Skapa brevlåda

Audience:
settings
•
Version: 11.6
• 7 minutes to read
 • 7 minutes to read

Du kan skapa en brevlåda som ska användas för att importera e-post till SuperOffice Service. Innan du kan göra detta måste du skapa en brevlåda på den e-postserver som e-posten levereras till.

Note

Innan du konfigurerar en brevlåda måste du kontrollera att det inte finns gamla meddelanden i denna brevlåda på e-postservern. SuperOffice Service importerar all e-post i brevlådan och du riskerar att skicka autosvar till alla kontakter som har skickat e-post till adressen. Om du vill importera dessa gamla e-postmeddelanden bör du inaktivera autosvarfunktionen. Först och främst gäller detta alternativet Skicka inte automatiskt svar i fönstret Egenskaper för brevlåda och alternativet Skicka inte e-post till nya kontakter på fliken Inställningar i fönstret System i SuperOffice Service.

Så skapar du en ny brevlåda – online

  1. Gå till Inställningar och underhåll, klicka på knappen Ärenden i navigatorn och välj fliken E-post.

  2. Klicka på Ny brevlåda. Skärmen Egenskaper för brevlåda visas med fliken Egenskaper öppen.

  3. I fältet Adress anger du namnet utan @domän.xx och trycker på tabbtangenten för att lägga till CRM Online-inställningarna till e-postadressen.

    Note

    En vänlig e-postadress kan läggas till på adressen genom att ("vänligt namn") läggs till i slutet av e-postadressen. Exempel: info@company.com (Kund AB).

  4. Välj kategori, prioritet, och ärendetyp:

    • I listrutan Kategori väljer du vilken kategori meddelandena i den här brevlådan ska höra till.

    • I listrutan Prioritet väljer du vilken prioritet ärenden från den här brevlådan ska få.

    • I listrutan Ärendetyp väljer du typen av meddelanden som hör hemma i den här brevlådan.

  5. I listrutan Kundspråk anger du vilket språk som ska användas för de kunder som skickar meddelanden till brevlådan.

  6. Ange svar:

    1. Markera Skicka inte automatiskt svar om du vill inaktivera den automatiska svarsfunktionen. Se anmärkningen högst upp i det här avsnittet.

    2. I fältet E-postfält kan du lägga in en kommaseparerad lista med e-postfält (sidhuvud) som ska visas i ärendemeddelandet, till exempel Till och Kopia.

    3. I listrutan Svarsmall för svar till kund väljer du vilken svarsmall som ska användas för autosvar till kunden.

    4. Föreslå FAQ-poster från: Om du markerar det här alternativet föreslår systemet FAQ-poster baserat på texten i inkommande e-postmeddelanden. De föreslagna FAQ-posterna blir tillgängliga som mallvariabler och kan därför upprepas i den valda svarsmallen. Du kan även specificera vilken gren av FAQ-trädet sökningen ska göras i, genom att specificera önskad mapp.

  7. Importera automatiska svar och systemmeddelanden: Som standard importeras inte e-postmeddelanden som innehåller meddelanden, systemmeddelanden och andra irrelevanta meddelanden. Om du vill importera sådana e-postmeddelanden kan du markera det här alternativet.

  8. AI-tjänster: Här kan du välja följande alternativ för kategorisering och textanalys med AI:

    • Använd AI för att föreslå kategorier: Välj det här alternativet om du vill låta AI:n föreslå en kategori för ärenden baserat på innehållet i e-postmeddelanden.
    • Använd textanalys: Välj det här alternativet om du vill låta AI:n analysera texten i e-postmeddelanden för att identifiera språk (för översättning) och utföra sentimentanalys.

  9. Klicka på OK. Brevlådan skapas.

Så skapar du en ny brevlåda – lokalt

  1. Gå till Inställningar och underhåll, klicka på knappen Ärenden i navigatorn och välj fliken E-post.

  2. Klicka på Ny brevlåda. Skärmen Egenskaper för brevlåda visas med fliken Egenskaper öppen.

  3. I fältet Adress anger du den e-postadress du vill använda för brevlådan.

    Note

    Konfigurera vidarebefordran till denna e-postadress om du tänker använda ditt företags e-postadress (till exempel info@company.com). Använd Adress för vidarebefordran på skärmen Brevlådor.

  4. I listrutan Protokoll väljer du vilket protokoll som ska användas för att kommunicera med e-postservern. Några av protokollen kan behöva ytterligare konfigurering.

  5. I fältet E-postserver anger du e-postserverns värdnamn.

  6. I fälten Användarnamn och Lösenord skriver du in användarnamnet och lösenordet till brevlådan.

  7. I fältet Mapp skriver du namnet på brevlådans mapp på servern.

  8. I fältet Port kan du ändra den föreslagna standardporten för det valda protokollet.

  9. Välj kategori, prioritet, och ärendetyp:

    • I listrutan Kategori väljer du vilken kategori meddelandena i den här brevlådan ska höra till.

    • I listrutan Prioritet väljer du vilken prioritet ärenden från den här brevlådan ska få.

    • I listrutan Ärendetyp väljer du typen av meddelanden som hör hemma i den här brevlådan.

  10. I listrutan Intervall väljer du hur ofta SuperOffice Service ska kontrollera om det finns meddelanden i brevlådan.

  11. I listrutan Kundspråk anger du vilket språk som ska användas för de kunder som skickar meddelanden till brevlådan.

  12. Ange svar:

    1. Markera Skicka inte automatiskt svar om du vill inaktivera den automatiska svarsfunktionen. Se anmärkningen högst upp i det här avsnittet.

    2. I fältet E-postfält kan du lägga in en kommaseparerad lista med e-postfält (sidhuvud) som ska visas i ärendemeddelandet, till exempel Till och Kopia.

    3. I listrutan Svarsmall för svar till kund väljer du vilken svarsmall som ska användas för autosvar till kunden.

    4. Föreslå FAQ-poster från: Om du markerar det här alternativet föreslår systemet FAQ-poster baserat på texten i inkommande e-postmeddelanden. De föreslagna FAQ-posterna blir tillgängliga som mallvariabler och kan därför upprepas i den valda svarsmallen. Du kan även specificera vilken gren av FAQ-trädet sökningen ska göras i, genom att specificera önskad mapp.

  13. Gå till fliken Alias. Här kan du ange ett e-postalias för en brevlåda (till exempel om sales@company.com och sale@company.com går till samma brevlåda). Du lägger till ett alias genom att ange en e-postadress och sedan klicka på +.

  14. Importera automatiska svar och systemmeddelanden: Som standard importeras inte e-postmeddelanden som innehåller meddelanden, systemmeddelanden och andra irrelevanta meddelanden. Om du vill importera sådana e-postmeddelanden kan du markera det här alternativet.

  15. Klicka på OK. Brevlådan skapas.

Relaterat innehåll