Handledning - dokumentutskick

Med arbetsflödet för dokumentutskick kan du generera ett PDF-dokument som ska skrivas ut och skicka det till dina kunder. Det första steget för att skapa ett dokumentutskick är att konfigurera utskicket. Här kan du ställa in utskickets namn, ange rubriken och Obs!-texten i dokumentet och ställa in olika arkiveringsalternativ för utskicket.

Du kan koppla dokumentutskicket till ett specifikt projekt. Det kan vara relevant om du skapar utskick till mottagare som deltar i ett projekt i SuperOffice CRM. Genom att använda mallvariabler i mallen kan du infoga projektuppgifter i utskicket.

Du kan koppla dokumentutskicket till en specifik försäljning. Det kan vara relevant om du skapar utskick till mottagare som är intressenter i en försäljning i SuperOffice CRM. Genom att använda mallvariabler i mallen kan du infoga försäljningsdata i utskicket.

Steg:

1. Ange ett namn i fältet Namn för utskick.

2. I fältet Rubrik anger du dokumentets titel.

3. I fältet Riktat till ska du välja vem utskicket ska rikta sig till. Välj ett av följande alternativ:

   • Om ingen definierats: Välj det här alternativet om du vill använda mottagarnas namn som standard, eller, om inget mottagarnamn hittas, använd mottagaren som du anger i textfältet. Om du vill göra ett utskick till IT-teknikerna vid ett företag kan du t.ex. skriva "IT-avdelningen" eller liknande.

   • Använd alltid: Välj det här alternativet om du vill åsidosätta mottagarnamnen och bara använda mottagaren som du anger i textfältet.

4. Tillval: Börja skriva i fältet Projekt om du vill söka efter ett projekt i SuperOffice CRM.

5. Tillval: Börja skriva i fältet Försäljning om du vill söka efter en försäljning i SuperOffice CRM.

6. I fältet Vår ref ska du ange det namn som ska anges som "vår referens" i dokumentet. Du kan använda mallvariablerna från SuperOffice CRM i det här fältet.

   Note

   För att variabler som försäljnings-ID och projekt-ID ska fungera måste du koppla dokumentutskicket till en försäljning eller ett projekt.

7. Välj en mapp som du vill placera utskicket i från listan Mapp.

   Hur skapar jag en utskicksmapp?

8. I fälten Urval och Projekt kan du associera utskicket med ett urval och/eller ett projekt.

   Börja fylla i fälten Urval eller Projekt om du vill söka efter ett urval respektive ett projekt.

9. Klicka på Nästa när du vill gå vidare till nästa steg.

I det andra steget, Mall, måste du bestämma hur ditt utskick ska se ut. Du gör detta genom att välja en befintlig mall eller ett tidigare utskick, eller en mall från online-biblioteket.

En bra meddelandemall stöder inte bara ditt meddelande utan ser också bra ut på alla enheter. Om du vill säkerställa enhetlighet i e-postdesignen inom hela företaget är det bästa alternativet att använda en mall. Meddelandemallen ger dig företagets utseende och känsla med rätt teckensnitt, färger, sociala medieplattformar och övergripande layout för ditt utskick.

När du har kommit fram till vilken design du vill använda kan du välja vilken mall du vill basera ditt nya utskick på med några få klick.

1. Välj en mall på ett av följande sätt:

   • Välj en av de tillgängliga flikarna (Online-mallbibliotek, Senaste mallarna, Alla mallar, osv.) för att visa tillgängliga utskick eller mallar som du kan basera ditt nya utskick på.
   • Ange en sökfras i Sök mallar och tryck sedan på ENTER eller klicka på sökikonen .

2. I listan nedanför kan du sedan välja en mall genom att klicka på mallen.

   Note

   Om du använder en mall från online-mallbiblioteket, klickar du på Använd denna mall i fönstret Förhandsgranska mall. Du förs då automatiskt till steget Innehåll.

3. Klicka på Nästa när du vill gå vidare till nästa steg.

I steget Innehåll kan du redigera dokumentets utseende och innehåll.

1. Klicka på knappen Redigera.

2. I dialogrutan klickar du på Ladda ned dokument. Filen hämtas då till webbläsaren.

3. Öppna dokumentet för redigering. I de flesta webbläsare kan du klicka på den hämtade filen om du vill öppna den i standardprogrammet.

