Svara på ett chattsamtal
Inkommande chattsamtal annonseras på följande sätt:
En sifferikon på Dashboard-fliken. Siffran visar hur många inkommande chattsamtal som inte har besvarats av en agent.- I listan Inkommande chatt på Dashboard-fliken. Du kan dubbelklicka på en rad för att svara på en chatt.
- På fliken Chattsamtal visar fältet I kö hur många obesvarade chattsamtal som står i kö.
- Ett popupfönster med en varning om ett chattsamtal inte besvaras inom en angiven tidsram. Du ser bara varningen om din status är Närvarande.
Ange status (Närvarande/Frånvarande)
Överst till höger i Chatt-fönstret kan du ange om du är närvarande eller inte:
Du listas som närvarande handläggare och får aviseringar om obesvarade chattsamtal.
Du listas inte som närvarande handläggare och får inte aviseringar om obesvarade chattsamtal. Du kan dock fortfarande svara på inkommande chattsamtal.
Note
Om alla handläggare har status Frånvarande ser kunden bara det frånkopplade formuläret när han/hon startar chattsamtalet.
Svara på nästa chattsamtal i kön
Klicka på Chatt i navigatorn.
Kontrollera att statusen är satt till Närvarande längst upp till höger.
Klicka på Hämta nästa i kön för att svara på nästa chattsamtal.
Note
Om du vill svara på ett specifikt chattsamtal (till exempel från en återkommande kund) dubbelklickar du på den relevanta raden i listan Inkommande chatt på Dashboard-fliken.
Försök att hitta kunden i SuperOffice så att du ser relevant information på sidopanelen. Det hjälper dig att svara på frågan.
För att chatta skriver du in text i den nedre delen av fönstret och trycker på ENTER eller klickar på Skicka.
Om du vill använda emojier/etiketter klickar du på
bredvid textfältet.Om du inte kan besvara kundens fråga gör du något av följande:
- Överför chatten till en annan handläggare.
- Skapa ett ärende från chatten.
Om du vill skicka ytterligare information till kunden:
När samtalet har avslutats kan du klicka på
och välja Avsluta chatt (om inte kunden stänger chattfönstret först). Chattsamtalen flyttas till Senaste chattsessioner. Du kan också hitta chattsamtalen som en post på detaljkortet Aktiviteter i SuperOffice CRM.
Note
Om slutformuläret för chatten har aktiverats för chattkanalen kan kunden välja att återgå till chatten. Då aktiveras chattsamtalen igen.
Svara kunden på ett effektivt sätt i chatten
För att du ska kunna ge snabba och professionella svar på dina kunders chattfrågor finns det flera funktioner i SuperOffice som hjälper dig att svara snabbt och tydligt.
Spara tid genom att använda fördefinierade texter när du svarar på kundfrågor i chatten. Du kan skapa och skicka snabbsvar på vanliga frågor. I andra situationer där snabbsvar inte är tillräckliga kan du lägga till FAQ-artiklar, anpassade svarsmallar eller filer.
