Handledning - e-postutskick

Du kan skapa ditt nya utskick i fönstret Marknadsföring under fliken Utskick. Klicka på knappen Skapa utskick så kommer du till det första steget där du kan ställa in ditt utskick.

Det första steget för att skapa ett e-postutskick är att konfigurera utskicket. Här kan du ställa in uppgifter för e-posthuvudet som t.ex. avsändare, svarsadress och ämne. Du kan även bifoga filer, ställa in arkiveringsalternativ för utskicket och välja spårningsalternativ.

1. Ange ett namn i fältet Namn för utskick.

2. Ange ämnesraden för e-postmeddelandet i fältet Ämnesrad för e-post.

3. I listan Från, välj Använd alltid och ange sedan avsändarens e-postadress i fältet nedanför om du vill använda samma avsändare i alla utskick. Du kan även sätta en försäljningskontakt eller supportkontakt som avsändare om en sådan kontakt finns definierad för den aktuella mottagaren. Ange den e-postadress som ska användas om ingen försäljningskontakt eller supportkontakt finns tillgänglig. Om administratören har aktiverat inställningen för global e-postvalidering väljer du den domän du vill skicka från i listrutan.

   Note

   SuperOffice kommer att genomföra en SPF-sökning (Sender Policy Framework) för att verifiera att domänen du skickar från har en giltig SPF-post. Du kommer inte att kunna skicka utskicket från en domän som inte har en giltig SPF-post. (ENDAST ONLINE)

   Ange inte en e-postadress i fältet Från namn. Det ska visas som ett namn (t.ex. SuperOffice Support). Att använda en e-postadress i Från namn kan leda till att ditt e-postmeddelande flaggas som skräppost på grund av konflikter med SPF-, DKIM- eller DMARC-valideringsregler.

4. I listan Svar till har du samma alternativ att välja mellan som ovan. Dessutom kan du välja alternativet Använd "Från" som svarsadress. Eventuella svar kommer då att skickas till avsändaren.

5. Välj en mapp som du vill placera utskicket i från listan Mapp.

   Hur skapar jag en utskicksmapp?

6. I fälten Urval och Projekt kan du associera utskicket med ett urval och/eller ett projekt. Om du lägger till ett urval läggs alla kontakter i urvalet till som mottagare i utskicket.

   Börja fylla i fälten Urval eller Projekt om du vill söka efter ett urval respektive ett projekt.

7. I listan Typ väljer du vilken typ av utskick du vill skapa. Välj (någon) om utskicket matchar två eller fler av de tillgängliga typerna. Använd (någon) när du har lagt till flera mottagare med flera prenumerationer och vill skicka utskicket till alla.

8. Bilaga: Om du vill lägga till en eller flera bilagor till utskicket använder du någon av följande metoder:

   • Klicka på Ladda upp filer (eller dra dem hit) och bläddra och lägg till en fil från en disk eller server.
   • Dra och släpp en fil från Windows Utforskaren till bilagefältet.
   • Klicka på Välj ett CRM-dokument och välj ett dokument i SuperOffice CRM.

9. Under Spårning finns följande alternativ:

   • Spåra alla länkar: Välj detta alternativ om du vill spåra alla länkar i utskicket. Det inkluderar även länkar som inte är registrerade som spårade länkar i SuperOffice Marknadsföring, till exempel oregistrerade länkar från mallar eller gamla utskick eller länkar som anges direkt i käll- eller HTML-koden.

   • Använd Google Analytics: Välj detta alternativ om du vill spåra utskicket och koppla det till Google Analytics (om det är konfigurerat för din webbplats). I fälten nedan anger du de data som ska läggas till som parametrar i de spårade webbadresserna.

     • Medel: Det här fältet är inställt på E-post som standard. Du kan inte redigera det här fältet.

