Skapa en ny kontakt
Du kan lägga till kontakter i SuperOffice CRM på många olika sätt:
- Följ anvisningarna nedan för att lägga till en kontakt från det övre fältet eller fönstret Företag.
- Skanna ett visitkort med SuperOffice Mobile CRM-appen.
- Massimportera ett stort antal kontakter (kräver administratörsbehörighet).
Steg
Öppna fönstret Kontakt.
- Klicka på Nytt i det övre fältet och välj Kontakt.
- Du kan också gå till det önskade företaget i fönstret Företag, välja detaljkortet Kontakter och klicka på knappen Lägg till under detaljkortet.
I den övre delen av fliken skriver du in följande information:
- Kontaktens förnamn och/eller efternamn. Obligatoriskt: Du måste ange antingen förnamn eller efternamn.
- Titulering (Hr/Fr)
- Företag. Välj ett företag i listan eller börja skriva ett företagsnamn för att söka. Om kontakten inte är knuten till något företag kan du välja (Välj ingen).
- Kontaktbild. Du kan lägga in en bild genom att dra bildfilen från Windows Explorer och släppa den i bildfältet längst upp till vänster på fliken.
Du kan också lägga till en bild genom att högerklicka på bildfältet längst upp till vänster på fliken. Klicka på länken och bläddra till önskad bild och klicka på Öppna för att lägga till bilden.
Skriv in kontaktinformation i fliken Kontakt.
Vad ska du ange i de olika fälten?
Tip
I fältet Land anger du kontaktens land. Rätt adressformat för adressfältet kommer att uppdateras automatiskt. Du kan välja ditt nuvarande hemland från System under inställningarna.
Ange kontaktens titel (titeln eller befattningen på visitkortet).
I fältet E-post kan du lägga in flera e-postadresser enligt samma princip som för företag. Om du klickar på kontaktens e-postadress på fliken Kontakt kan du klicka på önskad e-postadress i listan som visas. Ett tomt e-postmeddelande öppnas med den e-postadress du har angett i Till-fältet.
Ange telefonnummer i de respektive fälten. Om du klickar på telefonsymbolen bredvid fälten kan du ringa direkt till kontakten förutsatt att telefonsystemet och SuperOffice CRM har konfigurerats korrekt.
Fyll i adressfälten.
I landfältet anger du i vilket land kontakten finns. Det är viktigt att du anger rätt land eftersom det påverkar formatet på kontaktens adress och telefonnummer. Standardlandet är det land som har angetts för företaget.
Markera Använd som postadress om du vill att direktpost ska skickas till den adress som du registrerade ovan, i stället för till företagets postadress.
Om kontakten är knuten till ett företag har följande fält redan fyllts i med värden från företaget och kan inte redigeras:
- I fältet Vår kontakt visas automatiskt ditt namn. Klicka på pilen för någon annan från ditt företag.
- I fältet Kategori väljer du vilken kategori kontakten tillhör i en fördefinierad lista över kategorier. Klicka på pilen för att visa kategorilistan.
- I fältet Bransch finns en lista över olika fördefinierade branscher. Klicka på pilen och välj den bransch som bäst matchar den kontakt du skapar.
Fyll eventuellt i fältet Nummer. Ett Nummer tilldelas automatiskt om det har konfigurerats under Inställningar och underhåll.
-
Därefter kan tre av de användardefinierade fälten från fliken Mer visas, om detta har definierats i Inställningar och underhåll. Vilka användardefinierade fält som visas kan variera för olika användargrupper.
Gå till fliken Detaljer. Här kan du ange ytterligare information om kontakten.
Vad ska du ange i de olika fälten?
Ange telefonnummer och faxnummer i respektive fält. Om du klickar på telefonsymbolen bredvid fälten kan du ringa direkt till kontakten förutsatt att telefonsystemet och SuperOffice CRM har konfigurerats korrekt.
I fältet Webbsida kan du ange adressen till kontaktens webbplats eller personens sida på LinkedIn, Facebook, Twitter och så vidare. Ange webbadressen och en titel för webbplatsen.
I fältet Chatt kan du ange kontaktens chattapplikationsadresser för Microsoft, Google eller liknande. Ange chattadressen och välj en tjänsteleverantör i listan.
I fältet Internet-tel. kan du ange kontaktens VOIP-adress, till exempel en Skype-adress.
Fyll i fälten Befattning och Födelsedatum om det behövs. Befattning väljs från en lista som definieras under Inställningar och underhåll.
Följande fält är endast tillgängliga om du har en SuperOffice Service-licens eller en språklicens för SuperOffice Kundcenter:
I fältet Supportspråk väljer du kontaktens språk. Detta blir standardspråket för alla svarsmallar som skickas till kontakten.
