Skapa ett malldokument

•
Version: 10.5.2
• 4 minutes to read
 • 4 minutes to read

För att alla i företaget ska använda samma dokument kan du skapa och lägga till egna dokumentmallar för olika filtyper. Använd de tillgängliga mallvariablerna för att anpassa och automatisera inmatningen av kunduppgifter i dina dokument.

Du skapar en mall som ett dokument i en applikation som är kopplad till SuperOffice CRM, till exempel ett ordbehandlingsprogram. Om du skapar mallen i Word måste du spara den som ett vanligt dokument (med filtypen DOC eller DOCX), inte som en mall (med filtypen DOT eller DOTX).

Du kan också skapa mallar i HTML-format och redigera dem med SuperOffices redigeringsverktyg för HTML-filer.

Tip

Om du vill lägga till nya mallar kan du enkelt kopiera en befintlig dokumentmallfil och redigera den så att den passar dina behov.

Steg

  1. Starta den applikation du ska använda.
  2. Skapa ett nytt dokument.
  3. Lägg in de mallvariabler du vill använda i mallen, till exempel variabler för namn, adress och telefonnummer.
  4. Spara malldokumentet på en plats där du enkelt hittar den.

När du har definierat en mall och sparat den i mallmappen måste du koppla mallen till SuperOffice CRM för att kunna skapa dokument från den.

Lägg till merge fields till offertmallen

Fält på offertlinjen som inte är aktiverade kommer att ha tomma värden för sina taggar – även om du lägger till data manuellt i databasen. För att använda alla taggar, gå till offertinställningarna i Inställningar och underhåll och aktivera alla fält.

För att infoga fält i din mall kan du använda en av följande metoder:

Metod 1: Använd Fältdialogen

  1. Placera markören där du vill infoga fältet.

  2. Klicka på Infoga > Snabbdelar > Fält.

    Snabbdelar -screenshot

  3. I listan Fältnamn, skriv "merge" för att markera MergeField.

  4. I Fältegenskaper, skriv ditt fältnamn (utan «»):

    Fältegenskaper i Microsoft Word -screenshot

  5. Klicka på OK och fältet kommer att infogas i ditt dokument:

    Infoga MERGEFIELD -screenshot

Metod 2: Kopiera och klistra in befintliga fält (snabbast)

  1. Kopiera ett befintligt fält från mallen. Se till att du kopierar hela fältet, inklusive «».

  2. Klistra in fältet i din mall där det behövs.

  3. Högerklicka på det inklistrade fältet och välj Redigera fält.

  4. I rutan Fältnamn under Fältegenskaper, skriv eller klistra in det nya fältnamnet (utan «»).

  5. Klicka på OK.

Beräkningar

Du kan utföra beräkningar med merge fields.

Nettopris per enhet

För att visa priset per enhet efter rabatter kan du lägga till ett merge field som detta:

{= {MERGEFIELD line/totalPrice} / {MERGEFIELD line/quantity}}

Steg:

  1. Tryck Ctrl + F9 för att lägga till ett nytt merge field. Du kommer att se två klamrar { }.

  2. Inuti klamrarna:

    1. Lägg till "= " och tryck Ctrl + F9 igen.
    2. Lägg till "MERGEFIELD line/totalPrice" i en ny uppsättning klamrar.
    3. Skriv "/" och tryck sedan Ctrl + F9.
    4. Lägg till "MERGEFIELD line/quantity" i den sista uppsättningen klamrar.

  3. Nu ska du ha ett fält som ser ut så här: {= {MERGEFIELD line/totalPrice} / {MERGEFIELD line/quantity}}

Relaterat innehåll