     • Källa: Ange källan för utskicket, t.ex. superoffice-utskick.4

     • Kampanj: Ange typ av utskick, t.ex. "nyhetsbrev" eller "lead-nurturing" eller ange ett specifikt kampanjnamn, som "vårrea-juni-21" eller "uppgraderingskampanj-v9".

10. Klicka på Nästa när du vill gå vidare till nästa steg.

Validering av e-postdomän (ENDAST ONLINE)

Om administratören har aktiverat den globala inställningen Använd endast godkända e-postdomäner delas fältet Från adress upp och du måste välja den domän du vill skicka från i listrutan över godkända domäner. Om du försöker skicka från en domän som inte har en giltig SPF-post visas en varning och du kan inte skicka från den domänen. Detta gäller för alla e-postdomäner även om valideringsinställningen inte är aktiverad.

I det andra steget, Mall, måste du bestämma hur ditt utskick ska se ut. Du gör detta genom att välja en befintlig mall eller ett tidigare utskick, eller en mall från online-biblioteket.

En bra meddelandemall stöder inte bara ditt meddelande utan ser också bra ut på alla enheter. Om du vill säkerställa enhetlighet i e-postdesignen inom hela företaget är det bästa alternativet att använda en mall. Meddelandemallen ger dig företagets utseende och känsla med rätt teckensnitt, färger, sociala medieplattformar och övergripande layout för ditt utskick.

När du har kommit fram till vilken design du vill använda kan du välja vilken mall du vill basera ditt nya utskick på med några få klick.

1. Välj en mall på ett av följande sätt:

   • Välj en av de tillgängliga flikarna (Online-mallbibliotek, Senaste mallarna, Alla mallar, osv.) för att visa tillgängliga utskick eller mallar som du kan basera ditt nya utskick på.
   • Ange en sökfras i Sök mallar och tryck sedan på ENTER eller klicka på sökikonen .

2. I listan nedanför kan du sedan välja en mall genom att klicka på mallen.

   Note

   Om du använder en mall från online-mallbiblioteket, klickar du på Använd denna mall i fönstret Förhandsgranska mall. Du förs då automatiskt till steget Innehåll.

3. Klicka på Nästa när du vill gå vidare till nästa steg.

I steget Innehåll kan du redigera e-postmeddelandets layout och innehåll och infoga länkar och bilder.

Utskicksredigeraren ger dig flexibilitet och frihet att utforma dina utskick precis som du vill ha dem.

Du kan skapa och spara innehållsblock som alla dina användare kan välja mellan, vilket hjälper dig att både arbeta snabbare och samtidigt säkerställa enhetlighet för varumärket. Eller så kan du starta ett utskick helt från början.

Steg-för-steg-guider:

• Lägg till innehåll, Redigera ett stycke
• Infoga kundspecifik information
• Infoga spårningslänk
• Lägg till prenumerationslänkar för att vara GDPR-kompatibel
• Lägg till bilder i meddelandet
• Testa utskicket

När du skapar ett utskick måste du välja mottagare för utskicket. Du kan lägga till mottagare från flera källor. Du kan dessutom ställa in olika utskicksalternativ här och även förhandsgranska utskicket.

Din mållista är den grupp människor du tror kommer att svara bäst på ditt meddelande. Om du skräddarsyr ditt marknadsföringsbudskap specifikt för den gruppen ökar du chanserna att nå framgång och undviker att slösa tid och arbete på människor som inte är intresserade.

Du kan använda urval, projekt eller lägga till enskilda kontakter i SuperOffice CRM.

På grund av GDPR-lagstiftningen kan endast de kontakter som har uttryckt samtycke till att sparas lagligt i SuperOffice CRM-databasen och ta emot information läggas till som mottagare.

Lägga till mottagare från urval och projekt

Du kan lägga till mottagare från urval (från både SuperOffice CRM och SuperOffice Service) och projekt (från SuperOffice CRM).

1. Under Lägg till mottagare, klicka på Urval eller Projekt.

2. Klicka på fältet nedanför och börja att skriva namnet på det urval eller projekt som du vill lägga till. Träffarna visas i en dynamisk lista medan du skriver.

