Gruppöversikt (gruppvy)
Gruppöversikten i kalendern gör det möjligt att visa och hantera flera användares eller resursernas scheman i en gemensam kalendervy. Gruppöversikter effektiviserar planering, ger överblick över tillgänglighet och gör det möjligt att skapa händelser direkt för teammedlemmar eller resurser.
Visa flera kalendrar
Gå till fliken Översikt i Kalender-fönstret.
Välj en grupp i listan ().
- Fördefinierade grupper baseras på din organisations struktur och kan inkludera användargrupper eller resurser, såsom avdelningar eller mötesrum.
Gruppens kalendrar visas nu i fliken Översikt, där du kan kontrollera scheman eller planera händelser.
Skapa en ny gruppöversikt
Gå till fliken Översikt i Kalender-fönstret.
Klicka på och välj Ny gruppöversikt.
Alternativt kan du välja Kopiera för att basera den nya översikten på en befintlig.
I dialogrutan Ny gruppöversikt, ange ett Namn och en valfri Beskrivning.
Välj vilka användare och resurser som ska ingå i gruppöversikten. Du har flera alternativ:
Medarbetare: Välj en användare från organisationen och klicka på för att lägga till dem. Du kan filtrera listan efter användargrupp för enklare sökning.
Projekt: Välj ett projekt, markera en projektdeltagare och klicka på för att lägga till dem.
Resurs: Välj en resurs, såsom ett konferensrum eller en projektor, och klicka på för att lägga till den.
Tip
Klicka på Markera alla för att välja alla i listan och lägga till dem på en gång.
Justera ordningen vid behov: Markera en person eller resurs och använd och för att ändra deras position. Denna ordning avgör hur de visas i fliken Översikt.
Klicka på Spara för att spara gruppöversikten eller Avbryt för att ångra ändringarna.
Tip
Använd Uppgift-menyn för att hantera befintliga översikter. Du kan Kopiera fördefinierade vyer och Redigera eller Ta bort vyer som du har skapat.
Vilka kalendrar kan jag inkludera?
När du skapar en gruppöversikt kan du inkludera en kombination av medarbetare, resurser och projektdeltagare:
- Medarbetare: Lägg till teammedlemmar eller kollegor för att se deras scheman.
- Projektdeltagare: Lägg till medlemmar i ett specifikt projekt för att se deras tillgänglighet.
- Resurser: Lägg till delade resurser såsom konferensrum eller utrustning. Resurslistan definieras under Inställningar och underhåll.
Alternativ i Uppgift-menyn
Uppgift-menyn innehåller följande alternativ för hantering av gruppöversikter:
| Alternativ | Beskrivning |
|---|---|
| Redigera | Ändra en gruppöversikt du har skapat. Fördefinierade översikter kan inte redigeras. |
| Ny gruppöversikt | Skapa en ny anpassad gruppöversikt. |
| Kopiera | Duplicera en befintlig gruppöversikt. |
| Ta bort gruppöversikt | Ta bort en gruppöversikt som du har skapat. |
| Bjud in deltagare | Lägg till deltagare i en händelse direkt från gruppöversikten. |
| Hjälp | Öppna användarguiden (denna sida). |
Redigera gruppöversikt
Du kan redigera gruppöversikter som du har skapat. Fördefinierade översikter kan inte ändras. Följ dessa steg för att uppdatera en gruppöversikt:
Klicka på och välj Redigera.
I dialogrutan Redigera gruppöversikt:
För att lägga till personer eller resurser: Markera dem i listan och klicka på .
För att ta bort personer eller resurser: Markera dem i rutan till höger och klicka på .
För att ändra ordningen: Markera en post och använd och .
Klicka på Spara för att spara ändringarna eller Avbryt för att ångra dem.
Varför är Redigera-knappen grå?
Du kan endast ändra gruppöversikter som du har skapat. Fördefinierade gruppöversikter, såsom de som har skapats av administratörer eller definierats i Inställningar och underhåll, kan inte redigeras. För att göra ändringar:
Klicka på Uppgift-knappen () och välj Kopiera.
Spara den nya gruppöversikten med ett annat namn.
Redigera den kopierade gruppöversikten vid behov.
Ta bort gruppöversikt
Du kan ta bort gruppöversikter som du har skapat. Fördefinierade gruppöversikter kan inte raderas.
Klicka på Uppgift-knappen () i fliken Översikt.
Välj Ta bort gruppöversikt i menyn.
Bekräfta borttagningen i dialogrutan genom att välja Ja.