4. Redigera dokumentets innehåll.

5. Spara dokumentet.

6. (i tillämpliga fall) I SuperOffice Marknadsföring, klicka på Redigera för att öppna dialogrutan igen.

7. Klicka på Välj fil, välj det sparade dokumentet och klicka sedan på Ladda upp vald fil. Förhandsgranskningen på höger sida uppdateras med innehållet i den uppladdade filen.

8. Klicka på Nästa när du vill gå vidare till nästa steg.

Använda mallvariabler

Du kan använda mallvariabler från SuperOffice CRM i ditt dokument för att infoga kundspecifika uppgifter. Det ger meddelandet en mer personlig prägel.

När du skapar ett utskick måste du välja mottagare för utskicket. Du kan lägga till mottagare från flera källor. Du kan dessutom ställa in olika utskicksalternativ här och även förhandsgranska utskicket.

Din mållista är den grupp människor du tror kommer att svara bäst på ditt meddelande. Om du skräddarsyr ditt marknadsföringsbudskap specifikt för den gruppen ökar du chanserna att nå framgång och undviker att slösa tid och arbete på människor som inte är intresserade.

Du kan använda urval, projekt eller lägga till enskilda kontakter i SuperOffice CRM.

På grund av GDPR-lagstiftningen kan endast de kontakter som har uttryckt samtycke till att sparas lagligt i SuperOffice CRM-databasen och ta emot information läggas till som mottagare.

Lägga till mottagare från urval och projekt

Du kan lägga till mottagare från urval (från både SuperOffice CRM och SuperOffice Service) och projekt (från SuperOffice CRM).

1. Under Lägg till mottagare, klicka på Urval eller Projekt.

2. Klicka på fältet nedanför och börja att skriva namnet på det urval eller projekt som du vill lägga till. Träffarna visas i en dynamisk lista medan du skriver.

3. Klicka på ett urval eller projekt i listan.

4. Klicka på . Urvalet eller projektet läggs till i listan Mottagarkällor och listan Mottagare uppdateras.

5. Upprepa steg 1–4 om du vill lägga till fler urval eller projekt.

Lägga till kontakter från SuperOffice

Du kan lägga till enskilda kontakter från SuperOffice.

1. Under Lägg till mottagare, klicka på Kontakt.

2. Klicka i fältet nedan och börja skriva namnet på kontakten som du vill lägga till, i fältet nedan. Du kan också ange ett företagsnamn om du vill visa alla kontakter i ett företag.

3. Välj önskad kontakt i listan som visas.

4. Klicka på . Kontakten läggs till i listan Mottagarkällor och listan Mottagare uppdateras.

5. Upprepa steg 2-5 om du vill lägga till fler kontakter. Ytterligare kontakter läggs till i samma rad i listan Mottagarkällor och antalet kontakter visas i kolumnen Namn.

Importera en lista över mottagare (kontakter) från en extern fil

Du kan lägga till mottagare till ett utskick genom att importera dem från en extern kommaavgränsad fil (t.ex. en txt-fil skapad i Notepad eller en csv-fil skapad i Excel).

När du importerar en lista med namn och e-postadresser kommer SuperOffice Marknadsföring att försöka lokalisera de importerade mottagarna i SuperOffice-databasen. Om någon träff hittas listas mottagarnas företag i kolumnen Företag i listan Mottagare. Namn eller e-postadresser som inte finns i SuperOffice filtreras bort och inkluderas inte i utskicket. Detta beror på GDPR-regelverket.

Steg

1. Klicka på Välj fil.

2. Lokalisera relevant fil (.txt, .csv eller liknande textformat).

3. Klicka på . Listan läggs till i listan Mottagarkällor och listan Mottagare uppdateras.

4. Upprepa steg 2-4 om du vill lägga till fler mottagare. Ytterligare mottagare läggs till i samma rad i listan Mottagarkällor. Det totala antalet mottagare visas i kolumnen Namn.

Importera filformat

• Varje mottagare ska stå på en separat rad.

• Varje mottagare (rad) ska innehålla mottagarens fullständiga namn och e-postadress.

