Importera från Outlook
Caution
Vi rekommenderar att du kontaktar SuperOffice Support och gör en säkerhetskopia av SuperOffice-databasen innan du importerar större mängder data.
A. Importera företag/kontakter från Outlook
-
Öppna fönstret Importera genom att klicka på Import-knappen i navigatorn.
Klicka på Outlook-ikonen under Välj en importkälla. Outlook öppnas och en dialogruta visas medan exporten från Outlook pågår.
Note
Företagen/kontakterna från Outlook importeras inte till SuperOffice-databasen än. SuperOffice läser bara in företags-/kontaktlistan från Outlook så att du kan ange importinställningar.
När importen från Outlook är klar visas företagen/kontakterna i fönstret Importera.
Visas det ett felmeddelande?
Du måste installera och konfigurera SuperOffice Web Tools för att kunna importera företag från Outlook. I SuperOffice CRM går du till Arkiv > Ladda ned > SuperOffice Web Tools. Kontakta support om problem uppstår.
B. Anpassa importen
Som standard är alla kolumner med företag/kontakter från det aktuella e-postprogrammet (Outlook eller Gmail) kopplade till ett SuperOffice-fält, men om du vill kan du
- klicka på en kolumnrubrik och redigera det SuperOffice-fält som uppgifterna i kolumnen ska importeras till
- klicka på en kolumnrubrik och välja (Ingen vald) om du inte vill importera uppgifterna i kolumnen.
-
Klicka på Konfigurera importinställningar och anpassa importinställningarna.
-
I fältet Samtyckeskommentar skriver du en kommentar om varför du registrerar dessa kontakter i SuperOffice (syfte) och hur/var du erhållit deras samtycke.
Klicka på Next. Förhandsvisning-fönstret visas.
I Förhandsvisning kan du granska importdata innan importen startar.
Ikon Beskrivning Företaget finns inte och kommer att läggas till. Företaget finns redan och kommer att uppdateras. Kontakten finns inte och kommer att läggas till. Kontakten finns redan och kommer att uppdateras. tom Ingen uppdatering.
Felsökning
Många kontakter visas utan ikon. Betyder det att de inte kommer att importeras?
Rader utan ikoner importeras inte. Om du ser att många kontakter inte importeras kan det bero på att de inte är kopplade till ett företag. I dessa fall kan du göra något av följande:
Om kontakten verkligen är kopplad till ett företag går du tillbaka till importkällan (Gmail, Outlook eller Excel) och anger ett företag för kontakten. Starta sedan om importen.
Om kontakten inte är kopplad till ett företag utan ska registreras under sitt eget namn i SuperOffice lägger du in personen som ett företag:
- Klicka på Föregående och Konfigurera importinställningar.
- Klicka på listan Om företagsnamn är tomt under Kontakt.
- Välj Skapa företag med kontaktens namn.
- Klicka på Spara.
- Klicka på Nästa och kontrollera att ikonen Nytt företag visas bredvid kontakten. Personen registreras som ett företag i SuperOffice CRM med sig själv som enda kontaktperson.
C. Slutför importen
När importen är klar visas två listor:
- Nya företag och kontakter som har importerats
- Befintliga företag och kontakter som har ändrats genom importen
Ovanför varje lista finns en länk till urvalet som innehåller de nya/ändrade företagen/kontakterna.
Tip
Om du har importerat nya företag/kontakter och problem uppstår med de importerade uppgifterna kan du öppna urvalet i SuperOffice CRM och ta bort de nya företagen/kontakterna.