Servicemejl
Note
Om detta alternativ inte visas har du inte den behörighet som krävs. Kontakta systemansvarig person om du vill ha mer information.
I fönstret E-post kontrollerar du de mekanismer som styr inkommande och utgående e-post. E-postmeddelanden importeras genom att SuperOffice Service regelbundet samlar in e-post från en eller flera brevlådor. Dessa e-postmeddelanden kan skannas av e-postfilter som behandlar meddelandena baserat på deras innehåll och generar ärenden. Utgående e-post (svar) från systemet placeras i utkorgen och skickas regelbundet till en e-postserver som vidarebefordrar dem. Importerade e-postmeddelanden som har blockerats (av ett filter) visas på fliken Blockerad e-post och måste gås igenom manuellt.
E-postlådor
På fliken E-postlådor visas en översikt över installerade e-postlådor. I översikten finns följande kolumner:
- Adress: E-postlådans avsändaradress.
- Kategori: Ärenden från e-postlådan placeras i denna kategori.
- Prioritet: Prioritet som nya ärenden får när de registreras från den här brevlådan.
- Adress för vidarebefordran: Om du inte använder e-postfunktionerna i SuperOffice vidarebefordras e-postmeddelanden till denna adress.
- Protokoll: Det protokoll som brevlådan använder.
Inkorg för e-post
På fliken Inkorg för e-post finns en lista med alla e-postmeddelanden i inläsningskön. Följande alternativ är också tillgängliga via knappen :
Exportera: Används för att exportera listan till en fil. Du kan välja mellan följande format: Excel, HTML och oformaterad text.
Ta bort: Används för att ta bort de valda e-postmeddelandena.
Note
Denna åtgärd kan inte ångras.
Om du klickar på ett av meddelandena på den här fliken visas fönstret Inkommande e-post. Denna skärm visar information om meddelandet. I fältet Senaste felmeddelande kan du se vad som orsakade problemet, till exempel om det finns problem med e-postadressen eller e-postservern. Om ett felmeddelande från SuperOffice Service visas kan du klicka på Importera med felsökning för att visa teknisk information som kan hjälpa användarsupporten med felsökning.
Utkorg för e-post
På fliken Utkorg för e-post finns en översikt över alla e-postmeddelanden i utskickningskön.
Välj Visa skickade e-postmeddelanden längst ner till höger om du även vill visa de senaste e-postmeddelandena om ärenden.
Följande alternativ är också tillgängliga via knappen :
Exportera: Används för att exportera listan till en fil. Du kan välja mellan följande format: Excel, HTML och oformaterad text.
Skicka: Används för att bara skicka om de markerade e-postmeddelandena om det uppstod fel i det automatiska utskicket.
Ta bort: Används för att ta bort de valda e-postmeddelandena.
Note
Denna åtgärd kan inte ångras.
Om du klickar på ett av meddelandena på den här fliken visas fönstret Utgående e-post. Här visas information om det valda meddelandet, t.ex. dess storlek och vem som skapade det. Eventuella felmeddelanden visas också.
Blockerad e-post
På fliken Blockerad e-post finns en lista över inkommande e-postmeddelanden som har blockerats av ett e-postfilter. Klicka på ett e-postmeddelande om du vill visa innehållet. Om alla e-postmeddelanden inte ryms på en sida kan du klicka på för att navigera till nästa sida. I översikten finns följande kolumner:
- När: Anger när e-postmeddelandet blockerades.
- E-postlåda: Anger vilken brevlåda som importerade e-postmeddelandet.
- E-postfilter: Anger vilket e-postfilter som blockerade e-postmeddelandet.
- E-postmeddelandets rubrik: Visar meddelandets rubrik.
Följande alternativ är också tillgängliga via :
- Exportera: Används för att exportera listan till en fil. Du kan välja mellan följande format: Excel, HTML och oformaterad text.