  Exempel: "John Smith, john@company.com"

  Note

  Du kan även ange endast e-postadressen. Namnet kommer då inte att finnas tillgängligt som mallvariabel.

• Lokalt: Varje mottagare (rad) kan även innehålla ett mobiltelefonnummer (efter e-postadressen) om du skapar SMS-utskick. Till exempel: "John Smith, john@company.com, 99999999". Kräver SMS-licens för marknadsföring.

Mottagaralternativ

Under Alternativ i den nedre delen av skärmen Mottagare kan du välja alternativ för utskicket baserat på dess typ.

Tillgänglighet per utskickstyp:

• Åsidosätt medgivande och prenumeration: Välj även det här alternativet om du vill skicka utskick till kontakter som inte vill få e-marknadsföring eller inte prenumererar på den här utskickstypen. De här kontakterna visas med statusen Inget medgivande i listan Mottagare.

• Endast ett meddelande per e-postadress: Välj det här alternativet om du vill ta bort dubbla e-postadresser i mottagarlistan (anges med Dubblett i kolumnen Status). Listan Mottagare uppdateras då.

• Uppdatera mottagarlistan när du skickar: Välj detta alternativ om du vill uppdatera mottagarlistan automatiskt innan du skickar utskicket. Se Uppdatera mottagarlistan nedan.

• Inkludera företag: Välj det här alternativet om du vill inkludera företag som mottagare.

  Note

  Om ett företag inte har en e-postadress, kommer utskicket istället att skickas till alla relaterade kontakter på listan över mottagare.

• Föredrar företag: Välj detta alternativ om du bara vill skicka utskicket till företagen på mottagarlistan (och inte relaterade kontakter). Varje företag kommer endast att få ett utskick. Kontakter som inte tillhör ett företag kommer fortfarande att få utskicket.

  Note

  Alternativet Föredra företag är endast tillgängligt om du har valt Inkludera företag ovan.

Förhandsgranska utskicket

Efter att ha lagt till mottagare i listan Mottagare kan du förhandsgranska utskicket och se hur det kommer att se ut för en av mottagarna. Förhandsgranskning är inte tillgängligt för dokument- och SMS-utskick.

1. Klicka på en mottagare i listan Mottagare.

2. Klicka på knappen Förhandsgranska. I fönstret Förhandsgranska visas då utskicket på det sätt som det kommer att se ut för den valda mottagaren. Alla mallvariabler (exempelvis namn och företag) har ersatts av mottagarens faktiska kontaktuppgifter.

3. Klicka på länkar för att kontrollera om de fungerar, men kom ihåg att nollställa dem efteråt om de är spårade.

4. Klicka på när du vill stänga fönstret Förhandsgranska.

Granska och uppdatera listan Mottagare

När du lägger till urval, projekt eller kontakter och importerar listor uppdateras listan Mottagare automatiskt. Om du markerat Uppdatera mottagarlistan när du skickar kontrolleras projekten och urvalen innan utskicket skickas om kontakter har lagts till, tagits bort eller redigerats.

Dessutom kan du klicka på knappen Uppdatera lista under listan Mottagare om du vill uppdatera listan manuellt. En del av kontakterna på listan kan ha ändrat sitt medgivande efter att du lade till dem.

Klicka på Nästa för att gå till Steg 5: Bekräfta. Du kan fortfarande gå till steget Mottagare igen om du vill redigera mottagarlistan.

I det sista steget, Bekräfta, kan du se en sammanfattning för utskicket och kontrollera att allt stämmer. Eventuella felmeddelanden som visas på denna skärm måste lösas innan utskicket kan skickas.

Skicka utskicket nu

Klicka på Skicka nu och generera ett PDF-dokument. Ett PDF-dokument genereras. Arbetsflödet stängs och du kommer tillbaka till fliken Utskick.

Klicka på utskicket i listan om du vill visa sändningsstatus och statistik för utskicket.

Öppna och skriv ut dokumentet

1. Välj fliken Utskick.
2. Leta rätt på dokumentet, klicka på och välj Visning.
3. Klicka på knappen under Hämta genererat dokument. Dokumentet hämtas då till webbläsaren.
4. Öppna och skriv ut dokumentet.