3. Klicka på ett urval eller projekt i listan.

4. Klicka på . Urvalet eller projektet läggs till i listan Mottagarkällor och listan Mottagare uppdateras.

5. Upprepa steg 1–4 om du vill lägga till fler urval eller projekt.

Lägga till kontakter från SuperOffice

Du kan lägga till enskilda kontakter från SuperOffice.

1. Under Lägg till mottagare, klicka på Kontakt.

2. Klicka i fältet nedan och börja skriva namnet på kontakten som du vill lägga till, i fältet nedan. Du kan också ange ett företagsnamn om du vill visa alla kontakter i ett företag.

3. Välj önskad kontakt i listan som visas.

4. Klicka på . Kontakten läggs till i listan Mottagarkällor och listan Mottagare uppdateras.

5. Upprepa steg 2-5 om du vill lägga till fler kontakter. Ytterligare kontakter läggs till i samma rad i listan Mottagarkällor och antalet kontakter visas i kolumnen Namn.

Importera en lista över mottagare (kontakter) från en extern fil

Du kan lägga till mottagare till ett utskick genom att importera dem från en extern kommaavgränsad fil (t.ex. en txt-fil skapad i Notepad eller en csv-fil skapad i Excel).

När du importerar en lista med namn och e-postadresser kommer SuperOffice Marknadsföring att försöka lokalisera de importerade mottagarna i SuperOffice-databasen. Om någon träff hittas listas mottagarnas företag i kolumnen Företag i listan Mottagare. Namn eller e-postadresser som inte finns i SuperOffice filtreras bort och inkluderas inte i utskicket. Detta beror på GDPR-regelverket.

Steg

1. Klicka på Välj fil.

2. Lokalisera relevant fil (.txt, .csv eller liknande textformat).

3. Klicka på . Listan läggs till i listan Mottagarkällor och listan Mottagare uppdateras.

4. Upprepa steg 2-4 om du vill lägga till fler mottagare. Ytterligare mottagare läggs till i samma rad i listan Mottagarkällor. Det totala antalet mottagare visas i kolumnen Namn.

Importera filformat

• Varje mottagare ska stå på en separat rad.

• Varje mottagare (rad) ska innehålla mottagarens fullständiga namn och e-postadress.

  Exempel: "John Smith, john@company.com"

  Note

  Du kan även ange endast e-postadressen. Namnet kommer då inte att finnas tillgängligt som mallvariabel.

• Lokalt: Varje mottagare (rad) kan även innehålla ett mobiltelefonnummer (efter e-postadressen) om du skapar SMS-utskick. Till exempel: "John Smith, john@company.com, 99999999". Kräver SMS-licens för marknadsföring.

Mottagaralternativ

Under Alternativ i den nedre delen av skärmen Mottagare kan du välja alternativ för utskicket baserat på dess typ.

Tillgänglighet per utskickstyp:

• Åsidosätt medgivande och prenumeration: Välj även det här alternativet om du vill skicka utskick till kontakter som inte vill få e-marknadsföring eller inte prenumererar på den här utskickstypen. De här kontakterna visas med statusen Inget medgivande i listan Mottagare.

• Endast ett meddelande per e-postadress: Välj det här alternativet om du vill ta bort dubbla e-postadresser i mottagarlistan (anges med Dubblett i kolumnen Status). Listan Mottagare uppdateras då.

• Uppdatera mottagarlistan när du skickar: Välj detta alternativ om du vill uppdatera mottagarlistan automatiskt innan du skickar utskicket. Se Uppdatera mottagarlistan nedan.

• Inkludera företag: Välj det här alternativet om du vill inkludera företag som mottagare.

  Note

  Om ett företag inte har en e-postadress, kommer utskicket istället att skickas till alla relaterade kontakter på listan över mottagare.

