Få med dig användarna
Ett CRM-system är bara en framgång om det används av de personer det var avsett för. För att du lättare ska kunna genomföra de förändringar som införandet av ett nytt CRM-system medför och få medarbetarna att börja använda systemet så snabbt som möjligt har vi samlat några tips som hjälper dig att få med dig användarna på tåget.
Tips och bästa praxis
Utse en CRM-ambassadör
Börja med att utse en person i organisationen till ambassadör för CRM-systemet. Denna person, som även kallas administratör (superanvändare), kan ansvara för att skapa rutiner och riktlinjer, säkerställa datakvaliteten och besvara frågor från användarna eller följa upp eventuella användarfel.
Vid behov kan personen till exempel organisera workshops där bästa praxis presenteras och resultaten dokumenteras. För att kunna utföra CRM-uppgifterna måste personen vara expert på systemet och ha vissa befogenheter i företaget.
Involvera användarna redan från start
Det ligger i människans natur att motsätta sig förändringar. Motståndet kan bero på rädsla för det okända, att det innebär mer jobb eller på oönskade förändringar av dagliga arbetsuppgifter och rutiner.
Du kan eliminera all denna ovisshet genom att involvera slutanvändarna redan från start och tydligt visa hur det nya systemet kommer att gynna dem genom samt be om deras feedback. Lyssna noggrant på deras synpunkter och införliva deras förslag i de fall det är lämpligt.
Se till att systemet är enkelt att använda
SuperOffice CRM ska göra livet enklare för dina användare, inte svårare. Därför bör lösningen skräddarsys efter hur dina användare arbetar, inte tvärtom. Om du implementerar arbetsflöden som ger resultat blir CRM-lösningen lättare att börja använda.
Användare hatar gränssnitt som kryllar av irrelevant information, så lägg bara in den information som teamet behöver just idag. Du kan lägga till mer längre fram om det behövs. Se också till att alla användare har installerat WebTools.
Skapa en rutinguide
En CRM-rutinguide beskriver vilken typ av information användarna ska lägga in i CRM-systemet och hur, samt vem som ansvarar för vad. Den understryker också de åtgärder och beteenden du vill att slutanvändarna ska tillämpa så att affärsmålen uppnås.
Se till att rutinguiden alltid uppdateras efter eventuella ändringar, antingen i CRM-systemet (t.ex. på grund av uppdateringar) eller nya rutiner som ni tar fram. Läs mer om hur du skapar en rutinguide för CRM-systemet.
Utbilda medarbetarna
Avsätt tillräckligt med tid för utbildning av medarbetarna. I SuperOffice CRM finns ett kostnadsfritt e-learningverktyg med spelkaraktär. Gå till Hjälpmenyn, klicka på Nyheter och gå sedan till den andra sidan och klicka på Börja spela nu.
Du kan också kontakta våra erfarna konsulter som hjälper dig att utbilda användarna. Hör gärna av dig till oss om du vill veta mer.
Belöna användarna
Utvärdera hur medarbetarna använder CRM-systemet och glöm inte att belöna dem som använder det rätt och ofta. Belöningar är ett bra sätt att få alla användare att jobba åt samma håll.
Du kan till exempel mäta hur många utgående samtal användarna har registrerat i systemet, hur många leads de har konverterat till försäljningar och hur väl deras inlagda data stämmer. Därefter kan du belöna de bästa användarna och berätta för de andra vad de har gjort för att få belöningen.
Sammanfattning
Det är bra att du har köpt och implementerat ett CRM-system. Lösningen kommer att ge dig många fördelar. Det enda du behöver göra just nu är att få användarna att använda systemet på det sätt det är tänkt att användas, och på ett sätt som stöder företagets affärsprocesser.
Börja med att föregå med gott exempel genom att använda SuperOffice CRM varje dag och införliva det i dina dagliga rutiner. Om du följer våra sex råd ovan är vi övertygade om att det kommer gå jättebra! Lycka till!
Installera WebTools för dina användare
För att integrationen mellan SuperOffice och MS Office Outlook och dokument ska fungera korrekt måste WebTools vara installerat för alla användare. Varje användare får ett e-postmeddelande med instruktioner när de börjar med SuperOffice, men som administratör är det viktigt att du ser till att det blir gjort.
Ett bra sätt att hålla reda på relevant e-postkommunikation med kunder är att lagra den i SuperOffice. På så sätt kan alla se om någon har varit kontakt med en viss kund den senaste tiden och vad kommunikationen handlade om.
När du installerar WebTools integreras din e-post och dina dokument med SuperOffice. Du kan spara all inkommande eller utgående e-post med ett enda klick. Användarna behöver administratörsbehörighet för att installera WebTools, så du måste hjälpa dem att installera det korrekt.