Skapa ny projektguide
Den här uppgiften utförs i Inställningar och underhåll och du måste vara administratör.
I Inställningar och underhåll definierar du vilka projekttyper som ska ha en projektguide och vilka statusar och aktiviteter som projektguiderna ska innehålla. Hur en projektguide ser ut kan därför variera, men här nedan finns ett exempel på hur ett projekt med en projektguide kan se ut.
Du kan till exempel ha en projekttyp som heter Konferens. Denna projekttyp kan kopplas till en projektguide som innehåller följande statusar, händelser och dokument:
| Status | Uppföljningar | Dokument |
|---|---|---|
| Planerat | Planeringsmöte (Möte inne) | Konferensprogram (Anteckning) |
| Pågående | Skapa lista över projektdeltagare (Uppgift); Konferens (Möte ute) | Konferensinbjudan (Brev) |
| Stängning | Utvärderingsmöte (Möte inne) | Utvärderingsrapport (Anteckning) |
Den här proceduren visar hur du skapar en projektguide från grunden.
- Definiera statusar som ska inkluderas i projektguiden.
- Definiera projekttypen (med tillhörande statusar) som projektguiden ska länkas till.
- Utforma projektguiden.
Skapa statusar för projektguiden
En projektguide måste vara kopplad till en projekttyp, som i sin tur består av flera statusar. Så skapar du en status.
En projektguide för ett projekt av typen Konferens kan till exempel ha statusarna Planerad, Pågående och Avslutning.
Gå till nästa procedur för att länka statusarna till en projekttyp.
Skapa en projekttyp för projektguiden
En projektguide måste vara länkad till en projekttyp. Så skapar du en projekttyp.
Exempel på projekttyper: "Konferens", "Kampanj", "Internt".
- Markera Denna projekttyp har en anknuten guide.
- Välj minst två statusar.
- Gå till nästa procedur för att skapa projektguiden.
Skapa en projektguide
När du har skapat statusar och angett en projekttyp för projektguiden, kan du utforma själva projektguiden. Det gör du genom att lägga till händelser och/eller dokument för varje status i projektguiden.
Klicka på knappen Arbetsflöde i navigatorn (
).Välj fliken Projektguide.
I listan Projekttyp väljer du den projekttyp som du vill skapa ett projekt för. De statusar som valts för den här projekttypen visas i listan ovan.
Note
Om projekttypen inte är konfigurerad för att ha en projektguide, klickar du på Klicka här för att aktivera guide längst ned på skärmen.
Om det inte finns några statusar definierade för projekttypen, klickar du på Klicka här för att lägga till statusar längst ned på skärmen. Du kan också redigera projekttypen genom att klicka på knappen Redigera högst upp.
Markera önskad status i listan. Statusens detaljer visas längst ned på skärmen.
Lägg till en eller flera händelser för den valda statusen.
Note
Du behöver inte lägga till ett dokument för varje status, men du bör lägga till minst en händelse för varje status.
Upprepa steg 4–6 för varje status som du vill lägga till händelser och dokument för.
Ändringarna sparas automatiskt. Projektguiden visas nu i SuperOffice CRM när ett projekt skapas med den projekttyp som valdes i steg B.
Lägg till en händelse för en status
Välj önskad projekttyp och status enligt beskrivningen ovan.
Klicka på Lägg till under Föreslagna händelser i denna status.
I dialogrutan Föreslagen händelse anger du namnet på händelsen i fältet Namn. Detta bör vara ett beskrivande namn för händelsen.
Ange syftet med händelsen i fältet Syftet med denna händelse . Den här texten visas när du håller muspekaren över händelsen på fliken detaljkortet Projektguide i SuperOffice CRM.
Note
Några av de tidigare alternativen är, av logiska skäl, inte relevanta för den första händelsen i en projektguide.
Markera Föreslå att uppgiften kopplas till en projektdeltagare för att göra det möjligt att koppla denna händelse till en av projektdeltagarna. När projektansvarig skapar denna händelse i SuperOffice CRM kan de välja en av sina medarbetare som ägare till händelsen.
Markera Milstolpshändelse för att definiera händelsen som en milstolpe.
Välj en typ för händelsen i listan Händelsetyp.
I fältet Startdatum anger du när händelsen ska börja i form av antalet dagar från idag.
I fältet Varaktighet anger du hur länge händelsen ska pågå. Formatet är 0h00m.
I fältet Standardbeskrivning av händelsen anger du en beskrivning för händelsen.
Tip
Användaren kan ändra ovanstående information efter behov.
Klicka på Spara.
Upprepa den här proceduren om du vill lägga till fler händelser för den här eller andra statusar.
Exempel på händelse
Projekttyp: Konferens Status: Planerat Namn på händelse: Planeringsmöte Syftet med denna händelse: Hålla ett möte för att planera konferensen och ta fram ett konferensprogram. Händelsetyp: Möte (internt) Varaktighet: 1 timme Standardtext:
Planeringsmöte:
- Vad ska konferensen handla om? - Deltagare? - Talare? - Var?
Lägg till ett dokument för en status
- Välj önskad projekttyp och status enligt beskrivningen ovan.
- Klicka på Lägg till under Föreslagna dokument i denna status.
- I dialogrutan Föreslaget dokument anger du namnet på dokumentet i fältet Namn. Detta bör vara ett beskrivande namn för dokumentet.
- Ange syftet med dokumentet i fältet Syftet med detta dokument. Den här texten visas när du håller muspekaren över dokumentet på fliken detaljkortet Projektguide i SuperOffice CRM.
- Välj önskad mall i fältet Mall.
- Ange rubriken som ska användas i dokumentet i fältet Standardrubrik .
- Ange eventuell referens i fältet Vår ref. Till exempel en mallvariabel för ett projektnummer, en projekttitel eller ett annat fält som är kopplat till projektet.
- Klicka på Spara.
- Upprepa den här proceduren om du vill lägga till fler dokument för den här eller andra statusar.
Exempel på ett dokument
Projekttyp: Konferens Status: Planerat Namn på dokument: Konferensprogram Syftet med denna projektstatus: Ta fram ett program för konferensen. Mall: OBS! Standardrubrik: Konferensprogram