I fältet Supportprioritet väljer du standardprioritet för nya ärenden kopplade till kontakten. Vanligtvis väljer du (Ingen) här. Systemet använder då supportprioriteten för det företag kontakten tillhör. Du kan också välja mellan Låg, Medel och Hög eller en egendefinierad prioritet.
I fältet Vår supportansvarige väljer du en supportansvarig för den nya kontakten.
Gå till fliken Mer. Här finns användardefinierade fält för kontakten.
Gå till fliken Intressen. Här kan du ange intressen och alternativ för e-marknadsföring/abonnemang för kontakten.
Gå till fliken Anteckning. Här kan du skriva vadsomhelst.
Gå till fliken www. Läs mer nedan.
Klicka på Rättslig grund nederst på kontaktkortet.
Gå igenom och redigera samtyckesinformationen i dialogrutan Integritet om det är nödvändigt. Klicka på Stäng när du är klar.
Markera Tidigare anställd (längst ner på kontaktkortet) om kontakten har slutat på företaget. En kontakt som registrerats som "Slutat" visas normalt sett inte på listorna över kontakter eller projektdeltagare.
När du har lagt in alla nödvändiga uppgifter klickar du på knappen Spara.
Informationen om kontakten sparas nu i databasen och visas på kontaktkortet. Om du har kopplat kontakten till ett företag visas kontakten på fliken Kontakter i fönstret Företag.
Gå till detaljkortet Relationer. Här kan du lägga till relationer mellan den här kontakten och en annan kontakt eller ett annat företag.
Fliken Mer (fönstret Kontakt)
Fliken Mer innehåller användardefinierade fält för kontakter. Om ditt företag till exempel säljer IT-produkter och behöver fält för varje kontakts maskinvara och programvara kan du ange att dessa fält ska läggas in på den här fliken under Inställningar och underhåll.
Andra exempel: Anställningsår, ERP, användartyp, CXM-information.
Fliken Intressen (fönstret Kontakt)
På fliken Intressen finns följande alternativ:
Intressen: Här kan du ange vilka intressen en kontakt har. Intressen används för att skapa urval för utskick och liknande. Dessa definieras under Inställningar och underhåll.
Tip
Intressen kan vara användbar information när du till exempel definierar urval. Om du till exempel har definierat referenskund som intresse kan du skapa ett urval som innehåller alla dina referenskunder. Då är det enkelt att skapa marknadsföringskampanjer mot denna kundgrupp.
E-marknadsföring/prenumerationer: Om kontakten har givit sitt samtycke till att ta emot elektronisk marknadsföring (utskick) klickar du på E-marknadsföring. Genom att aktivera alternativet E-marknadsföring för en kontakt anger du samtidigt rättslig grund för ändamålet E-marknadsföring. Det ändras till Legitimt intresse.
Du kan även ange vilken typ av e-marknadsföring som kontakten ska ta emot (s.k. abonnemangstyper). Dessa inställningar kan ha justerats av kunden själv via en kundportal.
Fliken www (fönstret Kontakt)
På fliken www kan du ange en genväg till en webbadress för att hämta information från andra applikationer via webbadressen. Webbadressen kan anges med hjälp av en mallvariabel. Fliken www kan visas på flera platser i SuperOffice CRM, vilket definieras i Inställningar och underhåll. När du klickar på en genväg öppnas den associerade webbadressen.
Tip
På fliken Etiketter i fönstret Systemval i Inställningar och underhåll kan du ange att denna flik ska ha ett annat namn än www. Du kan också ange en annan plats i GUI – Webbpanel.
Du kan också klicka på Öppna i eget fönster om du vill öppna webbplatsen i ett separat fönster i webbläsaren.
Fliken ERP (fönstret Kontakt)
Om ditt företag har licens för Developer Tools visas fliken ERP i fönstren Kontakt och Företag.
Om ett företag är anslutet till ERP-systemet kan alla kontakter som är associerade med detta företag även kopplas till en motsvarande enskild person i ERP-systemet.
Fliken Anteckning (fönstret Kontakt)
Här kan du skriva vadsomhelst. Innehållet i det här fältet är sökbart med fritextsökning.
Lägg till en post som favorit
Om du vill lägga till en post i favoriter klickar du på stjärnikonen ikonen i hörnet av det aktuella kortet, fliken eller dialogrutan. Stjärnan blir gul och posten läggs omedelbart till i favoriter. Du behöver inte klicka på Spara.
Nu kan du snabbt få tillgång till posten genom att klicka på i navigatorns meny. Favoriterna är också tillgängliga i sidopanelen.
Tip
Du kan öppna företagets webbplats från SuperOffice CRM genom att klicka på adressen i fältet Webbadress på företagskortet eller projektkortet. Hemsidan öppnas då i din standardwebbläsare.