- Import: Används för att importera de valda e-postmeddelandena. Det e-postfilter som blockerade e-postmeddelandet ignoreras medan övriga e-postfilter kan vara aktiverade.
- Ta bort: Används för att ta bort de markerade blockerade e-postmeddelandena.
Inkorg för SMS
Note
Om fliken inte syns betyder det att SMS-modulen inte är installerad eller att SMS inte har aktiverats för den licens du använder. Kontakta systemansvarig person om du vill ha mer information.
På fliken Inkorg för SMS finns en lista över alla SMS-meddelanden i inläsningskön. Följande alternativ är också tillgängliga via menyknappen:
Exportera: Används för att exportera listan till en fil. Du kan välja mellan följande format: Excel, HTML och oformaterad text.
Ta bort: Används för att ta bort de valda meddelandena.
Note
Denna åtgärd kan inte ångras.
Klicka på något av meddelandena på den här fliken om du vill visa information om det valda meddelandet.
Utkorg för SMS
Fliken Utkorg för SMS innehåller alla utgående SMS som ännu inte har skickats eller som har genererat fel.
Note
Om fliken inte syns betyder det att SMS-modulen inte är installerad eller att SMS inte har aktiverats för den licens du använder. Kontakta systemansvarig person om du vill ha mer information.
Följande alternativ är också tillgängliga via menyknappen:
Exportera: Används för att exportera listan till en fil. Du kan välja mellan följande format: Excel, HTML och oformaterad text.
Skicka: Används för att bara skicka om de markerade e-postmeddelandena om det uppstod fel i det automatiska utskicket.
Ta bort: Används för att ta bort de valda meddelandena.
Note
Denna åtgärd kan inte ångras.
Om du klickar på ett av meddelandena på fliken visas skärmen Utgående SMS. Här visas information om det valda meddelandet, t.ex. dess storlek och vem som skapade det. Eventuella felmeddelanden visas också.
E-postfilter
Ett e-postfilter är ett verktyg som används för att analysera innehållet i inkommande e-post och generera ett ärende baserat på detta innehåll.
Du kan också lägga till avancerade regler för behandling av e-post från specifika avsändare. E-postfilter används ofta i samband med webbformulär som företaget har publicerat och som genererar ett e-postmeddelande med fast format som importeras i SuperOffice Service.
Exempel kopplade till inkommande e-post från webbformulär
Du kan t.ex. definiera fasta uttryck för att extrahera information som en kund har skickat in med formuläret. Information från formuläret läggs in i kunddatabasen baserat på en definierad regeluppsättning. Ärendet som genereras från e-posten/formuläret placeras då i en specifik kategori och en ärendehandläggare väljs. Sedan stängs ärendet och kunden får ett anpassat kvitto baserat på en svarsmall. Det finns alltså många alternativ för automatisk behandling av inkommande e-post.
- E-post som kommer från ett webbformulär har i allmänhet en standardiserad avsändaradress. Du kan ersätta denna adress med kundens egen e-postadress.
- Du kan jämföra kundens telefonnummer med informationen i kunddatabasen och koppla ärendet till rätt ärende baserat på telefonnumret.
- Du kan skriva över adressinformation om adressen ändras.
- Du kan skicka ett kvitto med anpassad information om en kund vill ha mer information om en viss produkt samt tilldela ärendet till rätt underkategori och ärendehandläggare.
Kolumner i filterlistan
På fliken E-postfilter finns en lista med befintliga e-postfilter. I översikten finns följande kolumner:
| Kolumn | Beskrivning |
|---|---|
| Beskrivning | En beskrivning av e-postfiltret. |
| Prioritet | E-postfiltrets prioritet. Endast ett filter aktiveras för varje e-postmeddelande. Om mer än ett filter innehåller sökkriterier som stämmer med ett inkommande e-postmeddelande aktiveras det filter som har högst prioritet. |
| E-postadresser | Adressen/adresserna till den brevlåda filtret tillämpas på. |
| Söksträng | Den söksträng som e-postfiltret använder. |