Hantera studsar
Det finns många anledningar till att e-postadresser returneras. Dina kontakter byter jobb, en e-postadress är felstavad och tillfälliga fel i kundens infrastruktur är de vanligaste orsakerna till att utskick returneras.
De första gångerna du skickade ut ditt utskick kanske du får ett stort antal returnerade e-postmeddelanden. Det är positivt, eftersom det betyder att du kan uppdatera alla e-postadresser som är felstavade eller inte längre används. Uppdatering av returnerade e-postadresser hjälper dig att öka framgångsgraden för dina framtida utskick.
Du kan hantera returnerad och blockerad e-post för enskilda utskick och för ALLA utskick.
Varför returneras e-postmeddelanden?
Det kan t.ex. bero på fel i e-postadresser, skräppostfilter, Internetproblem eller att mottagarnas inkorgar är fulla.
- Tillfälliga problem: leveransförseningar, e-postservern tillfälligt otillgänglig
- Permanenta problem: fel adress, okänd domän.
E-postadresser som inte fungerar tillfälligt blockeras inte och hoppas inte över vid nästa utskick.
Note
För att förhindra felstavade eller ogiltiga e-postadresser validerar SuperOffice e-postadresser som tas emot via chatt och i formulär. Valideringen görs med hjälp av DNS lookup och kontrollerar grundläggande syntax i e-postmeddelanden.
Det finns två typer av returneringar:
En hård retur är när ditt utskick inte kan levereras permanent, eftersom e-postadressen inte finns, domänen inte finns (längre) eller mottagarens e-postserver har blockerat leveransen. Uppdatering av e-postadressen löser problemet.
En mjuk retur uppstår när det finns ett tillfälligt leveransproblem. SuperOffice CRM kommer att försöka skicka utskicket igen flera gånger för att leverera det när ett e-postmeddelande returneras. Först när e-postmeddelandet inte kan levereras efter flera gånger kommer det att registreras som en hård retur.
Använd filterknapparna (Skickat, Returnerat och Öppnat) för att filtrera mottagarlistan. När du har valt alla kontakter där utskicket returnerades kan du samla dem i ett urval eller projekt med hjälp av åtgärdsmenyknappen i nedre vänstra hörnet.
Så här åtgärdar du en enskild e-postadress
- Välj e-postmeddelandet i listan och klicka på Öppna i sidopanelen för att redigera kontakten.
- Gå till fliken Detaljer.
- En varningsikon
bredvid e-postadressen indikerar att det finns ett problem med denna. Håll muspekaren över ikonen för att visa orsaken till problemet.
Tip
Klicka på en kolumn för att komma åt sorterings- och grupperingsfunktionerna.
Blockerade e-postadresser
E-postadresser som har returnerats på grund av permanenta fel eller som har returnerats flera gånger blockeras automatiskt och hoppas över i framtida utskick.
Note
Om ett e-postmeddelande returneras mer än 5 gånger blockeras det automatiskt. Du kan hantera inställningen under den globala inställningen Antal returer som accepteras innan e-postadressen inaktiveras i SuperOffice Inställningar och underhåll.
Alla blockerade e-postutskick från alla utskick arkiveras under fliken Blockerade e-postadresser. Den här fliken ger en utmärkt översikt över e-postadresser som måste rensas.
Tip
Klicka på en kolumn för att komma åt sorterings- och grupperingsfunktionerna.
Alternativ för returer
Om du vill hantera flera e-postadresser, kan du välja alternativ under knappen Åtgärd.
Exportera
- Markera de e-postadresser som du vill exportera.
- Välj Åtgärder > Exportera.
- Välj ett exportformat. Exportfiltret visas längst ner i din webbläsare. Du hittar den även i mappen Hämtningar.
Lägg till nytt urval
- Markera de e-postadresser som du vill lägga till i ett nytt urval.
- Välj Åtgärder > Lägg till nytt urval.
- Skriv namnet på det nya urvalet och klicka på OK. Ett nytt statiskt urval skapas med de valda e-postadresserna.
Lägg till nytt projekt
- Markera de e-postadresser som du vill lägga till i ett nytt projekt.
- Välj Åtgärder > Lägg till nytt projekt.
- Ange namnet på det nya projektet och klicka på OK. Ett nytt projekt skapas med de valda e-postadresserna.
Lägg till befintligt urval
- Markera de e-postadresser som du vill lägga till i ett befintligt urval.
- Välj Åtgärder > Lägg till befintligt urval.
- Börja skriva i sökfältet för att hitta det relevanta urvalet.
- I resultatlistan klickar du på det urval som du vill använda.
- Klicka på OK. De valda e-postadresserna läggs till i urvalet.
Lägg till befintligt projekt
- Markera de e-postadresser som du vill lägga till i ett befintligt projekt.
- Välj Åtgärder > Lägg till befintligt projekt.
- Börja skriva i sökfältet för att hitta det relevanta projektet.
- I resultatlistan klickar du på det projekt som du vill använda.
- Klicka på OK. De valda e-postadresserna läggs till i projektet
Ta bort markerade e-postadresser
Använd detta alternativ för att ta bort e-postadresser permanent från databasen.
- Markera de e-postadresser som du vill ta bort.
- Välj Åtgärder > Ta bort markerade e-postadresser.
- Bekräfta genom att klicka på OK.
Ta bort returflagga
Använd det här alternativet för att ta bort e-postadresser från listan, så att de kan användas i utskick. Detta kan vara relevant om returerna beror på en felaktig konfiguration eller tillfälliga tekniska orsaker, eller om du vet att de aktuella e-postadresserna är korrekta och vill försöka skicka en gång till.
- Skicka e-postadresserna som du vill ta bort returflaggorna för.
- Välj Åtgärder > Ta bort returflagga.
- Bekräfta genom att klicka på OK.
Ange som tidigare anställd
Använd det här alternativet för att ange en kontakt som tidigare anställd.
- Markera de e-postadresser som du vill ta bort.
- Välj Åtgärder > Ange som tidigare anställd.
- Bekräfta genom att klicka på OK.