Bjuda in andra medarbetare till en händelse
Inbjudningar skapas när du kallar till möten eller andra arrangemang mellan olika medlemmar i ett företag. Du bjuder in flera kollegor eller resurser att delta. När en inbjudan accepteras kommer den att visas i användarens kalender.
Om du vill avsätta tid för ett möte med en eller flera medarbetare går du till fliken Översikt i Kalender-fönstret. Här kan du öppna dina medarbetares kalendrar för att se när de är tillgängliga för ett möte. Du kan också välja att visa resurser som konferensrum, se när de är lediga och skapa en gemensam bokning för alla från din egen kalender.
Händelser med medarbetare skapas genom att de kopplas till händelsen som deltagare.
När vi sparar mötet läggs en inbjudan till den person vi bjudit in och visas i personens kalender på rätt datum och tid. Detta sker endast om den inbjudna personen också är en kollega. Du kan även bjuda in personer som tillhör andra företag; dessa kommer inte ha en egen kalender där mötet visas, men det kommer istället att visas i detaljkortet Aktiviteter på deras kontaktkort.
Status
Användarna du väljer att koppla till en händelse får ett meddelande om detta på skärmen. Om du öppnar händelsen på fliken Deltagare visas en lista över de deltagare och resurser du har kopplat till händelsen. Med hjälp av symbolerna bredvid namnen kan du också se vilka som har sagt ja eller nej och vilka resurser som är bokade:
| Ikon | Beskrivning |
|---|---|
| Förfrågan har godtagits. | |
| Förfrågan har avböjts. | |
| Förfrågan har mottagits men inte besvarats. | |
| ingen symbol | Förfrågningen har inte tagits emot. |
Resurser
När du kopplar resurser ändras statusen till Accepterad eftersom en resurs inte kan svara på förfrågan.
Resurser kan dubbelbokas. Om en resurs inte är ledig på den aktuella tidpunkten står det Konflikt i kolumnen Status. Dessutom visas ett utropstecken i dialogrutan Bokning. Du måste ändra tidpunkt för händelsen. I fältet Första lediga visas den första lediga tidpunkten.
Hantera svar på inbjudningar
När du skickar en förfrågan kan mottagaren välja att acceptera eller avböja den.
Om mottagaren avböjer förfrågan får du en Inbjudan avvisades-avisering. Klicka på Jag förstår för att bekräfta. Om så önskas, hitta en ny lämplig tid och ändra tidpunkten för händelse, eller omfördela uppföljningen.
Om kontakten godtar förfrågan registreras den som vanligt i SuperOffice CRM.