finns inte och kommer att läggas till. 
Företaget finns redan och kommer att uppdateras. 
Kontakten finns inte och kommer att läggas till. 
Kontakten finns redan och kommer att uppdateras. tom Ingen uppdatering.
Avmarkera de rader som du INTE vill importera. Om Excel-kalkylbladet innehåller en rubrikrad kan du ta bort den här.
Kontrollera att du nu har de data som du vill importera och klicka sedan på Importera.
Felsökning
Många kontakter visas utan ikon. Betyder det att de inte kommer att importeras?
Rader utan ikoner importeras inte. Om du ser att många kontakter inte importeras kan det bero på att de inte är kopplade till ett företag. I dessa fall kan du göra något av följande:
Om kontakten verkligen är kopplad till ett företag går du tillbaka till importkällan (Gmail, Outlook eller Excel) och anger ett företag för kontakten. Starta sedan om importen.
Om kontakten inte är kopplad till ett företag utan ska registreras under sitt eget namn i SuperOffice lägger du in personen som ett företag:
- Klicka på Föregående och Konfigurera importinställningar.
- Klicka på listan Om företagsnamn är tomt under Kontakt.
- Välj Skapa företag med kontaktens namn.
- Klicka på Spara.
- Klicka på Nästa och kontrollera att ikonen Nytt företag visas bredvid kontakten. Personen registreras som ett företag i SuperOffice CRM med sig själv som enda kontaktperson.
Jag kommer inte vidare!
Du måste koppla alla de obligatoriska SuperOffice-fälten till varsin kolumn för att kunna gå vidare. De obligatoriska fälten visas ovanför tabellen. Om du har angett att kontakter utan företag ska läggas till som nytt företag är bara SuperOffice-fältet Företag: Namn obligatoriskt.
Slutför importen
När importen är klar visas två listor:
- Nya företag och kontakter som har importerats
- Befintliga företag och kontakter som har ändrats genom importen
Ovanför varje lista finns en länk till urvalet som innehåller de nya/ändrade företagen/kontakterna.
Tip
Om du har importerat nya företag/kontakter och problem uppstår med de importerade uppgifterna kan du öppna urvalet i SuperOffice CRM och ta bort de nya företagen/kontakterna.