• Föredrar företag: Välj detta alternativ om du bara vill skicka utskicket till företagen på mottagarlistan (och inte relaterade kontakter). Varje företag kommer endast att få ett utskick. Kontakter som inte tillhör ett företag kommer fortfarande att få utskicket.

  Note

  Alternativet Föredra företag är endast tillgängligt om du har valt Inkludera företag ovan.

Förhandsgranska utskicket

Efter att ha lagt till mottagare i listan Mottagare kan du förhandsgranska utskicket och se hur det kommer att se ut för en av mottagarna. Förhandsgranskning är inte tillgängligt för dokument- och SMS-utskick.

1. Klicka på en mottagare i listan Mottagare.

2. Klicka på knappen Förhandsgranska. I fönstret Förhandsgranska visas då utskicket på det sätt som det kommer att se ut för den valda mottagaren. Alla mallvariabler (exempelvis namn och företag) har ersatts av mottagarens faktiska kontaktuppgifter.

3. Klicka på länkar för att kontrollera om de fungerar, men kom ihåg att nollställa dem efteråt om de är spårade.

4. Klicka på när du vill stänga fönstret Förhandsgranska.

Granska och uppdatera listan Mottagare

När du lägger till urval, projekt eller kontakter och importerar listor uppdateras listan Mottagare automatiskt. Om du markerat Uppdatera mottagarlistan när du skickar kontrolleras projekten och urvalen innan utskicket skickas om kontakter har lagts till, tagits bort eller redigerats.

Dessutom kan du klicka på knappen Uppdatera lista under listan Mottagare om du vill uppdatera listan manuellt. En del av kontakterna på listan kan ha ändrat sitt medgivande efter att du lade till dem.

Klicka på Nästa för att gå till Steg 5: Bekräfta. Du kan fortfarande gå till steget Mottagare igen om du vill redigera mottagarlistan.

När du har skapat din mållista, förberett utskicket och testat det har du äntligen kommit till den spännande delen – det är dags att skicka ditt utskick.

I det sista steget, Bekräfta, kan du se en sammanfattning för utskicket och kontrollera att allt stämmer. Eventuella felmeddelanden som visas på denna skärm måste lösas innan utskicket kan skickas. Utskicksalternativen är inaktiverade om några steg är ofullständiga eller information saknas i utskicket. Dessa anges i rött.

Du kan välja om du vill skicka ditt utskick direkt eller om du vill schemalägga utskicket. Fördelen med att schemalägga ditt utskick är att du kan välja dag och tid för att skicka ditt utskick. Det betyder att du kan skicka det när du vet att de flesta av dina mottagare kommer att öppna och läsa ditt utskick.

Skärmen Bekräfta ger dig en sammanfattning av de tidigare stegen du har tagit och låter dig antingen skicka eller schemalägga ditt utskick:

Skicka utskicket nu

Klicka på Skicka nu om du vill skicka utskicket omedelbart. Arbetsflödet stängs och du kommer tillbaka till fliken Utskick.

Klicka på utskicket i listan om du vill visa skickningsstatus och statistik för utskicket. Så här spårar du utskick och visar statistik.

Schemalägga för utskick

För att inte överbelasta servrarna under arbetstid kan det vara en bra idé att välja en tidpunkt på kvällen. Detta alternativ är inte tillgängligt för utskick som redan har påbörjats, stoppats temporärt eller är färdiga.

1. Klicka på Schema.
2. Under Schemalägg att skicka, välj ett av följande alternativ:
   • Klicka på Välj datum och välj det datum och klockslag som utskicket ska starta.
   • Klicka på Ange som nuvärde om du vill infoga dagens datum och aktuellt klockslag.
3. Klicka på OK. Arbetsflödet stängs och du kommer tillbaka till fliken Utskick.

Vad händer nu?

Du kan klicka på utskicket i listan om du vill visa sändningsstatus och statistik för utskicket.

Om du vill stoppa utskicket eller starta ett schemalagt utskick före den planerade tidpunkten kan du klicka på knappen Stopp respektive Start.