Lägg till e-postmall
Det är viktigt för företagets profil att e-postmeddelanden har ett unikt och enhetligt utseende. Det betyder att alla e-postmeddelanden som skickas från företaget bör ha samma typsnitt, format, logotyper och så vidare. Genom att skapa e-postmallar som är anpassade för företaget kan du vara säker på att företagets kontakter lätt känner igen dokument från företaget. E-postmallar används också när offerter, orderbekräftelser och integritetsbekräftelser skickas.
SuperOffice CRM levereras med flera standardmallar som du kan använda så fort du har installerat programmet.
Du kan också skapa egna mallar. Det gör du genom att lägga till mallvariabler i e-postmallarna, som sedan hämtar information från motsvarande fält i SuperOffice CRM när du skriver ett e-postmeddelande med en mall som du har skapat.
Mallarna visas som objekt i listan E-post – Mall och du kan lägga till nya mallar i SuperOffice CRM genom att lägga in dem som poster i listan.
Steg
Välj Listor i navigatorn.
Välj E-post – mall från rullgardinsmenyn. Fliken Poster visar alla befintliga resurser.
Klicka på Lägg till för att öppna dialogrutan Redigera listpost.
Skriv in ett namn på posten i fältet Mallnamn.
I fältet Malltyp väljer du typen av mall som du skapar. Välj Normal om du vill att mallen ska vara tillgänglig i Inkorg. Du kan också göra mallen tillgänglig som offertmall, orderbekräftelsemall eller integritetsbekräftelsemall.
Välj eventuellt var du vill spara dokumentmallen i listan Spara mallen i.
Du har nu tre alternativ:
- Skapa en ny e-postmall
- Kopiera en befintlig e-postmall.
- Klicka på listan Kopiera mall.
- Välj önskad mall i listan.
- Ladda upp en ny e-postmall från disk (.md/.md)
- Klicka på Ladda upp.
- Klicka på Ladda upp fil i dialogrutan Ladda upp fil.
- Välj önskad fil och klicka på Öppna. Filnamnet visas i dialogrutan Redigera post.
Klicka på Spara i dialogrutan Redigera post. Dialogrutan uppdateras.
Valfritt: Redigera mallnamnet om det behövs.
Klicka på Redigera om du vill redigera själva mallfilen. Om du har skapat en ny e-postmall lägger du till innehåll i mallen.
Ange önskad information på flikarna Detaljer och Språk.
Klicka på Spara. Mallen läggs nu till som en egen post i listan Poster. Upprepa proceduren om du vill lägga till fler mallar.
Gör e-postmallen tillgänglig för de användargrupper som behöver använda den. Se Användargruppfiltrering.
Fliken Detaljer
Ange följande information på fliken Detaljer:
(valfritt) Redigera namnet på mallen i fältet Namn. Du kan också lägga till mallnamnet på andra språk genom att klicka på .
Ange e-postmeddelandets rubrik i fältet Rubrik. Du kan också lägga till rubriken på andra språk genom att klicka på .
Välj Använd signatur i ny e-post om du vill lägga till din signatur i nya e-postmeddelanden. Om du inte har en personlig signatur används systemsignaturen.
Välj Visa e-postdialogrutan om du vill visa dialogrutan Ny e-post när du skapar ett nytt e-postmeddelande baserat på den här mallen. I den här dialogrutan kan du ange uppgifter som företag, kontakt och projekt vilket behövs om e-postmallen innehåller mallvariabler.
Skriv eventuellt en beskrivning av mallen i fältet Beskrivning.
I fältet Riktning anger du om mallen ska vara utgående eller inkommande genom att klicka på och välja i listrutan. Välj Utgående om du vill att mallen ska vara tillgänglig i Inkorg.
Gå till fältet Syfte, klicka på och välj ett av de fördefinierade alternativen i listrutan. De här posterna används vid statusövervakning (kräver licens för Sales Intelligence).
Tip
Du kan skapa nya alternativ utöver de fördefinierade genom att lägga till poster i listan Händelse – Syfte under Inställningar och underhåll.
I fältet Dokument sparat i kan du välja att spara dokumentet på en annan plats än standardalternativet.
Ange standardinställningen för fältet Vår referens med hjälp av mallvariablerna, till exempel auth för avsändarens för- och efternamn.
Note
Du kan öppna mallen för redigering direkt från dialogrutan Redigera post genom att klicka på Redigera-knappen. Endast htm/html-filer kan redigeras direkt i den här redigeraren. Filtypen visas i fältet Filnamn på fliken Detaljer. Klicka på Hämta om du vill hämta andra filtyper och redigera dem i det aktuella programmet.
Fliken Språk
Här kan du lägga till översatta versioner av dokumentmallen.
- Klicka på Lägg till.
- Välj önskat språk i listan Lägg till språk i dialogrutan Redigera post.
- Lägg till den översatta dokumentmallen enligt beskrivningen ovan.
- Klicka på Lägg till. Språket visas på fliken Språk.
- Upprepa stegen ovan om du vill lägga till fler språk.
Tip
Klicka på bredvid det relevanta fältet om du vill lägga till översättningar av mallnamnet och e-postrubriken.